Ένας συντονιστής πωλήσεων εκδηλώσεων προσλαμβάνεται συνήθως για να οργανώσει τις πωλήσεις εισιτηρίων για μια ειδική εκδήλωση ή να διαχειριστεί τη διαδικασία πωλήσεων για επιχειρήσεις που πραγματοποιούν τακτικά εκδηλώσεις. Και στις δύο περιπτώσεις, ο συντονιστής πωλήσεων της εκδήλωσης αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της οικονομικής επιτυχίας της εκδήλωσης και συνήθως πρέπει να ικανοποιεί συγκεκριμένους στόχους πωλήσεων. Η διοίκηση και η εξυπηρέτηση πελατών είναι επίσης μεγάλα μέρη της εργασίας.
Οι ειδικές εκδηλώσεις έχουν χρηματοοικονομική δομή που βασίζεται στις πωλήσεις εισιτηρίων. Τα εισιτήρια δεν πρέπει να πωλούνται μόνο, αλλά συνήθως πρέπει να πωλούνται πριν από την εκδήλωση. Οι εκδηλώσεις βασίζονται συνήθως στην εκ των προτέρων πώληση εισιτηρίων για την παροχή ταμειακών ροών, οπότε οι διοργανωτές της εκδήλωσης μπορούν να πληρώσουν εκ των προτέρων για πόρους για να πετύχουν την εκδήλωση. Το άτομο που συντονίζει τις πωλήσεις εισιτηρίων θεωρείται ένα από τα πιο σημαντικά στελέχη του διοργανωτικού πληρώματος.
Με εφάπαξ ειδικές εκδηλώσεις, ο συντονιστής πωλήσεων εκδηλώσεων είναι συνήθως υπεύθυνος για την κατάρτιση σχεδίου πώλησης εισιτηρίων. Αυτό το σχέδιο περιγράφει λεπτομερώς πώς θα λειτουργήσει η διαδικασία πρόσκλησης πωλήσεων, πώς θα εμπλακούν τα εμπλεκόμενα μέρη και θα προοπτικές για νέες αγορές, καθώς και ο αναμενόμενος χρόνος των ταμειακών εισροών. Ο συντονιστής πρέπει επίσης να επιβλέπει τη διοικητική διαδικασία γύρω από τη συλλογή χρημάτων, την καταγραφή πωλήσεων και την παροχή αποδεικτικών στοιχείων αγοράς.
Η διαχείριση της διαδικασίας πωλήσεων μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία διαφόρων μεθόδων πληρωμής, διασφαλίζοντας ότι η πληρωμή μπορεί να γίνει μέσω Διαδικτύου και την επεξεργασία της πληρωμής σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης επισκεπτών. Οι εκδηλώσεις έχουν συνήθως επίπεδα συμμετοχής που κοστίζουν διαφορετικά ποσά. Για μια εκδήλωση, ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να διασφαλιστεί μετά την προώθηση των πωλήσεων εισιτηρίων είναι ότι τα άτομα που έχουν πληρώσει μπορούν να αναγνωριστούν σωστά στο κατάλληλο επίπεδο συμμετοχής την ημέρα της εκδήλωσης. Όλα αυτά συνήθως εμπίπτουν στην περιγραφή της εργασίας του συντονιστή πωλήσεων εκδηλώσεων.
Οι συντονιστές πωλήσεων πρέπει επίσης να παρέχουν άψογη εξυπηρέτηση πελατών και να διαχειρίζονται το τέλος της εκδήλωσης. Πρέπει να βεβαιωθεί ότι οι παρευρισκόμενοι απομακρύνονται έτοιμοι να εγγραφούν ξανά στην εκδήλωση το επόμενο έτος, εάν συνεχίζεται ετησίως. Ο συντονιστής πωλήσεων της εκδήλωσης συμφιλιώνει τα χαρτιά, αναφέρει τα τελικά στοιχεία πωλήσεων και προετοιμάζεται για τις προσπάθειες πωλήσεων του επόμενου έτους, εάν υπάρχει.
Ένας άλλος τύπος σεναρίου εκδηλώσεων που χρησιμοποιεί έναν συντονιστή πωλήσεων είναι το τμήμα εστίασης ενός εστιατορίου ή μιας αίθουσας. Αυτού του είδους οι εγκαταστάσεις εξυπηρετούν ομάδες που διατηρούν υπηρεσίες για ειδικές περιπτώσεις. Σε αυτό το σενάριο, ο συντονιστής πωλήσεων εκδηλώσεων είναι πάντα απασχολημένος με μια νέα ομάδα και όχι με μια εφάπαξ ειδική εκδήλωση. Είναι υπεύθυνος για την κράτηση ομάδων και τη διαχείριση της πώλησης τροφίμων και ποτών όταν φτάνουν. Ο συντονιστής διασφαλίζει ότι τα τρόφιμα που τρώγονται χρεώνονται σωστά στον πελάτη και συμβιβάζει το συμβάν με τη ρευστότητα στο τέλος της ημέρας.