Τα καθήκοντα ενός κατώτερου γραμματέα μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την εταιρεία για την οποία εργάζεται, καθώς και τον αριθμό των άλλων εργαζομένων. Αυτή είναι μια δουλειά διοικητικού βοηθού αρχικού επιπέδου, ωστόσο, τόσοι πολλοί άνθρωποι είναι σε θέση να ξεκινήσουν σε αυτή τη θέση με πολύ μικρή εμπειρία ή εκπαίδευση, κάτι που είναι μεγάλο όφελος. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας κατώτερος γραμματέας θα αναφερθεί σε γραμματέα σε ανώτερη θέση και θα του ανατεθούν πολλά καθήκοντα γύρω από το γραφείο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την απάντηση στα τηλέφωνα, τον χαιρετισμό των πελατών κατά την είσοδό τους και τη διατήρηση οργανωμένων αρχείων. Ορισμένοι κατώτεροι γραμματείς είναι επίσης υπεύθυνοι για τον καθαρισμό στο γραφείο και για την καθαριότητα των τουαλέτες επίσης.
Συνήθως, οι καθημερινές ευθύνες ενός κατώτερου γραμματέα θα περιστρέφονται γύρω από τη διασφάλιση ότι το γραφείο λειτουργεί αποτελεσματικά και με επιτυχία. Η απάντηση στα τηλέφωνα και η κατεύθυνση των καλούντων στο κατάλληλο άτομο είναι συχνά ένα μεγάλο μέρος της ημέρας. Ένας κατώτερος γραμματέας μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την απάντηση στο email, καθώς και για τη λήψη και την ταξινόμηση φυσικής αλληλογραφίας κάθε μέρα για να την στείλει στο σωστό μέρος. Η χρήση μηχανημάτων γραφείου για τη δημιουργία αντιγράφων, τη διανομή σημειώσεων ή τη σύνταξη επιστολών είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος της εργασίας, οπότε ένα άτομο σε αυτή τη θέση πρέπει να έχει εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας και πληκτρολόγησης, καθώς και κατανόηση της τεχνολογίας γραφείου.
Ο χαιρετισμός των πελατών ή η βοήθειά τους στην απάντηση ερωτήσεων ή στη συμπλήρωση γραφειοκρατίας, θα μπορούσε επίσης να είναι μέρος των εργασιακών ευθυνών ενός κατώτερου γραμματέα. Είναι σημαντικό να είστε προσωποποιημένοι και να βλέπετε και να συμπεριφέρεστε πάντα με επαγγελματικό τρόπο. Σε ορισμένα γραφεία, ο γραμματέας μπορεί να είναι το πρώτο πρόσωπο που βλέπουν οι άνθρωποι όταν περνούν από την πόρτα, οπότε αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Ως αποτέλεσμα, ο κατώτερος γραμματέας μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση της εμφάνισης του γραφείου. αρχειοθέτηση γραφειοκρατίας, διατήρηση τακτοποιημένων και τακτοποιημένων πραγμάτων και καθαρισμός των χώρων.
Ορισμένοι γραμματείς μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για τη συντήρηση των ειδών γραφείου. Μπορεί να ζητηθεί από έναν κατώτερο γραμματέα να κάνει απογραφή, για παράδειγμα, και να παραγγείλει πρόσθετες προμήθειες όπως χρειάζονται. Οι γραμματείς που επιτυγχάνουν τα βασικά καθήκοντά τους ενδέχεται να έχουν πρόσθετες ευθύνες, όπως προγραμματισμός και προγραμματισμός συναντήσεων, ή λήψη πρακτικών συνεδριάσεων και προετοιμασία αναφορών, για παράδειγμα. Γενικά, οι κατώτεροι γραμματείς είναι επιλέξιμοι για προαγωγές καθώς αποκτούν εργασιακή εμπειρία και πρόσθετες δεξιότητες γραφείου, καθιστώντας αυτό μια κερδοφόρα επαγγελματική πορεία για πολλούς ανθρώπους που ενδιαφέρονται για αυτού του είδους την εργασία.