Ο όρος «ειδικός πτήσης» μπορεί να αναφέρεται σε πολλές θέσεις εργασίας που σχετίζονται με τη λειτουργία ενός αεροσκάφους, αν και χρησιμοποιείται συχνότερα για να αναφερθεί σε έναν ειδικό πτήσης, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση σχεδίων και γραφειοκρατικών πτήσεων, αεροδρομίων ή άλλη αεροπορική λειτουργία. Ο ειδικός πτήσης από αυτή την άποψη θα είναι υπεύθυνος για την τεκμηρίωση και ίσως ακόμη και την περιγραφή όλων των πτυχών της πτήσης ενός αεροπλάνου, από τις πληροφορίες του πληρώματος μέχρι τη διαδρομή της πτήσης και τους χάρτες. Αυτή η θέση απαιτεί τουλάχιστον εκπαίδευση γυμνασίου και συνήθως κάποια εκπαίδευση ή πιστοποίηση κολλεγίων.
Τα συγκεκριμένα καθήκοντα για έναν ειδικό πτήσης μπορεί να διαφέρουν, αλλά σε γενικές γραμμές, είναι πιθανό αυτός ο επαγγελματίας να έχει ενεργό χέρι στο σχεδιασμό μιας πτήσης. Μπορεί να αναθέσει τα μέλη του πληρώματος σε μια συγκεκριμένη πτήση, να διαχειριστεί τις πληροφορίες της διαδρομής και του διαδρόμου πτήσης, να προετοιμάσει πληροφορίες ασφαλείας για το προσωπικό της πτήσης και διάφορες άλλες εργασίες που σχετίζονται με την ασφαλή και αποτελεσματική πτήση ενός αεροσκάφους. Είναι πολύ πιθανό ο ειδικός πτήσης να συνεργαστεί με άλλους επαγγελματίες με αυτήν την ιδιότητα, όπως έναν ειδικό ωφέλιμου φορτίου που σχεδιάζει τη φόρτωση και εκφόρτωση ενός αεροπλάνου. Οι πληροφορίες για το ωφέλιμο φορτίο θα μεταφερθούν στον ειδικό των πτήσεων, ο οποίος θα τις καταγράψει στα κατάλληλα αρχεία.
Ο ειδικός πτήσης θα είναι επίσης συχνά υπεύθυνος για τη διανομή σχετικών εγγράφων στα πληρώματα πτήσης και σε άλλο σχετικό προσωπικό. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να αφορούν πλοήγηση, οδηγίες προσγείωσης, ραδιοεπικοινωνίες ή άλλες πληροφορίες που θα σχετίζονται με την ασφαλή λειτουργία του αεροσκάφους. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό για τον ειδικό πτήση να είναι εξαιρετικά οργανωμένος και ικανός να διαχειρίζεται πολλές σύνθετες εργασίες ταυτόχρονα. Αυτή είναι μια απαιτητική καριέρα που απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας. Απαιτείται επαγγελματική κατάρτιση και ο νέος εργαζόμενος μπορεί να περάσει αρκετά χρόνια συμμετέχοντας σε τέτοια εκπαίδευση.
Πολλοί ειδικοί πτήσης εκπαιδεύονται μέσω ειδικών προγραμμάτων κατάρτισης, αν και μερικοί μπορεί απλώς να αποκτήσουν πτυχίο κολλεγίου και να μάθουν τις πιο ειδικές δεξιότητες πτήσης στη δουλειά. Μερικές φορές η εκπαίδευση στο γυμνάσιο είναι αρκετή για να βρει εργασία ως ειδικός πτήσης, αλλά τα μαθηματικά, ο συλλογισμός και οι επικοινωνιακές δεξιότητες του υποψηφίου πρέπει να έχουν αναπτυχθεί καλά. Ο ειδικός μπορεί να εργαστεί σε μια ομάδα με άλλους επαγγελματίες και είναι πιθανό ότι θα εργαστεί υπό την καθοδήγηση και την κηδεμονία ενός πιο έμπειρου ειδικού για αρκετά χρόνια για να διασφαλίσει την κατάλληλη επαγγελματική κατάρτιση για τις πολύπλοκες εργασίες που αναμένεται να κάνει πλήρης.