Ένας διοικητικός βοηθός διευθυντή επιβλέπει την απόδοση εργασίας των διοικητικών βοηθών στο χώρο εργασίας. Οι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν μια ποικιλία καθηκόντων γραφείου, συμπεριλαμβανομένων καθηκόντων υποδοχής και γραφείου. Οι διοικητικοί βοηθοί διευθυντές εποπτεύουν την κατάρτιση νέων διοικητικών βοηθών, αναθέτουν τα καθήκοντά τους, κάνουν χρονοδιαγράμματα προσωπικού, συλλέγουν φύλλα ωρών εργαζομένων και ολοκληρώνουν διάφορες άλλες εργασίες που διατηρούν την ομαλή λειτουργία των γραφείων.
Οι διοικητικοί βοηθοί διευθυντές εργάζονται γενικά σε μεγάλα γραφεία εντός νοσοκομείων, σχολείων, δικηγορικών γραφείων και εταιρειών. Αυτοί οι τύποι επιχειρήσεων μεγάλης κλίμακας απαιτούν συνήθως αρκετούς διοικητικούς βοηθούς στο προσωπικό και αυτοί οι υπάλληλοι απαιτούν κάποια επίβλεψη. Για παράδειγμα, ένα πανεπιστήμιο μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους διοικητικούς βοηθούς ανά τμήμα. Οι διοικητικοί βοηθοί διευθυντές ενδέχεται να απαιτούνται για να επιβλέπουν ομάδες τμημάτων ή να διαχειρίζονται τις δραστηριότητες όλων των βοηθών στην πανεπιστημιούπολη.
Ένας διαχειριστής βοηθός διευθυντή μπορεί επίσης να εκτελέσει τα καθήκοντά του σε απευθείας σύνδεση, με εικονική ιδιότητα. Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μια εταιρεία ή πρακτορείο έχει γραφεία σε πολλές τοποθεσίες. Οι εικονικοί διοικητικοί βοηθοί διευθυντές πρέπει τυπικά να είναι άπταιστοι στην ηλεκτρονική επικοινωνία για να μπορούν να λειτουργούν αποτελεσματικά και αποτελεσματικά ως υπάλληλοι τηλεργασίας.
Η διαδρομή προς μια θέση διευθυντή βοηθού διευθυντή ακολουθεί συνήθως ένα από τα δύο μαθήματα. Πολλοί διοικητικοί βοηθοί διευθυντές ξεκίνησαν ως διοικητικοί βοηθοί, γραμματείς ή διευθυντές γραφείων. Καθώς οι επιχειρήσεις για τις οποίες εργάζονται αναπτύσσονται ή οι θέσεις ανοίγουν μέσω της φθοράς, μπορεί να προωθηθούν σε καθεστώς διαχείρισης αναγνωρίζοντας τις οργανωτικές τους ικανότητες, την παραγωγικότητα και την ικανότητά τους να επιβλέπουν άλλους. Μια λιγότερο τυπική πορεία προς τη σταδιοδρομία διοικητικού βοηθού διευθυντή είναι πιο εξορθολογισμένη. Τα επαγγελματικά σχολεία, τα κολέγια της κοινότητας και ορισμένα πανεπιστήμια προσφέρουν προγράμματα ειδικά σχεδιασμένα για να διδάξουν τις γνώσεις και τις δεξιότητες που είναι απαραίτητες για έναν απόφοιτο να αποκτήσει μια θέση διοικητικού βοηθού διευθυντή χωρίς να ανέβει τη σκάλα απασχόλησης.
Προκειμένου να επιβλέπει διοικητικούς βοηθούς, είτε επί τόπου είτε μέσω σύνδεσης στο Διαδίκτυο ή ενδοδίκτυο, ένας διαχειριστής βοηθός διαχειριστή πρέπει να γνωρίζει καλά τα καθήκοντα του προσωπικού του. Αυτά συχνά περιλαμβάνουν πληκτρολόγηση, κατάθεση, απάντηση σε τηλέφωνα πολλαπλών γραμμών και διάδοση επίσημων πληροφοριών. Άλλα καθήκοντα περιλαμβάνουν την παραγγελία προμηθειών, τη διατήρηση αποθέματος και τη συντήρηση εξοπλισμού γραφείου, όπως φωτοτυπικά και εκτυπωτές. Οι διοικητικοί βοηθοί διευθυντές εκπαιδεύουν και βοηθούν τους βοηθούς σε οδηγίες ασφαλείας και σωστής εθιμοτυπίας των εργαζομένων.
Ένας διοικητικός βοηθός διευθυντή κερδίζει γενικά περισσότερα από ό, τι ένας διοικητικός βοηθός, κυρίως λόγω των πρόσθετων ευθυνών της εργασίας. Εκτός από τη δυνατότητα εκτέλεσης όλων των καθηκόντων διοικητικού βοηθού, ένας διευθυντής πρέπει να είναι σε θέση να συμμορφώνεται και να εκτελεί απαιτήσεις και κανονισμούς ανθρώπινου δυναμικού, να συλλέγει και να διασκορπίζει σχετικά δεδομένα, να παίρνει συνέντευξη, να προσλαμβάνει και να απολύει υπαλλήλους και να δημιουργεί συχνά περίπλοκα προγράμματα εργασίας και διακοπών. Ορισμένοι διοικητικοί βοηθοί διευθυντές ενεργούν επίσης ως ιδιωτικοί γραμματείς στελεχών, καθώς και διευθυντές γραφείων.
SmartAsset.