Ένας πράκτορας γραφείου είναι ένα άτομο που αναλαμβάνει τις ευθύνες των επισκεπτών σε ένα ξενοδοχείο. Αυτοί οι τύποι πράκτορες πρέπει να είναι επαγγελματίες και να έχουν σταθερές διαπροσωπικές δεξιότητες επικοινωνίας. Η ικανότητα καταμέτρησης χρημάτων μαζί με τις ισχυρές οργανωτικές ικανότητες είναι ζωτικής σημασίας και στο ρόλο του πράκτορα στο front office. Οι πράκτορες του γραφείου πρέπει να είναι ευέλικτοι και έγκαιροι, να έχουν έντονο αίσθημα ευθύνης και να είναι πρόθυμοι να λειτουργήσουν ως σύνδεσμοι μεταξύ των επισκεπτών και πολλών άλλων τμημάτων σε ξενοδοχειακές εγκαταστάσεις.
Ένα σημαντικό καθήκον ενός επαγγελματία στο γραφείο είναι να εγγράφει επισκέπτες. Αυτό ουσιαστικά περιλαμβάνει ενοικίαση δωματίων στην εγκατάσταση, ανάθεση επισκεπτών σε συγκεκριμένα δωμάτια και προώθηση άλλων υπηρεσιών της εταιρείας. Οι πράκτορες του Front Office πρέπει επίσης να απαντούν στις ερωτήσεις των επισκεπτών και να χειρίζονται τυχόν παράπονα σχετικά με δωμάτια ή υπηρεσίες. Ο έλεγχος των επισκεπτών με γρήγορο και αποτελεσματικό τρόπο όταν είναι έτοιμοι να φύγουν επιπλέον είναι μια απαίτηση που πρέπει να εκπληρώσουν οι πράκτορες του γραφείου. Για το λόγο αυτό, ένας πράκτορας στο γραφείο θα πρέπει να ξέρει πώς να χρησιμοποιεί εξοπλισμό της βιομηχανίας, όπως ένα καθαριστικό πιστωτικών καρτών και ένα ηλεκτρονικό μηχάνημα κλειδιού.
Τα άτομα που εργάζονται στο μπροστινό γραφείο πρέπει επιπλέον να αφιερώσουν χρόνο για να επικοινωνήσουν με τους πελάτες. Θα πρέπει να μοιράζονται πληροφορίες με τρέχοντες και δυνητικούς πελάτες σχετικά με τις υπηρεσίες του οργανισμού τους και τυχόν ειδικές προσφορές που προσφέρει η επιχείρηση. Η έναρξη φιλικού διαλόγου με τους πελάτες για τη δημιουργία σχέσης μαζί τους είναι επίσης ένα κρίσιμο μέρος του να είσαι αποτελεσματικός πράκτορας στο γραφείο.
Ο χειρισμός των χρημάτων είναι επίσης ένα πολύτιμο μέρος της πρώτης θέσης επιχειρηματικής ρεσεψιονίστ. Οι πράκτορες που εργάζονται στο γραφείο είναι υπεύθυνοι για τη συλλογή πληρωμών από τους επισκέπτες μετά την ολοκλήρωση των υπηρεσιών μετά τον σωστό υπολογισμό των λογαριασμών. Πρέπει επίσης να διασφαλίσουν ότι διαθέτουν επαρκή απόθεμα μετρητών για να δώσουν ρεύμα στους πελάτες όταν είναι απαραίτητο κατά τη διάρκεια χρηματοοικονομικών συναλλαγών. Η καταχώρηση χρεώσεων στους λογαριασμούς επισκεπτών για προϊόντα και υπηρεσίες, όπως φαγητό ή υπηρεσία δωματίου είναι επίσης καθήκον στο γραφείο.
Η βοήθεια σε διάφορα καθήκοντα, όπως η παροχή πρωινού είναι επίσης μέρος της εργασίας στον μπροστινό χώρο ενός ξενοδοχειακού καταστήματος. Επιπλέον, οι πράκτορες του Front Office πρέπει να προσέχουν συνεχώς την ασφάλεια και την ευημερία των επισκεπτών και να αναφέρουν άμεσα τυχόν μη ασφαλείς συνθήκες στη διεύθυνση. Ακόμα και η διακόσμηση μιας αίθουσας γενικής χρήσης ή μιας αίθουσας συνεδριάσεων για ειδικές εκδηλώσεις επισκεπτών βρίσκεται στην περιγραφή της εργασίας ενός πράκτορα στο γραφείο. Επιπλέον, αυτοί οι πράκτορες θα πρέπει να βεβαιωθούν ότι ο κύριος χώρος του λόμπι των επισκεπτών παραμένει τακτοποιημένος, ώστε να υποδέχεται τους επισκέπτες με άνεση.
SmartAsset.