Ένας ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν χαιρετά τους επισκέπτες καθώς φτάνουν σε μια εταιρεία και είναι συχνά η πρώτη φωνή που ακούνε οι άνθρωποι όταν τηλεφωνούν στην εταιρεία. Συνήθως κάνει επίσης μια σειρά διοικητικών καθηκόντων, συμπεριλαμβανομένης της διανομής αλληλογραφίας και της κατάθεσης. Ανάλογα με τον χώρο εργασίας, ένα άτομο σε αυτήν τη θέση μπορεί να ειδικευτεί σε θέματα όπως χρέωση, πραγματοποίηση κρατήσεων ή βοήθεια με την ασφάλεια. Μπορεί να εργαστεί οπουδήποτε έχει φιλόξενο χώρο, από εργοστάσιο παραγωγής έως ξενοδοχείο.
Καθήκοντα
Τα κύρια καθήκοντα του ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν είναι να κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι, να απαντούν σε ερωτήσεις και να τους κατευθύνουν σε άλλα μέρη του κτιρίου. Εκτός από αυτό, οι περισσότεροι κάνουν δουλειές γραφείου. Διαχειρίζονται γραπτή αλληλογραφία, προγραμματίζουν ραντεβού, στέλνουν και προωθούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συντάσσουν αναφορές και διατηρούν την ομαλή λειτουργία του γραφείου. Η προετοιμασία επιστολών και δεμάτων για αποστολή είναι μια τακτική εργασία, όπως και η ανάπτυξη καλών σχέσεων με τις υπηρεσίες αποστολής και ταχυμεταφορών.
Οι ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν που εργάζονταν εδώ και λίγο καιρό μπορεί να έχουν επιπλέον καθήκοντα, όπως η εύκολη τήρηση βιβλίων και η έρευνα σε πιθανούς προμηθευτές. Αυτό είναι ιδιαίτερα συνηθισμένο σε εταιρείες που δεν έχουν άλλο διοικητικό προσωπικό, όπως γραμματέας. Μπορεί επίσης να δημιουργήσει αναφορές και υπολογιστικά φύλλα και να βοηθήσει στην οργάνωση συναντήσεων. Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν επίσης ρεσεψιονίστ που διατηρούν αρχεία για άλλους υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με τη συμμετοχή τους και τις αξιολογήσεις απόδοσης.
Ειδικεύσεις
Οι ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν έχουν μερικές φορές εξειδικεύσεις βάσει του χώρου εργασίας τους. Για παράδειγμα, κάποιος που εργάζεται σε δικηγορικό γραφείο μπορεί να πρέπει να έχει βασική κατανόηση του είδους του δικαίου στον οποίο ειδικεύεται η εταιρεία του, ενώ κάποιος που εργάζεται σε ιατρικό γραφείο μπορεί να χρειάζεται να μπορεί να κάνει ιατρικές χρεώσεις και να κατανοεί τα βασικά της ασφάλισης υγείας. Ομοίως, ο ρεσεψιονίστ για ένα ξενοδοχείο πρέπει να είναι σε θέση να κάνει κρατήσεις και να κατευθύνει τους ανθρώπους σε τοπικές επιχειρήσεις και αξιοθέατα. Όσοι εργάζονται σε μέρη που κάνουν απτά προϊόντα ή στεγάζουν εκθέματα, όπως ένα εργοστάσιο ή μουσείο, μπορεί να οδηγήσουν επισκέπτες και σε εκδρομές. Ορισμένα μέρη μπορεί επίσης να έχουν άτομα σε αυτήν τη θέση να βοηθούν στην ασφάλεια, συνδέοντας και βγάζοντας επισκέπτες ή ζητώντας ταυτότητα από τους επισκέπτες.
Προσωπικές και εκπαιδευτικές απαιτήσεις
Ο ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν πρέπει να είναι πολύ οργανωμένος, φιλικός και ελκυστικός. Θα πρέπει να είναι σε θέση να εκτελεί πολλαπλές εργασίες πολύ καλά και να μπορεί να δίνει προτεραιότητα σε έργα όταν χρειάζεται. Η διαφορά μεταξύ ενός καλού και ενός μεγάλου ρεσεψιονίστ συχνά καταλήγει σε καλές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και στην ικανότητα αλληλεπίδρασης με μεγάλη ποικιλία ανθρώπων.
Όποιος βρίσκεται σε αυτήν τη θέση πρέπει να εργάζεται καλά με υπολογιστές και συστήματα τηλεπικοινωνιών. Πρέπει να επικοινωνεί τακτικά με υπαλλήλους, πελάτες και προμηθευτές και πρέπει να είναι σε θέση να καλεί αποτελεσματικά, να στέλνει e-mail και να στέλνει μηνύματα σε άτομα όπως απαιτείται. Αν και δεν απαιτείται πάντα, η τηλεδιάσκεψη μέσω διαδικτύου και η εκπαίδευση Voice over IP (VoIP) είναι ένα πλεονέκτημα.
Δεν υπάρχουν επίσημες εκπαιδευτικές απαιτήσεις για να γίνετε ρεσεψιονίστ ρεσεψιόν. Ορισμένες εταιρείες παίρνουν άτομα που έχουν μόλις απολυτήριο λυκείου και τους εκπαιδεύουν εν ώρα εργασίας. Η κατοχή τουλάχιστον πτυχίου μπορεί να αυξήσει σημαντικά τις πιθανότητες ενός ατόμου να αποκτήσει αυτόν τον τύπο εργασίας, και ορισμένα μέρη απαιτούν πιο προηγμένα πτυχία.