Ένας προγραμματιστής συνεδρίων είναι κάποιος που ειδικεύεται στο σχεδιασμό και την οργάνωση συνεδρίων, που κυμαίνονται από συναντήσεις γιατρών έως συμβάσεις κόμικς. Οι σχεδιαστές συνεδρίων μπορεί να εργάζονται για δημοφιλείς ιστότοπους συνεδρίων, προσφέροντας βοήθεια σε άτομα που κάνουν κράτηση σε αυτούς τους χώρους με σκοπό τη διεξαγωγή συνεδρίων. Μπορούν επίσης να εργαστούν για ιδιωτικές εταιρείες και ορισμένοι προγραμματιστές συνεδρίων εξειδικεύονται σε συγκεκριμένους τύπους συμβάσεων, καθιστώντας το κατάλληλο άτομο για άτομα που θέλουν οι συνεδρίες να λειτουργούν ομαλά και να προσελκύουν τους συμμετέχοντες.
Η οργάνωση ενός συνεδρίου απαιτεί μεγάλη προσπάθεια. Εκτός από τη διασφάλιση ενός τόπου όπου πρόκειται να πραγματοποιηθεί η σύμβαση, ένας προγραμματιστής συνεδριάσεων φροντίζει επίσης για την απόκτηση ασφάλισης αστικής ευθύνης, εργατικού δυναμικού για τη σύμβαση και τυχόν ειδικά αντικείμενα και υποστήριξη που χρειάζονται οι συμμετέχοντες στη σύμβαση. Οι σχεδιαστές συνεδρίων μπορούν επίσης να κλείσουν σουίτες δωματίων σε τοπικά ξενοδοχεία, να συντονίσουν τη μεταφορά από και προς τα μεγάλα αεροδρόμια και να κανονίσουν καταλύματα για προσκεκλημένους ομιλητές και βραβευμένους στο συνέδριο. Οι υπηρεσίες προγραμματισμού περιλαμβάνουν επίσης τη ρύθμιση των γευμάτων, τη λήψη αδειών εάν είναι απαραίτητες για τη σύμβαση, την οργάνωση της ασφάλειας και τη φροντίδα ειδικών υπηρεσιών, όπως ένας παιδικός σταθμός για τους συμμετέχοντες στη συνέλευση.
Εκτός από την αντιμετώπιση των φυσικών περικοπών της σύμβασης, ο προγραμματιστής της σύμβασης χειρίζεται επίσης έντυπο υλικό για τη σύμβαση, από πινακίδες που κατευθύνουν τους ανθρώπους γύρω από την εγκατάσταση έως προγράμματα συνεδρίων που παραδίδονται σε άτομα που παρακολουθούν τη συνέλευση. Ο προγραμματιστής της σύμβασης οργανώνει και δημοσιεύει ένα πρόγραμμα, βιβλία ομιλητές και καλεσμένους του πάνελ, και λαμβάνει επιφυλάξεις από άτομα που σκοπεύουν να παρακολουθήσουν τη συνέλευση. Συστήματα κρατήσεων που περιλαμβάνουν συστήματα παρακολούθησης πληρωμών και συστήματα δημιουργίας ετικετών ονομάτων. Ο προγραμματιστής της σύμβασης συγκεντρώνει επίσης τσάντες και άλλα υλικά για άτομα που παρευρίσκονται στη συνέλευση.
Η οργάνωση της σύμβασης περιλαμβάνει επίσης συνήθως το μάρκετινγκ και άλλες επικοινωνίες, οι οποίες περιλαμβάνουν ταχυδρομικά μηνύματα, ιστότοπους, λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διευθέτηση πινάκων ανακοινώσεων για τους συμμετέχοντες που θέλουν να δικτυωθούν πριν από τη σύμβαση. Ο προγραμματιστής της σύμβασης συντονίζει επίσης την παραλαβή των αντικειμένων που αποστέλλονται στη σύμβαση, όπως περίπτερα και πάγκους για ένα πάτωμα πωλήσεων, βιβλία συγγραφέων που μιλούν στη συνέλευση και ούτω καθεξής. Η οργάνωση του συνεδριακού χώρου είναι επίσης ένα κρίσιμο μέρος της εργασίας, με τους προγραμματιστές της σύμβασης να αναθέτουν χώρο προβολής, να καθορίζουν ποια πάνελ και εκδηλώσεις πρέπει να πάνε πού και να διασφαλίζουν ότι οι παρευρισκόμενοι θα φτάσουν εκεί που πρέπει να πάνε.
Ένας προγραμματιστής συνεδριάσεων βοηθάται συνήθως από ένα προσωπικό στο οποίο μπορούν να ανατεθούν διάφορα καθήκοντα και οι υπάλληλοι είναι παρόντες ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της συνέλευσης για να αντιμετωπίσουν τα προβλήματα που προκύπτουν. Αυτός ο τύπος εργασίας απαιτεί άριστη οργάνωση και δεξιότητες ανθρώπων, καθώς και ικανότητα να χειρίζεστε πολλές διαφορετικές εργασίες ταυτόχρονα. Σε κάθε δεδομένη ημέρα, ένας προγραμματιστής συνεδριάσεων μπορεί να ασχοληθεί με έναν ομιλητή που είναι προβληματισμένος για τα καταλύματα των ξενοδοχείων, την τοπική αστυνομία που ανησυχεί για θέματα στάθμευσης, τους πωλητές που θέλουν να αλλάξουν θέση στο συνέδριο και μια μεγάλη ποικιλία άλλων προβλημάτων.