Ένας διαχειριστής αποζημίωσης είναι γενικά υπεύθυνος για το χειρισμό ιατρικών λογαριασμών προκειμένου να λάβει πληρωμή από τρίτους. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτό σημαίνει επικοινωνία με ασφαλιστικές εταιρείες ή κρατικές υπηρεσίες που παρέχουν ιατρική ασφάλιση σε ορισμένους πολίτες. Ένας διαχειριστής αποζημίωσης θα είναι ειδικευμένος σε διάφορες πτυχές του χειρισμού ιατρικών αρχείων προκειμένου να διευκολύνει τις πληρωμές στον πάροχο.
Παρόλο που πολλά νοσοκομεία και άλλες εγκαταστάσεις διαθέτουν συγκεκριμένες θέσεις εργασίας στην ιεραρχία τους για τη διαχείριση αποζημίωσης, η αλήθεια είναι ότι μια σειρά οικονομικών και ασφαλιστικών ατόμων που εργάζονται για να λάβουν αποζημιώσεις. Μερικοί από αυτούς τους εργαζόμενους μπορεί να έχουν πιστοποίηση ιατρικής κωδικοποίησης και χειρισμού αρχείων και άλλοι όχι. Ορισμένοι επικεντρώνονται στη διόρθωση σφαλμάτων σε πραγματικές ιατρικές αξιώσεις, ενώ για άλλους, η δουλειά της σύνδεσης με εκπροσώπους ασφαλιστικών εταιρειών είναι πρωταρχική. Οι περισσότεροι διαχειριστές αποζημίωσης, ωστόσο, εξασκούν και τις δύο αυτές στρατηγικές μαζί για να πραγματοποιούν πληρωμές σε ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς.
Ο διαχειριστής αποζημίωσης είναι συχνά “άπταιστος” σε διαφορετικά είδη ιατρικής κωδικοποίησης. Για παράδειγμα, η διεθνής κωδικοποίηση ICD9 και ICD10 που χρησιμοποιείται για τη διάγνωση είναι κάτι που θα γνωρίζουν οι περισσότεροι διαχειριστές αποζημίωσης. Ο διαχειριστής αποζημίωσης μπορεί επίσης να είναι ειδικευμένος στην ερμηνεία κωδικών CPT ή HPCT, διαδικαστικών κωδικών για διαφορετικές ιατρικές θεραπείες. Και οι δύο αυτοί κωδικοί μπορούν να συμβάλουν σε ακριβείς ιατρικούς λογαριασμούς και έγκαιρη εξόφληση από ασφαλιστές ή άλλους.
Ο διαχειριστής αποζημίωσης είναι συνήθως μέρος ενός μεγαλύτερου ιατρικού γραφείου. Ένας πάροχος μπορεί να έχει έναν συγκεκριμένο χώρο εργασίας για διαχειριστές αποζημίωσης ή να τους θεωρεί μέρος ενός ξεχωριστού τμήματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ολόκληρο το τμήμα μπορεί να είναι ένα άτομο, ειδικά σε μια μικρότερη πρακτική. Οι διαχειριστές αποζημίωσης εργάζονται σε πολλές διαφορετικές ρυθμίσεις για να διευκολύνουν εισερχόμενους λογαριασμούς εισπρακτέους για να βοηθήσουν τους ιατρικούς παρόχους να παραμείνουν στην επιχείρηση.
Ένας από τους μεγαλύτερους περιορισμούς στους διαχειριστές αποζημίωσης περιλαμβάνει τον νόμο περί φορητότητας και λογοδοσίας της ασφάλισης υγείας, ή HIPAA. Αυτή η νομοθεσία προστατεύει τις πληροφορίες των ασθενών και απαιτεί ακριβή επεξεργασία όλων των ιατρικών αρχείων. Επειδή ένας διαχειριστής αποζημίωσης ασχολείται τόσο πολύ με τα προστατευόμενα δεδομένα HIPAA, πιθανότατα θα αντιμετωπίσει κάποιες προκλήσεις για τη διατήρηση της πλήρους συμμόρφωσης με το πνεύμα αυτού του νόμου. Όλα τα αρχεία πρέπει να είναι ασφαλή ανά πάσα στιγμή και οι ιατρικές πρακτικές συχνά δυσκολεύονται να παρέχουν στους διαχειριστές αποζημίωσης όλες τις απαραίτητες εγγυήσεις για να διασφαλίσουν ότι το HIPAA είναι πάντα πρωταρχικής σημασίας και ότι δεν προκύπτουν σφάλματα συμμόρφωσης.
Δεδομένου ότι όλοι οι ιατρικοί πάροχοι χρειάζονται χρήματα για να παραμείνουν στην επιχείρηση, οι διαχειριστές αποζημίωσης είναι συχνά ένα πολύτιμο μέρος του συνολικού χώρου εργασίας. Λαμβάνοντας υπόψη τους τρόπους με τους οποίους τα διαφορετικά ιατρικά γραφεία απασχολούν αυτούς τους επαγγελματίες, μπορούν να πουν στον παρατηρητή πολλά για τη συνολική οικονομική κατάσταση μιας συγκεκριμένης εγκατάστασης. Για να είναι αποτελεσματικοί, οι διαχειριστές αποζημίωσης πρέπει να είναι εκπαιδευμένοι και εξειδικευμένοι στο χειρισμό και την αξιολόγηση αρχείων, καθώς και σε άλλες κρίσιμες πτυχές της εργασίας.