Ένας υπάλληλος αλληλογραφίας είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της παράδοσης και αποστολής αλληλογραφίας που εισέρχεται και εξέρχεται από μια εγκατάσταση. Αυτό περιλαμβάνει συνήθως πακέτα και άλλους τύπους αλληλογραφίας, εκτός από γραπτή αλληλογραφία. Μπορεί να απασχοληθεί στον ιδιωτικό τομέα ή σε κρατική υπηρεσία, όπως η ταχυδρομική υπηρεσία. Φυσικά, σχεδόν κάθε επιχείρηση τούβλων και κονιαμάτων στέλνει και λαμβάνει αλληλογραφία, με πολλές επίσης να στέλνουν προϊόντα στους πελάτες της. Εάν η επιχείρηση είναι αρκετά μεγάλη για να έχει τμήμα αλληλογραφίας ή αποστολής, τότε είναι πιθανό να απασχολήσει τουλάχιστον έναν υπάλληλο αλληλογραφίας για να επιβλέπει τις λειτουργίες.
Προκειμένου να εκτελεστούν αυτά τα καθήκοντα αποτελεσματικά και οικονομικά, είναι απαραίτητο ένας υπάλληλος αλληλογραφίας να είναι ενημερωμένος με τις τρέχουσες ταχυδρομικές τιμές και τα τέλη αποστολής των μεταφορέων που χρησιμοποιεί ο εργοδότης τους. Είναι επίσης σημαντικό να ζυγίζετε και να προετοιμάζετε προσεκτικά την αλληλογραφία, καθώς ένα πακέτο που δεν είναι τυλιγμένο, δεν αντιμετωπίζεται και δεν έχει μετρηθεί σύμφωνα με την πολιτική αποστολής ενός μεταφορέα μπορεί να επιστραφεί με έξοδα της εταιρείας. Εκτός από τη σπατάλη χρόνου, ταχυδρομικών και υλικών, αυτό το είδος λάθους μπορεί επίσης να οδηγήσει σε χαμένες επιχειρήσεις. Επιπλέον, ένας υπάλληλος αλληλογραφίας αναμένεται να είναι εξοικειωμένος με τους κανονισμούς και τις διαδικασίες σχετικά με τη μαζική αλληλογραφία, προκειμένου να επωφεληθεί από τις καλύτερες τιμές και να ελέγξει τις περιττές δαπάνες.
Ο υπάλληλος αλληλογραφίας χειρίζεται επίσης την εισερχόμενη αλληλογραφία. Αυτό ενδέχεται να περιλαμβάνει απλή διαλογή υλικών σε θέσεις αλληλογραφίας ανά τμήμα ή γραφείο για παραλαβή από καθορισμένο προσωπικό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ή όχι το άνοιγμα κάθε αποστολής αλληλογραφίας που έρχεται, ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας. Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να κληθούν να παραδώσουν αλληλογραφία προσωπικά σε κάθε γραφείο ή τμήμα ή ακόμη και να χωρίσουν κτίρια για τους ίδιους λόγους. Στην πραγματικότητα, αυτό συμβαίνει συχνά με μεγάλες εταιρείες, ιατρικές εγκαταστάσεις και πανεπιστήμια.
Όσον αφορά το εργασιακό περιβάλλον, ένας υπάλληλος αλληλογραφίας που εργάζεται σε μια μεγάλη εγκατάσταση μπορεί να βρει την ατμόσφαιρα να είναι πολύ θορυβώδης από αυτόματες μηχανές διαλογής και άλλο σχετικό εξοπλισμό. Μπορούν επίσης γενικά να αναμένουν να περάσουν αρκετό χρόνο στέκεται σε ένα μέρος ενώ προετοιμάζουν αντικείμενα για αποστολή. Ωστόσο, σε μικρές επιχειρήσεις, μεγάλο μέρος της εργασίας μπορεί να γίνει χειροκίνητα, το οποίο μπορεί να είναι πιο αθόρυβο, αλλά μπορεί να ισοδυναμεί με επαναλαμβανόμενες κινήσεις καρπού και αρκετή κοπή χαρτιού στα χέρια και τα δάχτυλα.
Συνήθως δεν απαιτείται ειδική κατάρτιση ή επίπεδο μόρφωσης για να γίνεις υπάλληλος αλληλογραφίας πέραν του απολυτηρίου λυκείου ή ισοδύναμου. Ωστόσο, μπορεί να είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε ή τουλάχιστον να είμαστε σε θέση να μάθουμε πώς να δουλεύουμε με διάφορους μηχανογραφικούς εξοπλισμούς, όπως εκείνους που χρησιμοποιούνται για την εκτύπωση ταχυδρομικών και ετικετών αποστολής. Είναι επίσης χρήσιμο να έχετε βασικές μαθηματικές δεξιότητες και την ικανότητα να επικοινωνείτε καλά με τους άλλους.