Ένας βοηθός έργου συνήθως βοηθά έναν διαχειριστή έργου ή έναν διευθυντή έργου με τα απαραίτητα καθήκοντα για την εκτέλεση μιας εργασίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό περιλαμβάνει γραφειακές και διοικητικές λειτουργίες. Ο βοηθός του έργου μπορεί επίσης να παρευρίσκεται σε συναντήσεις και πιθανότατα θα είναι υπεύθυνος για την απάντηση ερωτήσεων ελλείψει του διαχειριστή του έργου. Ανάλογα με το μέγεθος του έργου, ο βοηθός μπορεί να είναι αφιερωμένος σε μία εργασία και διαχειριστή έργου ή μπορεί να βοηθήσει περισσότερους από έναν διαχειριστές σε περισσότερα από ένα έργα ταυτόχρονα.
Ο πυρήνας της εργασίας ενός βοηθού έργου γενικά περιστρέφεται γύρω από τα γραφικά και διοικητικά καθήκοντα. Τα περισσότερα έργα βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε αρχεία και υπολογιστικά φύλλα, συμπεριλαμβανομένων χρονοδιαγραμμάτων, προϋπολογισμών και λιστών εργασιών. Η διατήρηση αυτών των ενημερώσεων, η ενημέρωση των ενημερώσεων και η τεκμηρίωση των αλλαγών αποτελούν κρίσιμο μέρος της διαχείρισης έργου και είναι καθήκοντα που γενικά ανατίθενται στον βοηθό όταν υπάρχει. Πολλές εταιρείες έχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις σχετικά με το τι πρέπει να τεκμηριώνεται και τι πρέπει να φυλάσσεται σε φυσικά αρχεία.
Άλλοι τύποι γραφειοκρατίας πέφτουν συχνά στον βοηθό του έργου επίσης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αίτηση και κατάθεση ασφαλιστικών εντύπων και αδειών, συμπλήρωση εντολών αγοράς και πολλά άλλα. Συχνά περιλαμβάνει επίσης τη διαχείριση αλληλογραφίας, όπως η παροχή τακτικών αναφορών και ενημερώσεων στον πελάτη.
Ο βοηθός έργου επίσης θα παρακολουθεί συχνά συναντήσεις και θα συμμετέχει σε τηλεφωνικές κλήσεις. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει τόσο εσωτερικές συναντήσεις ομάδας όσο και συναντήσεις πελατών. Σε πολλές περιπτώσεις, ο βοηθός θα αναλάβει να κρατήσει σημειώσεις από τη συνάντηση και να αναπτύξει και να διανείμει μια έκθεση συνάντησης στη συνέχεια. Ένα σημαντικό μέρος τέτοιων εκθέσεων είναι ο προσδιορισμός των στοιχείων δράσης και η ανάθεση ευθύνης για καθένα. Είναι επίσης σημαντικό να προσδιορίσετε τις ημερομηνίες λήξης.
Ενώ ο διευθυντής ή ο διευθυντής του έργου έχει παραδοσιακά μεγαλύτερη ευθύνη για τη λήψη αποφάσεων, τη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες και τη διασφάλιση ότι το έργο παραμένει στον προϋπολογισμό και στο χρονοδιάγραμμα, ο βοηθός πρέπει να γνωρίζει την κατάσταση του έργου ανά πάσα στιγμή, επειδή μπορεί να κληθεί να απαντήστε σε ερωτήσεις εάν ο διαχειριστής δεν είναι διαθέσιμος. Οι διαχειριστές έργου μπορεί να βρίσκονται σε συναντήσεις, να είναι άρρωστοι ή να βρίσκονται σε διακοπές όταν χρειάζονται πληροφορίες για ένα μέλος της ομάδας ή έναν πελάτη, για παράδειγμα. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πού να βρείτε τα δεδομένα.
Ένας βοηθός έργου που δεν είναι αφιερωμένος σε ένα μόνο έργο, αλλά είναι υπεύθυνος για την υποστήριξη πολλών διαχειριστών ή πολλών έργων, θα είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση αυτών των καθηκόντων για κάθε έργο. Αυτό σημαίνει ότι ο βοηθός πρέπει να είναι πολύ οργανωμένος. Πρέπει επίσης να είναι σε θέση να δίνει προτεραιότητα στα καθήκοντά του και να γνωρίζει τι να κάνει όταν οι απαιτήσεις δύο ή περισσότερων έργων έρχονται σε σύγκρουση.