Ένας εκτελεστικός βοηθός αφιερώνει την καριέρα του στη βοήθεια ενός εταιρικού υπαλλήλου, συνήθως παρέχοντας έναν συνδυασμό επαγγελματικών συμβουλών και διοικητικής υποστήριξης. Ενώ οι ευθύνες που σχετίζονται με την εργασία ποικίλλουν ανάλογα με την κουλτούρα που επικρατεί σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, υπάρχουν μερικές βασικές εργασίες που εκτελούν όλοι οι βοηθοί. Τα περισσότερα από αυτά σχετίζονται με γραμματειακή εργασία, προγραμματισμό και διαχείριση επαφών. Πολλά στελέχη αντιμετωπίζουν τους βοηθούς τους ως άτομα που απευθύνονται σε ιδέες, συστάσεις και εμπιστευτική βοήθεια και βοηθούν σε όλα, από τη φωτοτυπία έως τις ενημερώσεις τύπου.
Ιεραρχία
Οι εταιρείες με εκτελεστικούς βοηθούς αναθέτουν συνήθως έναν βοηθό ανά στέλεχος. Ο βοηθός είναι υπεύθυνος για το χειρισμό καθηκόντων που ανατίθενται από το στέλεχος που χρησιμεύει ως ο άμεσος επόπτης του. Σε πολλές περιπτώσεις, οι βοηθοί έχουν γραφεία ακριβώς έξω από τα γραφεία των στελεχών τους, ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο προσβάσιμα.
Οι εκτελεστικοί βοηθοί απαντούν συνήθως μόνο στον προϊστάμενό τους. Λειτουργούν ως έμπιστος και βοηθός γραφείου αυτού του ατόμου. Οτιδήποτε χρειάζεται το εκτελεστικό στέλεχος, το κάνει ο βοηθός. Μπορούν να συνοδεύουν το στέλεχός τους σε επαγγελματικές συναντήσεις και είναι υπεύθυνοι να γνωρίζουν λεπτομέρειες για τους άλλους συμμετέχοντες. Ανάλογα με τις ανάγκες του στελέχους, βοηθοί μπορούν επίσης να έρθουν σε εταιρικά ταξίδια. Υπό αυτήν την ιδιότητα, ο βοηθός είναι συνήθως υπεύθυνος για τη διαχείριση του προγράμματος του στελέχους, την οργάνωση συναντήσεων και τη διασφάλιση ότι έχει διαβάσει το σωστό ενημερωτικό υλικό και ότι είναι έτοιμος να κάνει οποιεσδήποτε αναγκαίες παρουσιάσεις ή παρατηρήσεις.
Κληρικά καθήκοντα
Δεν είναι όλα στη δουλειά τόσο λαμπερά όσο τα ταξίδια και οι συναντήσεις υψηλού προφίλ. Πολλά από τα καθημερινά καθήκοντα ενός εκτελεστικού βοηθού έχουν γραφικό χαρακτήρα. Οι βοηθοί είναι συνήθως υπεύθυνοι για το χειρισμό της γραφειοκρατίας του προϊσταμένου τους. Αυτό περιλαμβάνει αλληλογραφία, αλληλογραφίες μεταξύ γραφείων και βασική κατάθεση. Ο βοηθός μπορεί επίσης να κληθεί να διαχειριστεί ένα ημερολόγιο, παρακολουθώντας τις ώρες συνάντησης, τα επίσημα ραντεβού και τις σημαντικές επαφές.
Απαιτήσεις διαχείρισης
Ανάλογα με τη δομή και το μέγεθος της εταιρείας, ένας εκτελεστικός βοηθός μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους δικούς του βοηθούς για να βοηθήσει με τον φόρτο εργασίας. Αυτοί είναι τυπικά γραμματείς ή περισσότεροι κληρικοί συνεργάτες. Ο εκτελεστικός βοηθός είναι συνήθως υπεύθυνος για τη διαχείριση των καθηκόντων τους και την ανάθεση εργασιών σε αυτούς, όπως απαιτείται.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, το εταιρικό στέλεχος δεν έχει πολλά να πει για τη γραμματειακή δομή που δημιουργεί ο βοηθός του. Οι αποφάσεις σχετικά με την πειθαρχία, τους επαίνους και τις αυξήσεις αφήνονται συχνά στη διακριτική ευχέρεια του βοηθού, συχνά σε συνεννόηση με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας.
Εκπαίδευση και εμπειρία
Η εξασφάλιση θέσης εκτελεστικού βοηθού απαιτεί συνήθως συνδυασμό εκπαίδευσης και πρακτικής εμπειρίας. Σε γενικές γραμμές, τα στελέχη αναμένουν από τους βοηθούς τους να είναι ειδικοί στις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας καθώς και να είναι έμπειροι σε βασικές λειτουργίες γραφείου. Δεν είναι ασυνήθιστο για έναν υπάλληλο να γίνει εκτελεστικός βοηθός μετά από εργασία σε άλλη θέση μέσα στη δομή της εταιρείας. Πολλοί γραμματείς χαμηλότερου επιπέδου, για παράδειγμα, προχωρούν στην ιδιότητα του εκτελεστικού βοηθού μετά από αρκετά χρόνια ισχυρών εργασιακών επιδόσεων.
Οι περισσότερες εταιρείες προτιμούν οι βοηθοί να κατέχουν κάποιο βαθμό. Τα μαθήματα στη διαχείριση, το ανθρώπινο δυναμικό ή ακόμα και την κοινωνιολογία μπορεί να είναι επωφελής, αλλά συνήθως αρκεί να κατέχει κάποιος ένα πτυχίο σε κάτι. Οι διαχειριστές εταιρικών προσλήψεων συχνά θεωρούν την εκπαίδευση στο κολέγιο περισσότερο ως ένδειξη κύρους και γενικής διάνοιας παρά ως πηγή συγκεκριμένης γνώσης που σχετίζεται με την εργασία.
Αυτό δεν σημαίνει ότι απαιτείται πτυχίο κολλεγίου για να γίνει εκτελεστικός βοηθός, ωστόσο. Σε πολλές περιπτώσεις, η εμπειρία είναι πιο σημαντική από την τυπική εκπαίδευση. Παρόλο που μπορεί να είναι δύσκολο να προσληφθείς σε εκτελεστικό επίπεδο αμέσως μετά το λύκειο, κάποιος με απολυτήριο λυκείου που έχει περάσει αρκετά χρόνια εργαζόμενος ως μέλος του προσωπικού υποστήριξης σε εταιρικό περιβάλλον μπορεί να είναι ο πιο επιτακτικός υποψήφιος. Οι εταιρείες συχνά ενδιαφέρονται περισσότερο για το πόσο καλά ένας υποψήφιος μπορεί να εκτελέσει τη δουλειά από τα σχολεία που αναφέρονται στο βιογραφικό.
Κύρος και οφέλη
Οι εκτελεστικοί βοηθοί θεωρούνται συνήθως κάπως εκλεκτοί, τουλάχιστον όταν πρόκειται για βοηθητικό προσωπικό. Τείνουν να έχουν προνόμια που δεν μοιράζονται οι άλλοι διοικητικοί βοηθοί, τόσο όσον αφορά τους πόρους όσο και τους μισθούς. Σε ορισμένες εταιρείες, ένας εκτελεστικός βοηθός με μακρά θητεία μπορεί να είναι επιλέξιμος να συμμετάσχει σε συνταξιοδοτικά προγράμματα ή άλλα προνόμια που δεν διατίθενται σε εργαζόμενους σε μικρότερες θέσεις.
Σχέση με προσωπικούς βοηθούς
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εκτελεστικοί βοηθοί μπορούν επίσης να εκτελέσουν ορισμένα προσωπικά καθήκοντα, όπως να παραλάβουν στεγνό καθάρισμα ή να οργανώσουν διακοπές για ένα οικογενειακό κατοικίδιο. Ωστόσο, αυτές δεν είναι φυσιολογικές εργασιακές υποχρεώσεις. Τις περισσότερες φορές, αυτού του είδους οι εργασίες εκτός γραφείου είναι τα καθήκοντα ενός προσωπικού βοηθού. Μπορεί να είναι εύκολο να συγχέουμε προσωπικούς και εκτελεστικούς βοηθούς, αν και το έργο που κάνουν είναι τεχνικά διακριτό. Ο μόνος επίσημος ρόλος ενός εκτελεστικού βοηθού είναι να βοηθήσει έναν ανώτερο να πετύχει στη δουλειά. Ένας προσωπικός βοηθός, από την άλλη πλευρά, είναι συνήθως υπεύθυνος για να βοηθήσει ένα σημαντικό άτομο να οργανώσει τη ζωή του γενικά, τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά.