Ένας διευθυντής γραφείου διαχειρίζεται τη ροή εργασίας, διατηρεί αρχεία και εποπτεύει τους υπαλλήλους ενώ γενικά διευκολύνει την εργασία που εκτελείται σε ένα γραφείο. Τα ακριβή καθήκοντα που εκτελούνται μπορεί να εξαρτώνται από διάφορους παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού των εργαζομένων και της κλίμακας της επιχείρησης. Η δουλειά ενός διευθυντή γραφείου είναι συνήθως πολύ παρόμοια μεταξύ των τομέων επειδή είναι υπεύθυνος μόνο για άλλους υπαλλήλους, όχι για την πραγματική εργασία που γίνεται στο γραφείο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή η θέση δεν είναι το υψηλότερο επίπεδο διοίκησης στην εταιρεία και αυτός ο υπάλληλος μπορεί να αναφέρεται σε ανώτερα διευθυντικά στελέχη ή ιδιοκτήτες. Οι μικρές εταιρείες μπορεί να έχουν διευθυντές γραφείων, αλλά μερικές φορές είναι απλώς προχωρημένοι υπάλληλοι που εκτελούν τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου επιπλέον των καθηκόντων τους χωρίς ειδικά προσόντα.
Ένας διευθυντής γραφείου είναι συνήθως ένα άτομο με πτυχίο διοίκησης ή επιχείρησης. Είναι γενικά υπεύθυνος για να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι εργάζονται με τον πιο αποτελεσματικό δυνατό τρόπο και ότι η παραγωγικότητα είναι στο υψηλότερο δυνατό επίπεδο. Ο διευθυντής γραφείου συνήθως το κάνει αναθέτοντας αποτελεσματικά την εργασία, αγγίζοντας συχνά τη βάση με τους εργαζόμενους και τηρώντας αρχεία παραγωγικότητας. Αυτή η θέση είναι επίσης συχνά υπεύθυνη για την παρακολούθηση προϋπολογισμών, αρχείων και αρχείων εργαζομένων.
Δεδομένου ότι ο διευθυντής διευκολύνει μόνο τους εργαζόμενους να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους, δεν χρειάζεται απαραίτητα να κατανοήσει τη δουλειά που γίνεται στο γραφείο για να το διαχειριστεί αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, ένα άτομο με πτυχίο μάνατζμεντ αλλά χωρίς εμπειρία με υπολογιστές θα μπορούσε να συνεχίσει να διαχειρίζεται ένα γραφείο που σχεδιάζει λογισμικό. Ακόμα κι έτσι, είναι συχνά χρήσιμο να έχετε εμπειρία στο είδος του γραφείου στο οποίο εργάζεστε, τόσο επειδή δίνει στους υπαλλήλους χαμηλότερου επιπέδου εμπιστοσύνη στην ικανότητά του όσο και επειδή μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση της ροής εργασίας.
Μία από τις κύριες ευθύνες που συχνά ανατίθενται στους διευθυντές γραφείων είναι η πρόσληψη νέων υπαλλήλων και ο τερματισμός των παλαιών. Ο διευθυντής μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για να βεβαιωθεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι είναι ενημερωμένοι για τις πολιτικές της εταιρείας και ότι υπογράφουν όλα τα απαραίτητα νομικά έγγραφα που σχετίζονται με την απασχόληση. Η διασφάλιση ότι το γραφείο λειτουργεί με πλήρη συμμόρφωση με τους νόμους που ρυθμίζουν τους υπαλλήλους είναι ένα από τα σημαντικότερα καθήκοντα του διευθυντή του γραφείου.
Οι μικρότερες εταιρείες συχνά έχουν ανάγκη για διοίκηση στο γραφείο χωρίς τους πόρους για να προσλάβουν ένα άτομο μόνο για να υπηρετήσει ως διευθυντής γραφείου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο ιδιοκτήτης μπορεί να αναλάβει τη λειτουργία ενός διευθυντή ή ένας υπάλληλος υψηλού επιπέδου μπορεί να εργάζεται και να επιβλέπει άλλους. Δεν απαιτεί κάθε γραφείο αυτού του είδους τη διαχείριση, οπότε υπάρχουν γραφεία που λειτουργούν χωρίς την επίβλεψη ενός διευθυντή. Κατά την υποβολή αίτησης για θέσεις διευθυντή γραφείου, οι ακριβείς απαιτήσεις της θέσης αναφέρονται συνήθως στην περιγραφή της εργασίας. Είναι σημαντικό να εξετάσουμε αυτές τις ακριβείς απαιτήσεις, επειδή κάθε γραφείο θέλει κάτι ελαφρώς διαφορετικό από έναν διευθυντή ανάλογα με το τι έχει πετύχει στο παρελθόν.