Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να έχει πολλά διαφορετικά καθήκοντα σε ένα περιβάλλον γραφείου, ανάλογα με έναν αριθμό παραγόντων, συμπεριλαμβανομένου του μεγέθους του γραφείου και του αριθμού άλλων υπαλλήλων. Ωστόσο, πολλά καθήκοντα διοικητικού βοηθού είναι τα ίδια σε όλες τις ρυθμίσεις. Αυτά θα περιλαμβάνουν, στο πιο βασικό επίπεδο, την παροχή βοήθειας στον εργοδότη σας σε καθημερινές εργασίες γραφείου.
Συνήθως, τα καθήκοντα διοικητικού βοηθού περιλαμβάνουν εργασίες όπως η απάντηση τηλεφώνων και η μεταφορά κλήσεων, η συνάντηση, η απάντηση ερωτήσεων, ο χαιρετισμός πελατών ή πελατών όταν φτάνουν στο γραφείο και η διατήρηση της εμφάνισης του γραφείου καθαρή και τακτοποιημένη. Άλλα καθήκοντα μπορεί να περιλαμβάνουν τη συμπλήρωση ή την προετοιμασία εγγράφων, την κατάθεση εγγράφων, την ταξινόμηση αλληλογραφίας και τη διατήρηση αρχείων. Οι διοικητικοί βοηθοί είναι γενικά πάντα υποχρεωμένοι να είναι έμπειροι σε διάφορα λογισμικά επεξεργασίας κειμένου και προϋπολογισμού, επομένως απαιτούνται γενικά καλές γνώσεις υπολογιστή, μαζί με τη δυνατότητα πληκτρολόγησης τουλάχιστον 50 λέξεων το λεπτό.
Ο διοικητικός βοηθός είναι γενικά το πρώτο άτομο που θα δουν οι περισσότεροι όταν μπαίνουν στο γραφείο, οπότε είναι σημαντικό να είναι φιλικοί, ευγενικοί και επαγγελματίες. Η διακριτικότητα και ο σεβασμός είναι άλλα σημαντικά χαρακτηριστικά της προσωπικότητας. Ένας βοηθός διοίκησης αλληλεπιδρά με πολλά άτομα κατά τη διάρκεια της ημέρας όταν δέχεται κλήσεις, αποστέλλει σημαντικά έγγραφα ή πακέτα ή βοηθά τους πελάτες, οπότε η ικανότητα πολλαπλών εργασιών είναι απαραίτητη. Σε ένα μεγαλύτερο περιβάλλον γραφείου, μπορεί να απαιτείται μεγαλύτερος αριθμός καθηκόντων διοικητικού βοηθού.
Μερικά από αυτά τα επιπλέον καθήκοντα μπορεί να περιλαμβάνουν την εποπτεία άλλων εργαζομένων, τον συντονισμό και τη διεξαγωγή συναντήσεων του προσωπικού, τη διατήρηση προϋπολογισμού γραφείου, την απογραφή και παραγγελία προμηθειών γραφείου και τη διασφάλιση ότι όλες οι απαραίτητες εργασίες έχουν ολοκληρωθεί εγκαίρως. Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη και την εκπαίδευση νέου προσωπικού γραφείου και τη διατήρηση ενός προγράμματος για άλλους στο γραφείο. Οι διοικητικοί βοηθοί μπορεί επίσης να κληθούν να μάθουν να χειρίζονται συγκεκριμένα καθήκοντα του κλάδου για εργοδότες, όπως δικηγορικά γραφεία, ιατρικά γραφεία ή τράπεζες.
Ένας καλός διοικητικός βοηθός θα είναι αυτός που μπορεί να κάνει πολλαπλά καθήκοντα πολλαπλών διοικητικών βοηθών ενώ θα βεβαιωθεί ότι όλες οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί εγκαίρως. Ορισμένοι διοικητικοί βοηθοί είναι γενικοί βοηθοί για ολόκληρο το γραφείο, ενώ άλλοι ειδικεύονται σε συγκεκριμένους τομείς, όπως τα οικονομικά ή το μάρκετινγκ. Η καριέρα ως διοικητικός βοηθός μπορεί να είναι προσοδοφόρα και ανταμείβοντας και γενικά προσφέρει πολλά προνόμια, όπως οφέλη για την υγεία και σχετικά σταθερές ώρες. Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να εργάζεται με πλήρη ή μερική απασχόληση, ανάλογα με τις ανάγκες του γραφείου.