Ένας διαχειριστής προσωπικού εργάζεται σε τμήμα ανθρώπινου δυναμικού (HR) και αναλαμβάνει την ευθύνη για θέματα που σχετίζονται με την πρόσληψη, την κατάρτιση και τον τερματισμό εργαζομένων. Οι κυβερνητικές οντότητες και οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών απασχολούν διαχειριστές προσωπικού, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις οι οργανισμοί λειτουργούν χωρίς προσωπικό HR. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι επόπτες των τμημάτων χειρίζονται συνήθως θέματα προσωπικού. Οι μεγάλες εταιρείες απασχολούν συχνά μια ομάδα διαχειριστών προσωπικού και μοιράζουν καθήκοντα ανθρώπινου δυναμικού μεταξύ αυτών των εργαζομένων. Οι διαχειριστές συνήθως αναφέρονται σε HR ή διευθυντή προσωπικού ή διευθυντή.
Όταν οι θέσεις εργασίας καθίστανται κενές, ο διαχειριστής προσωπικού πρέπει να δημιουργήσει μια αίτηση εργασίας. Αυτό το έγγραφο περιγράφει βασικά καθήκοντα εργασίας και συνήθως περιλαμβάνει μια λίστα με τα ακαδημαϊκά και επαγγελματικά διαπιστευτήρια που πρέπει να έχει ένας υποψήφιος για να εξεταστεί για τη θέση. Οι διαχειριστές συνήθως συνεργάζονται στενά με διευθυντές τμημάτων για να καθορίσουν το εύρος μισθών για κάθε κενή θέση. Οι ανοικτές θέσεις αναρτώνται συχνά εσωτερικά, το οποίο περιλαμβάνει τον διαχειριστή προσωπικού να στέλνει στην εταιρεία μνημόνια ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ενημερώσει τους πιθανούς υποψηφίους για το άνοιγμα της θέσης. Εάν μια επιχείρηση δεν μπορεί να καλύψει μια θέση από μέσα, τότε ο διαχειριστής διαφημίζει τον ρόλο εξωτερικά σε εφημερίδες, σε γραφεία απασχόλησης ή στο διαδίκτυο.
Ο διαχειριστής προσωπικού εξετάζει αιτήσεις εργασίας και προγραμματίζει συνεντεύξεις. Εάν ο διευθυντής προσλήψεων επιθυμεί να προσφέρει τη δουλειά σε έναν συγκεκριμένο υποψήφιο, τότε ο διαχειριστής πρέπει να διαπραγματευτεί τους όρους με τον αιτούντα και να διενεργήσει τυχόν απαραίτητους ελέγχους ιστορικού ή αναφοράς. Ο διαχειριστής διεξάγει νέο προσανατολισμό υπαλλήλων που περιλαμβάνει την εξήγηση της κουλτούρας της εταιρείας, των παροχών και των βασικών λειτουργιών εργασίας στους νέους νεοσύλλεκτους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διαχειριστής προσωπικού αναλαμβάνει επίσης την ευθύνη για την εκπαίδευση νέων προσλήψεων ή για τον προγραμματισμό εκπαιδευτικών συνεδριών.
Οι διαφορές μεταξύ προσωπικού και πειθαρχικών θεμάτων αντιμετωπίζονται συνήθως από το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού. Οι διαχειριστές προσωπικού πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι διευθυντές των τμημάτων δεν έχουν παραβιάσει κανέναν νόμο διακρίνοντας τους εργαζόμενους ή ενεργώντας ανήθικα. Οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να μεριμνήσουν ώστε οι υπάλληλοι με κακή απόδοση να υποβιβαστούν, να επανεκπαιδευτούν ή να απολυθούν. Όταν απολυθούν οι υπάλληλοι, συνήθως εναπόκειται στον διαχειριστή του προσωπικού να ακυρώσει τις παροχές του υπαλλήλου και να εκταμιεύσει τον τελικό μισθό του απολυμένου υπαλλήλου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι που έχουν απολυθεί καταθέτουν κατηγορίες εναντίον της εταιρείας, οπότε ο διαχειριστής προσωπικού μπορεί να χρειαστεί να εμφανιστεί στο δικαστήριο για να εξηγήσει τη συμπεριφορά της εταιρείας.
Σε ορισμένες επιχειρήσεις, οι θέσεις διαχειριστή είναι θέσεις εισόδου για τις οποίες μπορούν να υποβάλουν αίτηση οι απόφοιτοι λυκείου. Οι μεγάλες εταιρείες συχνά απαιτούν από το ανθρώπινο δυναμικό να έχει πτυχία σε επιχειρήσεις, διοίκηση ή διοίκηση προσωπικού. Έμπειρο προσωπικό HR μπορεί να μεταβεί σε ρόλους διαχείρισης. Γενικά, οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού έχουν ελάχιστη άμεση επαφή με υπαλλήλους της εταιρείας εκτός από τους διαχειριστές προσωπικού ανθρώπινου δυναμικού που διαχειρίζονται.