Γενικά, ένας διοικητικός συντονιστής διαχειρίζεται και υποστηρίζει τα γραφεία μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Τα κύρια καθήκοντα εργασίας περιλαμβάνουν συνήθως την παροχή ολοκληρωμένης διοικητικής υποστήριξης, την εποπτεία του προσωπικού υποστήριξης και τη βοήθεια στη διαχείριση του προϋπολογισμού. Αυτές οι εργασίες είναι κατάλληλες για ένα άτομο με αυτοκινητικό κίνητρο, σχολαστικό και πρακτικό.
Πρωτογενείς υποχρεώσεις
Ο κύριος ρόλος ενός διοικητικού συντονιστή είναι να λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ τμημάτων, εξωτερικών πωλητών και μελών του προσωπικού. Για να λειτουργήσουν αποτελεσματικά, οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν μια περίπλοκη ιεραρχία ατόμων και ειδικών που πρέπει να συνεργαστούν για να γίνουν τα πράγματα. Οι διοικητικοί συντονιστές συνήθως οργανώνουν, εποπτεύουν και διευκολύνουν αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορεί επίσης να κληθούν να μάθουν τις τεχνικές λεπτομέρειες και την εσωτερική λειτουργία ενός οργανισμού προκειμένου να παράσχουν εξειδικευμένη υποστήριξη.
Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος ΔΕΠ σε ένα πανεπιστήμιο χρειάζεται επιστροφή εξόδων ταξιδιού, ο συντονιστής μπορεί να χρειαστεί να συνεργαστεί με πολλά άλλα τμήματα για να εξασφαλίσει τα χρήματα. Μπορεί να συνεργαστεί με το ταξιδιωτικό γραφείο, το λογιστικό τμήμα, το προσωπικό υποστήριξης της σχολής ή άλλους για να επεξεργαστεί τις απαραίτητες πληροφορίες για το μέλος της σχολής. Ένας διοικητικός συντονιστής με εξειδικευμένες γνώσεις σχετικά με το πρωτόκολλο αποζημίωσης πανεπιστημίου μπορεί συνήθως να εξυπηρετήσει καλύτερα το μέλος της σχολής από άλλους υπαλλήλους του σχολείου.
Διοικητικό Προσωπικό
Ο διοικητικός συντονιστής μιας μεγάλης οργάνωσης συνήθως διαχειρίζεται το βοηθητικό προσωπικό. Αυτά τα μέλη του προσωπικού περιλαμβάνουν συνήθως μη εποπτικούς υπαλλήλους στο τμήμα που παρέχουν υπηρεσίες γραφείου, γραμματείας ή οικονομικές υπηρεσίες. Οι περισσότεροι συντονιστές είναι επίσης υπεύθυνοι για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων, την αξιολόγηση ή την επίπληξη των τρεχόντων υπαλλήλων και τον καθορισμό εργασιών.
Υποχρεώσεις Υποστήριξης
Ένας διοικητικός συντονιστής μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσει βασικά καθήκοντα γραφείου, ειδικά εάν ο οργανισμός στον οποίο εργάζεται είναι μικρός. Μπορεί να συμμετέχει στη διατήρηση βάσεων δεδομένων, στη δημιουργία αναφορών, στη σύνταξη επιστολών και στην εργασία σε άλλες γενικές δραστηριότητες υποστήριξης. Οι συντονιστές είναι συχνά υπεύθυνοι για τη διατήρηση του γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της αγοράς προμηθειών, της συνεργασίας με τη διαχείριση των εγκαταστάσεων και της ασφάλειας της συντήρησης του εξοπλισμού.
Προϋπολογισμός
Ένα άλλο σημαντικό έργο για έναν διοικητικό συντονιστή είναι να βοηθήσει στην προετοιμασία και την εκτέλεση του προϋπολογισμού του οργανισμού. Οι περισσότεροι συντονιστές συνήθως εμπλέκονται σε κάποιο βαθμό στην οικονομική διαχείριση της εταιρείας τους. Συχνά εμπλέκονται στην παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο δαπανώνται τα χρήματα, βοηθούν στον έλεγχο του κόστους, εγκρίνουν τα έξοδα και γράφουν οικονομικές αναφορές.
Να γίνει διοικητικός συντονιστής
Το κύριο προσόν για διοικητικό συντονιστή είναι η προηγούμενη εργασιακή εμπειρία, ενώ πολλοί οργανισμοί απαιτούν ισοδύναμη επταετή διοικητική υποστήριξη. Πολλοί συντονιστές κατείχαν προηγουμένως θέσεις ως διευθυντές γραφείων ή διοικητικών στελεχών, διοικητικοί βοηθοί ή ως εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών. Εκτός από την εμπειρία, πολλές από αυτές τις θέσεις απαιτούν ελάχιστο απολυτήριο λυκείου ή δίπλωμα γενικής ισοδυναμίας (GED). Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να απαιτούν πτυχίο πανεπιστημίου ή ακόμη και μεταπτυχιακό.