Ένας υπάλληλος δημόσιων αρχείων διατηρεί τα αρχεία και τα αρχεία κρατικών ή δημόσιων υπηρεσιών. Μπορεί να είναι υπεύθυνη για έγγραφα για μια μικρή τοπική κοινότητα ή για μια μεγαλύτερη περιοχή ή γειτονική περιοχή. Σε ορισμένες θέσεις, ο υπάλληλος μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την καταγραφή νέων πληροφοριών που γίνονται μέρος της βάσης δεδομένων του γραφείου.
Οι ευθύνες αυτής της εργασίας ποικίλλουν ανάλογα με τη γεωγραφική θέση του δημόσιου γραφείου αρχείων. Τα δημόσια αρχεία ορίζονται και οργανώνονται διαφορετικά σε κάθε χώρα και δικαιοδοσία. Ορισμένοι δημόσιοι οργανισμοί καταγράφουν και αρχειοθετούν μόνο προσωπικές πληροφορίες, όπως πιστοποιητικά γέννησης και θανάτου, άδειες γάμου και πολιτικής ένωσης και αποφάσεις διαζυγίου. Άλλοι επικεντρώνονται στη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις πωλήσεις ή τη μεταβίβαση γης και ακινήτων, τη διαμόρφωση ζωνών σε περιοχές, τη δημόσια χρήση γης και τα γενικά δημογραφικά στοιχεία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας οργανισμός μπορεί να χειρίζεται όλα τα δημόσια αρχεία.
Για πολλά χρόνια, ένας δημόσιος υπάλληλος αρχείων ήταν γενικά υποχρεωμένος να συλλέγει και να διατηρεί αντίγραφα όλων των αρχείων και εγγράφων. Στη δεκαετία του 1980, πολλοί δίσκοι μεταφέρθηκαν στο μικροφίκα για να διευκολύνουν την αποθήκευση και την πρόσβαση. Περίπου μια δεκαετία αργότερα, η αποθήκευση σκληρού δίσκου υπολογιστή αντικατέστησε το μικροφίκα ως το προτιμώμενο σύστημα αποθήκευσης και διαφύλαξης δημόσιων αρχείων. Με βάση αυτές τις προόδους, η δουλειά ενός υπαλλήλου δημοσίων αρχείων εξελίχθηκε. Συνήθως αναμένεται να έχει δεξιότητες υπολογιστών για την καταγραφή, πρόσβαση και διάδοση πληροφοριών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αρχεία σε μικροφίκα και χαρτί εξακολουθούν να βρίσκονται σε διαδικασία μεταφοράς σε βάση δεδομένων υπολογιστή. Αυτό είναι συνήθως μέρος της δουλειάς της επίσης.
Δεδομένου ότι πολλά δημόσια αρχεία είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, απαιτείται συχνά ένας υπάλληλος δημόσιων αρχείων για να βοηθήσει τους ανθρώπους να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Αυτό συχνά απαιτεί την παροχή τηλεφωνικής ή ηλεκτρονικής υποστήριξης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αναμένεται να εισπράξει τέλη για αντίγραφα εγγράφων που ζητούνται μέσω διαδικτύου ή μέσω ταχυδρομείου.
Αν και ο όρος δημόσια αρχεία υποδηλώνει ότι οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές είναι άμεσα διαθέσιμες στο ευρύ κοινό, αυτό δεν συμβαίνει συνήθως. Οι κανόνες που διέπουν τα αρχεία που είναι διαθέσιμα στο ευρύ κοινό διαφέρουν ανάλογα με την περιοχή. Ένας υπάλληλος δημόσιων αρχείων αναμένεται συνήθως να γνωρίζει ποια αρχεία είναι διαθέσιμα για δημόσιο έλεγχο και ποια μπορούν να προβληθούν μόνο από εκείνους με κλήσεις ή κρίσεις που επιτρέπουν την απελευθέρωσή τους.
Μια θέση ως υπάλληλος δημόσιων αρχείων απαιτεί κανονικά απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο. Συχνά προτιμάται η γνώση ή η εμπειρία στην τεχνολογία υπολογιστών. Απαιτούνται γενικά καλές δεξιότητες δημοσίων σχέσεων, καθώς και ισχυρό υπόβαθρο στη συντήρηση αρχείων και αρχείων. Απαιτείται εργασιακή εμπειρία σε σχέσεις πελατών ή διοικητική υποστήριξη από ορισμένους εργοδότες.