Οι συντονιστές πρόσληψης λειτουργούν σε μια μεγάλη ποικιλία ρυθμίσεων. Υποδέχονται τους ασθενείς και συλλέγουν τις απαραίτητες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων προσωπικών, ιατρικών και ασφαλιστικών πληροφοριών. Ένας συντονιστής πρόσληψης θα συνεργαστεί επίσης με τον ασθενή για να προγραμματίσει αξιολογήσεις και να κανονίσει μελλοντικές ιατρικές θεραπείες.
Η είσοδος σε μια καριέρα ως συντονιστής πρόσληψης απαιτεί συχνά ένα ελάχιστο πτυχίο συνεργάτη. Το πτυχίο μπορεί να είναι στη διαχείριση ιατρικού γραφείου, στη διοίκηση υγείας ή σε σχετικό τομέα. Όσοι ενδιαφέρονται να γίνουν συντονιστές πρόσληψης μπορούν επίσης να αποφασίσουν να λάβουν πιστοποίηση μέσω επαγγελματικής ένωσης που εκπροσωπεί συντονιστές ή διευθυντές γραφείων υγειονομικής περίθαλψης. Μερικοί μπορεί να προτιμούν να ακολουθήσουν πτυχίο για να τους βοηθήσουν να αποκτήσουν θέσεις εργασίας στη διεύθυνση.
Οι συντονιστές μπορούν να εργαστούν σε διάφορους τύπους γραφείων και χώρων σε όλο το ιατρικό επάγγελμα. Νοσοκομεία και ιατρεία προσφέρουν ευκαιρίες απασχόλησης. Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν εργασία σε εγκαταστάσεις ψυχικής υγείας και κέντρα εξωτερικής θεραπείας.
Ο χαιρετισμός και η βοήθεια των ασθενών είναι δύο από τα κύρια καθήκοντα ενός συντονιστή πρόσληψης. Απαιτούν μια ευχάριστη και εξωστρεφή προσωπικότητα για να κάνουν τους ασθενείς να αισθάνονται άνετα. Οι συντονιστές φροντίζουν τους πελάτες πρόσωπο με πρόσωπο και μέσω τηλεφώνου, οπότε πρέπει να επιδεικνύουν καλές δεξιότητες επικοινωνίας και να είναι σε θέση να ακούν ενεργά ενώ συγκεντρώνουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν σημαντικά έγγραφα.
Οι πληροφορίες που συλλέγονται συνήθως ξεκινούν με προσωπικές πληροφορίες και σχετικές με την υγεία πληροφορίες. Αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες όπως το όνομα, τη διεύθυνση και την ημερομηνία γέννησης του ασθενούς. Οι υπάλληλοι πρόσληψης έχουν επίσης από τους ασθενείς να συμπληρώσουν έγγραφα όπως ερωτηματολόγια υγείας για να συλλέξουν πληροφορίες που θα χρησιμοποιήσει ο γιατρός κατά τη διάρκεια του ραντεβού. Άλλες πληροφορίες που συλλέγονται συνήθως περιλαμβάνουν ασφαλιστικά δεδομένα και πληροφορίες προηγούμενου ιατρού.
Οι συντονιστές χρησιμοποιούν συστήματα υπολογιστών για να παρακολουθούν τις πληροφορίες των ασθενών. Η ακριβής καταχώριση δεδομένων είναι απαραίτητη επειδή χρησιμεύει ως αρχείο όλων των προσωπικών πληροφοριών, επισκέψεων ασθενών και πληροφοριών χρέωσης. Οι συντονιστές θα πρέπει να μάθουν λογισμικό ειδικό για τον ιατρικό τομέα για να εκτελέσουν τα καθήκοντα της θέσης.
Οι ασθενείς συχνά μιλούν με συντονιστές πρόσληψης για να προγραμματίσουν επισκέψεις και ραντεβού παρακολούθησης. Οι συντονιστές θα συνεργάζονται συχνά με ασθενείς για να βοηθήσουν στην επαλήθευση των ασφαλιστικών πληροφοριών και να δώσουν διευκρινίσεις σχετικά με την κάλυψη που σχετίζεται με συγκεκριμένες ιατρικές θεραπείες και διαδικασίες. Όταν είναι απαραίτητο, όπως όταν ένας γιατρός πρέπει να βγει απροσδόκητα από το ιατρείο, οι υπάλληλοι της υποδοχής θα καλέσουν και θα προγραμματίσουν εκ νέου τα ραντεβού των ασθενών.
Η παρακολούθηση των ασθενών είναι μια άλλη από τις πολλές ευθύνες που εκπληρώνει ο συντονιστής πρόσληψης σε καθημερινή βάση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει παρακολούθηση που σχετίζεται με τα αποτελέσματα των δοκιμών. Άλλοι λόγοι για τους οποίους ένας συντονιστής πρόσληψης μπορεί να παρακολουθήσει τους ασθενείς περιλαμβάνουν την παροχή πληροφοριών επικοινωνίας για παραπομπές και την επιβεβαίωση των κλήσεων και επαναπλήρωσης φαρμάκων.