Τι κάνει ένας υπάλληλος γραφείου;

Τα ακριβή καθήκοντα ενός υπαλλήλου γραφείου ποικίλλουν σημαντικά ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο της εταιρείας. Γενικά όμως, πολλοί υπάλληλοι απαντούν στο τηλέφωνο και κάνουν κατάθεση. Μπορούν επίσης να απαντήσουν στους πελάτες μέσω email, τηλεφώνου ή έντυπης επιστολής. Βασικά, οι γενικοί υπάλληλοι ολοκληρώνουν πολλές διαφορετικές εργασίες όπως απαιτείται για να διευκολύνουν τη γραφειοκρατία ή την εργασία με υπολογιστή σε περιβάλλον γραφείου. Πολλοί άνθρωποι με αυτήν τη δουλειά κατέχουν θέσεις αρχικού επιπέδου.

Ορισμένοι υπάλληλοι γραφείου εκτελούν υποχρεώσεις που περιλαμβάνουν την απόκτηση καφέ για συναντήσεις. Μπορεί να είναι υπεύθυνοι για την καλή αποθήκευση των προμηθειών γραφείου. Ένας υπάλληλος γραφείου μπορεί να στείλει φαξ, να κάνει φωτοτυπίες ή να απευθύνει εταιρικές προσκλήσεις σε πελάτες. Ανάλογα με τις ανάγκες του τμήματος, οι γενικοί υπάλληλοι μπορούν να κάνουν κάποιες εργασίες τήρησης βιβλίων ή εισαγωγή δεδομένων. Ορισμένοι υπάλληλοι προετοιμάζουν επιστολές ή αποστολές σε πελάτες.

Τα είδη των καθηκόντων που κάνουν οι γενικοί υπάλληλοι γραφείου θα μπορούσαν να αλλάξουν εποχιακά ή και καθημερινά, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας. Παρόλο που οι εργασίες υπαλλήλων γενικού γραφείου τείνουν να είναι αρχικού επιπέδου, υπάρχουν ορισμένες ανώτερες θέσεις στις οποίες οι υπάλληλοι μπορούν να γράφουν αναφορές ή να εκτελούν εργασίες ανάλυσης επιχειρήσεων. Οι γενικοί υπάλληλοι κάθε επιπέδου πρέπει να είναι σε θέση να συνεργάζονται καλά με άλλους ανθρώπους και να μπορούν να ταιριάζουν εύκολα στην κουλτούρα του γραφείου. Η ακριβής εργασία είναι σημαντική, ώστε τα αρχεία να τοποθετούνται στη σωστή θέση. Η συμπλήρωση πληροφοριών για πολλές διαφορετικές εργασίες ή έργα είναι μερικές φορές απαραίτητη για έναν γενικό υπάλληλο.

Τα καθήκοντα ενός υπαλλήλου γενικού γραφείου σε μια μικρή επιχείρηση μπορεί να διαφέρουν σημαντικά από εκείνα κάποιου με την ίδια θέση σε εταιρικό περιβάλλον. Για παράδειγμα, σε πολύ μικρές επιχειρήσεις, ένας γενικός υπάλληλος μπορεί να εκτελεί περισσότερα καθήκοντα όπως ταχυδρομικές επιστολές και παραλαβή αλληλογραφίας καθώς και άνοιγμα. Αυτός ο τύπος υπάλληλος είναι επίσης πιο πιθανό να είναι υπεύθυνος για τις ίδιες εργασίες κάθε μέρα, όπως να απαντά στο τηλέφωνο και να περιμένει τους πελάτες. Οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι και τα φαρμακεία πρέπει συχνά να εκπαιδεύονται σε προϊόντα.

Η διόρθωση είναι μια εργασία που μπορεί να κάνει ένας γενικός υπάλληλος σε ορισμένα γραφεία, επειδή μπορεί να είναι επωφελές να διορθώσετε ένα άλλο ζευγάρι ματιών ένα σημαντικό έγγραφο ή επικοινωνία με τον πελάτη πριν από την αποστολή του. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας υπάλληλος του γενικού γραφείου μπορεί να καταγράφει τα πρακτικά στις συνεδριάσεις, αν και συνήθως οι γραμματείς ή οι διοικητικοί βοηθοί το κάνουν αυτό.