Καθώς το Διαδίκτυο είναι πλέον παρόν σχεδόν σε κάθε νοικοκυριό, οι γραπτές επιστολές έχουν γίνει παρελθόν. Γιατί να ξοδέψετε χρόνο και χρήματα για να γράψετε κάτι σε χαρτί, όταν μπορείτε να στείλετε ένα γρήγορο email και να επικοινωνήσετε με κάποιον σε λίγα δευτερόλεπτα; Η απάντηση είναι ότι, παρά τη δημοτικότητα του email, μερικές φορές μια γραπτή επιστολή μπορεί να είναι πολύ πιο ισχυρή. Τα email χάνονται και μερικές φορές αγνοούνται, αλλά κυρίως, θεωρούνται πιο άτυπα και λιγότερο ισχυρά από τις γραπτές επιστολές. Πότε λοιπόν μια γραπτή επιστολή είναι καλή ιδέα; Εδώ είναι μερικά παραδείγματα.
Εάν γράφετε σε εκλεγμένους αξιωματούχους, όπως μέλη του Κογκρέσου, μια γραπτή επιστολή μάλλον θα σας δώσει απάντηση. Μια καλά δομημένη επιστολή στέλνει το μήνυμα ότι αφιερώσατε χρόνο για να σκεφτείτε το παράπονο ή το αίτημά σας και θα είναι ένα πιο συναρπαστικό επιχείρημα από ό,τι θα μπορούσε ποτέ να είναι ένα email.
Εάν χρειαστεί να στείλετε μια συγγνώμη ή ένα ευχαριστήριο σημείωμα, μια γραπτή επιστολή θα μεταφέρει το μήνυμά σας πιο έντονα από ό,τι μερικές γραμμές με email. Μια γραπτή επιστολή δείχνει στον παραλήπτη ότι νοιάζεστε αρκετά για να αντιμετωπίσετε τον κόπο να γράψετε κάτι, να αγοράσετε ένα γραμματόσημο και να βρείτε ένα γραμματοκιβώτιο. Άλλοι τύποι μηνυμάτων, όπως προσκλήσεις γάμου και χριστουγεννιάτικα ενημερωτικά δελτία ή κάρτες, διατηρούν την παράδοση της γραπτής επιστολής.
Εάν γράφετε μια συστατική επιστολή για κάποιον, είτε είναι πρώην υπάλληλος είτε φοιτητής, μια γραπτή επιστολή είναι η προτιμώμενη μορφή. Αυτό συμβαίνει επειδή μια γραπτή επιστολή φαίνεται πιο μόνιμη, ενώ ένα email ή ένα φαξ θα φαίνεται ξεπερασμένο λίγες εβδομάδες μετά την πρώτη αποστολή του.
Ο γενικός κανόνας είναι ότι οι επίσημες καταστάσεις αντιμετωπίζονται καλύτερα μέσω γραπτών επιστολών παρά μέσω email. Ακόμη και μέσω email έχει γίνει η πιο δημοφιλής μορφή επικοινωνίας στις μέρες μας, εξακολουθεί να θεωρείται άτυπη από τους περισσότερους ανθρώπους και δεν έχει το ίδιο βάρος με τις γραπτές επιστολές.
Τέλος, να θυμάστε ότι οι γραπτές επιστολές μπορούν να μεταφέρουν τα συναισθήματα του συγγραφέα πολύ καλύτερα από ένα email. Εάν στέλνετε ένα μήνυμα σε έναν συγγενή ή γράφετε σε έναν φίλο που χάσατε εδώ και καιρό, επιλέξτε χαρτί. Η δύναμη των γραπτών επιστολών που φτάνουν στο σπίτι σας δεν μπορεί να συγκριθεί με το απλό κλικ ενός email που φτάνει στο γραμματοκιβώτιό σας.