Ένας βοηθός προσωπικού, επίσης κοινώς αναφερόμενος ως βοηθός ανθρώπινου δυναμικού, συνεργάζεται κυρίως με τα αρχεία και τα αρχεία των εργαζομένων ενός οργανισμού. Συχνά αναφέρει σε διευθυντή προσωπικού ή διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού. Οι τυπικές ευθύνες μπορεί να περιλαμβάνουν τη συνεργασία με τα τρέχοντα μέλη του προσωπικού του οργανισμού, καθώς και την πρόσληψη, την πρόσληψη και την εκπαίδευση νέων υπαλλήλων. Τα πρόσθετα καθήκοντα εργασίας συνήθως εξαρτώνται από το μέγεθος της εταιρείας και του προσωπικού της. Ορισμένα παραδείγματα ενδέχεται να περιλαμβάνουν την εκτέλεση γενικών διοικητικών εργασιών και τη διαμεσολάβηση συγκρούσεων εργαζομένων. Οι βοηθοί προσωπικού γενικά αναμένεται να έχουν μια σειρά επαγγελματικών δεξιοτήτων.
Μία από τις κύριες αρμοδιότητες ενός βοηθού προσωπικού είναι η τήρηση αρχείων. Συνήθως διατηρεί τον φάκελο προσωπικού κάθε υπαλλήλου. Αυτά συνήθως περιέχουν πληροφορίες όπως προσωπικά δεδομένα επαφών, αναφορές χρόνου και παρακολούθησης και αξιολογήσεις απόδοσης. Οι πληροφορίες μισθών, συμπεριλαμβανομένης της παρακράτησης φόρου, περιλαμβάνονται κανονικά και σε ένα αρχείο προσωπικού. Ο βοηθός προσωπικού διατηρεί επίσης συνήθως πληροφορίες για τις παροχές των εργαζομένων, όπως λεπτομέρειες για το πρόγραμμα ασφάλισης ζωής και υγείας.
Εκτός από το κύριο καθήκον τους να διατηρούν αρχεία ανθρώπινου δυναμικού, οι βοηθοί προσωπικού μπορεί επίσης να έχουν άλλες ευρείες διοικητικές αρμοδιότητες. Για παράδειγμα, ένα από τα καθήκοντά τους μπορεί να είναι να ενημερώνονται για την εργατική νομοθεσία και να αντιμετωπίζουν τις καταγγελίες των εργαζομένων, όπως απαιτείται. Μπορούν επίσης να είναι το κύριο άτομο επαφής στον οργανισμό, που χρησιμεύει ως διοικητικός βοηθός καθώς και διευθυντής εργασιακών σχέσεων. Πολλοί βοηθοί προσωπικού πραγματοποιούν επίσης έρευνα και συγκεντρώνουν δεδομένα προκειμένου να παράγουν αναφορές για διάφορα θέματα.
Επιπλέον, συχνά εκπροσωπούν τους οργανισμούς τους σε εκθέσεις εργασίας. Κατά τη διαδικασία πρόσληψης, ο βοηθός προσωπικού μπορεί επίσης να διαφημίσει ανοικτές θέσεις, να συλλέξει και να εξετάσει αιτήσεις, να πραγματοποιήσει συνεντεύξεις εργασίας και να ελέγξει τις αναφορές. Αυτός ή αυτή μπορεί να είναι υπεύθυνος για την πραγματική πρόσληψη ειδικευμένων υποψηφίων. Μόλις προσληφθούν τα μέλη του προσωπικού, μπορεί επίσης να διευκολύνει νέα προγράμματα προσανατολισμού των εργαζομένων και να τα βοηθήσει να εγγραφούν σε προγράμματα παροχών.
Ένα δίπλωμα γυμνασίου ή το αντίστοιχο του απαιτείται συνήθως για να γίνει βοηθός προσωπικού. Πολλοί έχουν επίσης πτυχίο συνεργάτη ή επαγγελματική εκπαίδευση στη διοίκηση ή το ανθρώπινο δυναμικό. Η εργασιακή εμπειρία συνήθως θεωρείται επίσης πολύτιμο πλεονέκτημα. Τα επιθυμητά επαγγελματικά προσόντα μπορεί να περιλαμβάνουν εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες και την ικανότητα διατήρησης εμπιστευτικών πληροφοριών. Ορισμένες θέσεις μπορεί να απαιτούν κάποιο βαθμό τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης σε τομείς όπως η λογιστική ή η χρήση συγκεκριμένων εφαρμογών υπολογιστών. Επιπλέον, μια σταδιοδρομία στο ανθρώπινο δυναμικό περιλαμβάνει συνήθως την κατοχή καλών δεξιοτήτων διαπροσωπικής επικοινωνίας.