Η κύρια δουλειά κάθε διαχειριστή έργου είναι να οργανώσει ανθρώπους και να διαχειριστεί διαφορετικά καθήκοντα προκειμένου να επιτύχει έναν συγκεκριμένο στόχο. Ποιος είναι αυτός ο στόχος ή το «έργο» μπορεί να ποικίλλει σε μεγάλο βαθμό. Μερικές φορές είναι η δημοσίευση μιας έκθεσης ή η οργάνωση ενός συνεδρίου. Μπορεί επίσης να είναι η ολοκλήρωση ενός κτιρίου ή αναδιαμόρφωσης ή η εκτέλεση ενός σχεδίου εσωτερικής διακόσμησης. Αν και οι ρυθμίσεις μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές, οι διαχειριστές μοιράζονται ορισμένα καθολικά χαρακτηριστικά. Όλοι επικεντρώνονται στη διαχείριση ανθρώπων, για ένα πράγμα, και όλοι απαιτούν μια ευρεία εικόνα των επιμέρους εργασιών που πρέπει να επιτευχθούν για να επιτευχθεί ο στόχος. Μεγάλο μέρος της εργασίας ενός διαχειριστή έργου περιλαμβάνει τον καθορισμό ενός γενικού σχεδίου δράσης και στη συνέχεια βεβαιωθείτε ότι όλα τα κομμάτια είναι στη θέση τους για να το δείτε μέχρι να ολοκληρωθεί.
Γενικοί στόχοι
Οι διαχειριστές έργων είναι ουσιαστικά ηγέτες που οργανώνουν δράση σε μια συγκεκριμένη κατεύθυνση. Συνήθως τους έχει ανατεθεί να ολοκληρώσουν κάτι συγκεκριμένο, στη συνέχεια τους παρέχεται προσωπικό – που συχνά αποκαλείται «ομάδα» – για να βοηθήσει στην επίτευξη του στόχου. Οι διαχειριστές συνήθως ξεκινούν με το σπάσιμο του μεγαλύτερου τελικού στόχου σε μικρότερα κομμάτια, καθορίζοντας έπειτα εσωτερικές προθεσμίες για την ολοκλήρωση κάθε στοιχείου. Το ημερολόγιο είναι ένα σημαντικό μέρος της εργασίας, όπως και οι τακτικές αναθεωρήσεις του προσωπικού και συνομιλίες, αν χρειαστεί.
Πολλοί ειδικοί διαχείρισης έργου λένε ότι, για να είναι επιτυχής, ένας διαχειριστής πρέπει να εξισορροπήσει τέσσερις βασικούς τομείς. Πρέπει να κατανοήσει το εύρος του έργου. Ο διευθυντής πρέπει να βρει τα κατάλληλα άτομα και υλικά και να τα χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά. Όλες οι εργασίες πρέπει να προγραμματιστούν έτσι ώστε να έχουν ολοκληρωθεί εγκαίρως. Ο διαχειριστής έργου πρέπει επίσης να βεβαιωθεί ότι το έργο έχει ολοκληρωθεί εντός του προϋπολογισμού που του έχει ανατεθεί.
Σημασία Συντονισμού
Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της εργασίας ενός διαχειριστή έργου είναι ο συντονισμός προσωπικού. Ο διευθυντής πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργήσει ομάδες που θα είναι αποτελεσματικές και θα έχουν κίνητρα για να παράγουν σταθερά καλή δουλειά. Η ικανότητα ανάθεσης καθηκόντων και ευθυνών είναι απαραίτητη και οι διευθυντές πρέπει να είναι πρόθυμοι να παρέμβουν και να κάνουν αλλαγές σε περίπτωση που προκύψει πρόβλημα ή καθυστέρηση.
Για να συντονίσει επιτυχώς ένα έργο, ο διευθυντής πρέπει να γνωρίζει τι κάνει κάθε μέλος της ομάδας και αν το άτομο θα τηρήσει ή όχι τις προθεσμίες του. Πολλοί διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν ειδικά προγράμματα λογισμικού για να τους βοηθήσουν να το παρακολουθήσουν. Αυτό το λογισμικό συχνά επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να συζητούν το έργο μεταξύ τους, να βλέπουν τις λίστες υποχρεώσεων του έργου και ποιος είναι υπεύθυνος για ποιες εργασίες και να μοιράζονται αρχεία και έγγραφα. Μπορεί επίσης να επιτρέψει στους διαχειριστές να δουν ποιες εργασίες είναι προγραμματισμένες και πού βρίσκεται το έργο σε όρους προϋπολογισμού. Αυτός ο τύπος λογισμικού είναι ιδιαίτερα πολύτιμος για μεγάλα έργα και ομάδες.
Εννοιολογικά έργα με βάση το γραφείο
Σε εταιρικά και άλλα γραφεία, τα περισσότερα από τα έργα που χρειάζονται την προσοχή ενός διευθυντή έχουν να κάνουν με την έρευνα και τη συγγραφή. Οι εκθέσεις των μετόχων, οι μεγάλες περιλήψεις των ευρημάτων και οι δημοσιεύσεις που εκδίδονται από επιστημονικά εργαστήρια ή μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι συχνά πολύπλοκες προσπάθειες που απαιτούν πολλά διαφορετικά βήματα για να περάσουν από το «στάδιο της ιδέας» έως την ολοκλήρωση. Οι διαχειριστές έργου σε αυτές τις ρυθμίσεις συνήθως λειτουργούν ως συντονιστές πληροφοριών, διασφαλίζοντας ότι όλα τα απαραίτητα στοιχεία συγκεντρώνονται με τον σωστό τρόπο.
Τα έργα γραφείου συνήθως απαιτούν πολλή προσωπική συνεργασία, την οποία οργανώνει συνήθως ο διαχειριστής έργου. Αυτός ή αυτή παρακολουθεί ποιος κάνει τι, είτε προγραμματίζοντας συνεντεύξεις είτε παρακολουθώντας την πρόοδο ηλεκτρονικά, συνήθως μέσω βάσεων δεδομένων ή ψηφιακής επικοινωνίας όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Οι ηγέτες της ομάδας είναι επίσης συνήθως υπεύθυνοι για την προετοιμασία του τελικού προϊόντος, το οποίο περιλαμβάνει διόρθωση και αλλαγές της τελευταίας στιγμής. Η επιτυχία ή η αποτυχία του έργου είναι συνήθως στους ώμους του διευθυντή και αυτός ή αυτή πρέπει να είναι σε θέση να δικαιολογήσει όλες τις επιλογές στους ανώτερους εταιρικούς.
Εκτέλεση Φυσικών Έργων
Συχνά είναι πολύ πιο εύκολο να βλέπουμε τις καθημερινές εργασίες ενός διαχειριστή έργου όταν το έργο είναι κάτι απτό, όπως μια προσπάθεια κατασκευής ή εξωραϊσμού. Σε αυτές τις ρυθμίσεις, οι διαχειριστές συνήθως λειτουργούν ως ηγέτες ιστότοπων, διασφαλίζοντας ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν μια δουλειά και καταλαβαίνουν τι ακριβώς πρόκειται να κάνουν. Αυτό το είδος ηγέτη είναι συνήθως υπεύθυνο για τη διευθέτηση όλων των απαραίτητων εργαλείων και προμηθειών, και πρέπει επίσης να λειτουργεί ως διαμεσολαβητής επικοινωνίας για τους ανθρώπους που κατέχουν τη γη ή το κτίριο που εργάζεται και εκείνους που συντονίζουν το έργο που πρόκειται να γίνει. Αυτή η εργασία απαιτεί συχνά έναν συνδυασμό προγραμματισμού βάσει γραφείου και πραγματικών επισκέψεων και συντονισμού.
Δεξιότητες και εμπειρία που απαιτούνται για την απόκτηση της εργασίας
Συνήθως χρειάζεται μεγάλη εμπειρία για να αποκτήσετε τη δουλειά ενός διαχειριστή έργου. Τις περισσότερες φορές, οι διευθυντές επιλέγονται από έναν οργανισμό – δηλαδή, επιλέγονται με βάση την εμπειρία τους που κάνουν πραγματικά το είδος της εργασίας που πρέπει να διαχειριστούν και να συντονιστούν. Πολλά εξαρτώνται από τη βιομηχανία και το συγκεκριμένο έργο, αλλά η προηγμένη εκπαίδευση είτε στον τομέα της εστίασης είτε σε επιχειρήσεις ή διαχείριση προσωπικού μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη.
Πολλοί άνθρωποι που ενδιαφέρονται να αναλάβουν ρόλους διαχείρισης έργων παρακολουθούν μαθήματα για να πιστοποιηθούν. Τα προγράμματα προσφέρονται από διάφορα σχολεία, αν και η πιστοποίηση Project Management Professional (PMP) του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργου είναι ευρέως σεβαστή. Είναι όλο και πιο συνηθισμένο για τις εταιρείες που προσλαμβάνουν εξωτερικούς διαχειριστές έργων να αναφέρουν συγκεκριμένα αυτά τα διαπιστευτήρια στις αγγελίες εργασίας τους.