Ένας συντονιστής εμπορικών εκθέσεων είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση κάθε πτυχής μιας επαγγελματικής έκθεσης που συνήθως βασίζεται σε συνεδριακό κέντρο ή ξενοδοχείο. Αυτή η δουλειά απαιτεί πολύ σχεδιασμό και επίλυση προβλημάτων. Ο συντονιστής πρέπει να διασφαλίσει ότι ο χώρος είναι προετοιμασμένος, τα τρόφιμα και τα ποτά είναι σωστά, οι ανάγκες των παρευρισκομένων και των πωλητών καλύπτονται, ο εξοπλισμός οπτικοακουστικού εξοπλισμού, το μάρκετινγκ και η προώθηση, και όλα είναι εντός προϋπολογισμού. Αυτό το άτομο θα επιβλέπει συχνά αρκετούς υπαλλήλους που επιτελούν αυτά τα καθήκοντα.
Μια εμπορική έκθεση είναι μια επαγγελματική συγκέντρωση εμπειρογνωμόνων σε μια συγκεκριμένη βιομηχανία. είναι μια ευκαιρία δικτύωσης και προβολής των τελευταίων εξελίξεων στον τομέα. Σε πολλές περιπτώσεις, ένας συντονιστής εμπορικών εκθέσεων εργάζεται για ένα συνεδριακό κέντρο ή ένα ξενοδοχείο με μεγάλο χώρο συναντήσεων που μπορεί να φιλοξενήσει επισκέπτες. Η αρχική δουλειά του συντονιστή είναι να συνεργαστεί με τους διοργανωτές της έκθεσης για να κατανοήσει τις συγκεκριμένες ανάγκες και τον προϋπολογισμό της εκδήλωσης. Για παράδειγμα, μια εμπορική έκθεση ηλεκτρονικών υπολογιστών έχει διαφορετικές τεχνολογικές απαιτήσεις από μια έκθεση βιολογικών τροφίμων, αλλά κάθε μία πρέπει να ικανοποιεί συγκεκριμένες ανάγκες.
Τα καθήκοντα του συντονιστή εμπορικών εκθέσεων διαφέρουν από παράσταση σε εκπομπή, αλλά υπάρχει ένα βασικό σύνολο ευθυνών για σχεδόν όλες τις εκδηλώσεις. Η διασφάλιση της προετοιμασίας του χώρου είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της παράστασης. Ο συντονιστής πρέπει να βεβαιωθεί ότι υπάρχει αρκετός χώρος για όλα τα περίπτερα, ότι αυτοί οι θάλαμοι έχουν την κατάλληλη ηλεκτρική ενέργεια και ότι ο οπτικοακουστικός εξοπλισμός για παρουσιάσεις είναι σε λειτουργία. Τα τρόφιμα και τα ποτά πρέπει επίσης να είναι συμβεβλημένα και να προγραμματίζονται να βρίσκονται στο σωστό μέρος την κατάλληλη στιγμή.
Το μάρκετινγκ και η προώθηση γίνεται συχνά από τους διοργανωτές της εμπορικής έκθεσης, αν και ορισμένες από αυτές τις εργασίες γίνονται από τους χορηγούς της παράστασης. Ένας συντονιστής συνεργάζεται με εκτυπωτές, γραφίστες, τμήματα μάρκετινγκ και επαγγελματίες δημοσίων σχέσεων για να ενημερώσει την εκδήλωση. Οι διοργανωτές εκθέσεων θα έχουν συχνά συγκεκριμένες απαιτήσεις και πρότυπα για το μάρκετινγκ τα οποία πρέπει να πληρούνται.
Αυτό το έργο είναι γενικά πάρα πολύ για να το χειριστεί ένα μόνο άτομο. Ένας συντονιστής εμπορικών εκθέσεων μπορεί να φροντίσει προσωπικά για οποιαδήποτε από αυτές τις θέσεις, εάν το απαιτεί η κατάσταση, αλλά οι περισσότεροι επιβλέπουν ένα προσωπικό. Είναι ευθύνη του συντονιστή να προσλάβει εκπαιδευμένους επαγγελματίες για την εκτέλεση αυτής της ποικίλης εργασίας και να δημιουργήσει χρονοδιαγράμματα για να εξασφαλίσει ότι η παράσταση είναι σωστά στελεχωμένη. Η επιτυχής εκτέλεση αυτών των ποικίλων αρμοδιοτήτων είναι η μεγαλύτερη δουλειά ενός συντονιστή, αλλά το να το κάνει καλά θα δημιουργήσει μια διασκεδαστική, ενημερωτική παράσταση για όλους τους παρευρισκόμενους.