Ένα από τα πιο κοινά καθήκοντα ενός θεματοφύλακα δεδομένων είναι να διασφαλίσει ότι όλα τα δεδομένα που ανήκουν σε έναν οργανισμό καθορίζονται και οργανώνονται με λογικό τρόπο. Οι επαγγελματίες σε αυτόν τον τομέα είναι συχνά υπεύθυνοι για τη χορήγηση πρόσβασης σε ευαίσθητα δεδομένα και την έγκριση αιτημάτων πρόσβασης σε δεδομένα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας θεματοφύλακας δεδομένων μπορεί να είναι υπεύθυνος για την αξιολόγηση της ακρίβειας και της συνάφειας των αποθηκευμένων δεδομένων. Όταν στελέχη ενός οργανισμού προγραμματίζουν συστηματικές αλλαγές, συχνά ζητείται η γνώμη των θεματοφυλάκων και αναμένεται να συμμετάσχουν στην εφαρμογή νέων συστημάτων Τεχνολογίας Πληροφορικής (ΤΠ). Αυτοί οι επαγγελματίες μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για την επικοινωνία με άλλα μέλη ενός οργανισμού σχετικά με όλα τα ζητήματα πρόσβασης δεδομένων και την παροχή βασικών καθηκόντων αντιμετώπισης προβλημάτων.
Ο θεματοφύλακας δεδομένων είναι επαγγελματίας πληροφορικής υπεύθυνος για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τον τρόπο αποθήκευσης, οργάνωσης και πρόσβασης των ψηφιακών δεδομένων ενός οργανισμού. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτός ο επαγγελματίας είναι αρχηγός κλάδου, τμήματος ή ομάδας. Οι θεματοφύλακες δεδομένων σε μεγαλύτερους οργανισμούς ενδέχεται να απαιτούν τη βοήθεια του διαχειριστή δεδομένων, στον οποίο ένας θεματοφύλακας δεδομένων μπορεί να αναθέσει καθήκοντα και να χορηγήσει προνόμια όταν δεν είναι σε θέση να εκτελέσει αυτά τα καθήκοντα μόνος του.
Μια κύρια λειτουργία ενός θεματοφύλακα δεδομένων είναι να καθορίσει την ευαισθησία των δεδομένων. Για παράδειγμα, σε ακαδημαϊκό πλαίσιο, αυτός ο επαγγελματίας μπορεί να ορίσει όλες τις εγγραφές που αφορούν τις προσωπικές πληροφορίες των μαθητών ως εξαιρετικά ευαίσθητες. Τα άτομα που θα ήθελαν να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσουν με έναν θεματοφύλακα για να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Τα δεδομένα σχετικά με τις απαιτήσεις μαθημάτων, από την άλλη πλευρά, μπορεί να ορίζονται ως δημόσια, καθώς δεν είναι ευαίσθητα και μπορεί να ωφελήσουν τα μέρη που δεν έχουν προνομιακή πρόσβαση.
Σε επιχειρησιακά πλαίσια, οι θεματοφύλακες δεδομένων είναι συνήθως υποχρεωμένοι να κατανοήσουν πώς τα δεδομένα σχετίζονται με τις δραστηριότητες ενός οργανισμού. Συχνά αναμένεται να αναπτύξουν και να αναθεωρήσουν κατευθυντήριες γραμμές που υπαγορεύουν τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να λαμβάνονται και πού πρέπει να αποθηκεύονται τα δεδομένα. Όταν οι επαγγελματίες έχουν ερωτήσεις σχετικά με το γιατί τα δεδομένα είναι σημαντικά ή σχετικά ή γιατί ορίζονται με έναν συγκεκριμένο τρόπο, ένας θεματοφύλακας δεδομένων μπορεί να είναι υπεύθυνος για την παροχή απαντήσεων.
Είναι επίσης σύνηθες φαινόμενο οι θεματοφύλακες να συνεργάζονται στενά με στελέχη για την υλοποίηση μεγάλων λειτουργικών αλλαγών. Για παράδειγμα, όταν ένας οργανισμός υφίσταται μεγάλες αλλαγές που υποτίθεται ότι βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα, ένας θεματοφύλακας δεδομένων μπορεί να είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη της εφαρμογής νέων συστημάτων πληροφορικής. Σε πολλές περιπτώσεις, οι θεματοφύλακες συναντώνται με άλλους ηγέτες πληροφορικής, όπως οι θεματοφύλακες εφαρμογών, για να σχεδιάσουν νέα αρχιτεκτονική πληροφορικής και να δημιουργήσουν εκπαιδευτικούς οδηγούς για τους υπαλλήλους.