Η διαδικασία οργανωτικού σχεδιασμού συνίσταται στην ευθυγράμμιση πολλών βασικών στοιχείων, ώστε η εταιρεία να είναι σε θέση να επιτύχει τους στόχους της. Τα κύρια καθήκοντα αυτής της πρακτικής περιλαμβάνουν την ανάλυση της κατάστασης, τον προγραμματισμό στρατηγικής, την προσανατολισμό των εργασιών προς την κατεύθυνση της στρατηγικής αυτής και την εφαρμογή των αλλαγών. Όταν εκτελείται σωστά, η διαδικασία σχεδιασμού του οργανισμού πρέπει να δίνει στους υπαλλήλους τα εργαλεία και την κατεύθυνση που χρειάζονται για να θέσουν σε εφαρμογή τις στρατηγικές του οργανισμού.
Ένα από τα πρώτα βήματα της διαδικασίας σχεδιασμού του οργανισμού είναι ο καθορισμός στόχων και η κατάρτιση σχεδίου για την εκπλήρωσή τους. Ουσιαστικά σκιαγραφεί τη στρατηγική της εταιρείας και την αντιστοιχεί σε καθήκοντα. Μόλις αυτό καθοριστεί, ο οργανισμός μπορεί να αρχίσει να τραβά τα διάφορα στοιχεία των δραστηριοτήτων του στη θέση του.
Ο σχεδιασμός του οργανισμού πρέπει πρώτα να σχεδιαστεί έτσι ώστε να είναι προσανατολισμένος προς τους στρατηγικούς του στόχους. Αυτό περιλαμβάνει την ολοκλήρωση των εργασιών της περιόδου ανάλυσης και την προσαρμογή των αποτελεσμάτων έως ότου σχηματίσουν μια συνεκτική διαδικασία. Το αποτέλεσμα θα σχηματίσει τη μεγάλη εικόνα καθώς σχετίζεται με τους οργανωτικούς στόχους.
Στη συνέχεια, η διαδικασία του οργανωτικού σχεδιασμού προχωρά συνήθως στον επιχειρησιακό σχεδιασμό. Αυτό είναι το καθήκον της οικοδόμησης της στρατηγικής της εταιρείας σε καθημερινές λειτουργίες, διατηρώντας παράλληλα τον γενικό στόχο. Η βασική ιδέα είναι να καθοριστεί τι πρέπει να γίνεται κάθε μέρα για να παραμείνει σύμφωνα με την οργανωτική στρατηγική.
Η ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής δομής είναι ένα από τα βασικά στοιχεία της διαδικασίας σχεδιασμού του οργανισμού. Η διαδικασία περιλαμβάνει την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας κάθε πτυχής της στρατηγικής και την απόρριψη των στοιχείων που δεν λειτουργούν. Περιλαμβάνει επίσης την ανάπτυξη νέων διαδικασιών που θα ενισχύσουν τη δομή στο σύνολό της και θα βελτιώσουν τη στρατηγική της ευθυγράμμιση. Το τελικό αποτέλεσμα θα περιγράψει τυπικά την οργανωτική ηγεσία, τη δομή αναφοράς και τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί για τη συμμετοχή αυτών των πόρων στην επίτευξη στρατηγικών στόχων.
Μόλις δημιουργηθεί η δομή, το τελευταίο βήμα της διαδικασίας σχεδιασμού του οργανισμού είναι η εφαρμογή αλλαγών. Για να γίνει αυτό με επιτυχία, είναι απαραίτητη η ισχυρή επικοινωνία με το εργατικό δυναμικό. Τόσο οι προσδοκίες κάθε εργαζομένου όσο και το συνολικό αναμενόμενο αποτέλεσμα θα πρέπει να γίνουν σαφείς σε όλους τους εργαζόμενους, ώστε να γίνει κατανοητό γιατί γίνονται οι αλλαγές. Οι εργαζόμενοι θα επωφεληθούν επίσης από αποτελεσματικές οδηγίες και καθοδήγηση καθώς προσαρμόζονται σε ένα νέο οργανωτικό μοντέλο.
Συνήθως η διαδικασία σχεδιασμού του οργανισμού είναι πιο αποτελεσματική όταν οι αλλαγές έχουν δοκιμαστεί επαρκώς. Αν και είναι συνετό να ελέγχετε περιοδικά τον σχεδιασμό ενός οργανισμού, οι πολύ συχνά αλλαγές μπορούν να προκαλέσουν περισσότερο κακό παρά καλό. Μπορεί επίσης να είναι πιο δύσκολο να προσδιοριστεί ποιες ενέργειες λειτουργούν πραγματικά, επειδή πολλές αλλαγές χρειάζονται χρόνο για να ριζωθούν.
SmartAsset.