Ένας εκπρόσωπος χρέωσης διατηρεί βάσεις δεδομένων πελατών, εκδίδει λογαριασμούς και χειρίζεται επικοινωνίες που σχετίζονται με θέματα χρέωσης. Πολλές επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, ιατρικά γραφεία και παρόμοιοι πάροχοι υπηρεσιών χρησιμοποιούν εκπροσώπους χρέωσης για τη διαχείριση των συστημάτων χρέωσης και πληρωμών τους. Συνήθως δεν υπάρχουν ειδικές εκπαιδευτικές απαιτήσεις για αυτήν την εργασία πέρα από το απολυτήριο λυκείου, αν και ορισμένα γραφεία αναμένουν σχετική εμπειρία στη διοικητική υποστήριξη και τη χρέωση συγκεκριμένα. Οι ευκαιρίες απασχόλησης μπορεί να διαφέρουν, ανάλογα με την εμπειρία, την κατάρτιση και την περιοχή.
Όταν φτάνουν νέοι πελάτες ή πελάτες, ο αντιπρόσωπος χρέωσης τους εγγράφει, συλλέγοντας βασικές πληροφορίες, καταγράφοντάς τις και λαμβάνοντας υπόψη τυχόν ειδικές ανησυχίες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την καταλληλότητα για υπηρεσίες μέσω ασφάλισης ή άλλων προγραμμάτων πληρωμών. Οι εκπρόσωποι χρέωσης μπορούν να παρέχουν συμβουλές, ειδοποιώντας τους ανθρώπους για τις υποχρεώσεις τους όταν δέχονται προϊόντα και υπηρεσίες και προσφέροντας συμβουλές για τη μείωση των δαπανών. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης σε ιατρικό γραφείο έχει ασφάλιση, ο εκπρόσωπος χρέωσης μπορεί να συμβουλεύσει να λάβει εκ των προτέρων άδεια για ορισμένες διαδικασίες ή θεραπείες.
Καθώς η εταιρεία παρέχει υπηρεσίες, ο αντιπρόσωπος χρέωσης δημιουργεί λογαριασμούς και τους στέλνει στο κατάλληλο μέρος. Αυτό μπορεί να είναι μια ασφαλιστική εταιρεία, κρατική υπηρεσία που παρέχει υπηρεσίες, εργοδότης ή άλλη οντότητα. Οποιοδήποτε υπόλοιπο που οφείλεται στον λογαριασμό είναι ευθύνη του πελάτη. Οι εκπρόσωποι χρέωσης μπορούν να επεξεργαστούν σχέδια πληρωμών και άλλα μέτρα για τον χειρισμό μεγάλων και απροσδόκητων λογαριασμών. Διατηρούν τους λογαριασμούς πελατών σε καλή κατάσταση και διατηρούν επικοινωνία με πελάτες που έχουν ανεξόφλητα υπόλοιπα για να αυξήσουν τις πιθανότητες συλλογής του υπολοίπου στο ακέραιο.
Αυτή η εργασία μπορεί να περιλαμβάνει επαλήθευση ασφάλισης, ελέγχους για να βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες είναι ασφαλισμένοι και να καθορίσει τη φύση της κάλυψης τους. Οι εκπρόσωποι χρέωσης μπορεί να χρειάζεται να είναι εξοικειωμένοι με τις πρακτικές κωδικοποίησης που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό υπηρεσιών και διαδικασιών με τη χρήση τυποποιημένου συστήματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, πολλά συστήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από την ίδια εταιρεία, ανάλογα με το πού πηγαίνουν οι λογαριασμοί. Οι ασφαλιστικές εταιρείες ενδέχεται να έχουν τους δικούς τους κωδικούς, για παράδειγμα, οι οποίοι πρέπει να εισαχθούν σωστά για τη λήψη πληρωμών.
Οι αρχικές συλλογές σε λογαριασμούς πελατών που φαίνεται να είναι καθυστερημένες ενδέχεται να είναι ευθύνη ενός εκπροσώπου χρέωσης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον καθορισμό σωστών στοιχείων επικοινωνίας, την έκδοση αιτήσεων πληρωμής και την παροχή πληροφοριών σχετικά με τους τρόπους πληρωμής. Εάν οι πελάτες δεν ανταποκριθούν στις προσπάθειες συλλογής, η εταιρεία μπορεί να τους παραδώσει σε τρίτο μέρος που χρησιμοποιεί πιο επιθετικές πρακτικές, έναντι αμοιβής. Εστιάζοντας αποκλειστικά στις συλλογές, σε αντίθεση με έναν εκπρόσωπο χρέωσης που χειρίζεται μια ποικιλία εργασιών, το τρίτο μέρος μπορεί να είναι σε θέση να αυξήσει το ποσοστό είσπραξης.