Ο ρόλος της ρητορικής στη γραφή είναι να πείσει, να εμπνεύσει ή να εντυπωσιάσει τον αναγνώστη. Οι συγγραφείς συνήθως κερδίζουν εμπιστοσύνη με την εδραίωση της αξιοπιστίας με τους αναγνώστες μέσω της μετάδοσης της κατανόησης των διαδεδομένων αναγκών και ζητημάτων. Οι συνήθεις ρητορικές συσκευές που χρησιμοποιούνται στη γραφή περιλαμβάνουν την αφήγηση, τις μεταφορές, τη σάτιρα και το χιούμορ. Η διεξαγωγή εκτεταμένης έρευνας αποτελεί προϋπόθεση για την απόκτηση εμπειρογνωμοσύνης και την απόκτηση αξιοπιστίας σε ορισμένα είδη γραπτής επικοινωνίας. Η οργάνωση και η δομή ενός γραπτού κομματιού είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος της προσοχής των αναγνωστών.
Η αποτελεσματική χρήση της ρητορικής στη γραφή συχνά απαιτεί πρώτα να κερδηθεί η εμπιστοσύνη των αναγνωστών. Εάν ο στόχος της γραπτής επικοινωνίας είναι η πώληση ενός αντικειμένου, για παράδειγμα, ο συγγραφέας μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν ειλικρινή τόνο που επικοινωνεί μια κατανόηση των αναγκών των πελατών. Κατά την εκστρατεία για πολιτικά αξιώματα, οι υποψήφιοι συνήθως γράφουν σε γλώσσα που μεταδίδει τη γνώση των διαδεδομένων ζητημάτων. Η γραπτή έκκληση ενός μέλους της κοινότητας σε έναν αξιωματούχο της τοπικής κυβέρνησης μπορεί να έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο εάν μεταφέρει προτάσεις που θα ωφελήσουν δυνητικά όλους τους κατοίκους της πόλης.
Η ρητορική στη γραφή βασίζεται συνήθως σε πολλές γλωσσικές συσκευές. Η αφήγηση, το χιούμορ, οι μεταφορές, η παρομοίωση και η ειρωνεία είναι κοινά ρητορικά εργαλεία. Ένας συγγραφέας μάρκετινγκ μπορεί να πει μια ιστορία που απεικονίζει τον λόγο για τον οποίο ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία είναι χρήσιμο. Κατά τη σύνταξη ενός δελτίου τύπου, ένας συγγραφέας επιχειρήσεων μπορεί να χρησιμοποιήσει αποσπάσματα από ηγέτες επιχειρήσεων για να εντυπώσει στους αναγνώστες τη δέσμευση των ηγετών να ικανοποιήσουν τις ανάγκες των πελατών τους. Οι συγγραφείς σχολίων συχνά χρησιμοποιούν ειρωνεία ή χιούμορ για να δείξουν γιατί μια συγκεκριμένη πολιτική ή πολιτικός υποψήφιος είναι αναποτελεσματικός.
Η πειστική επίδραση της ρητορικής στη γραφή εξαρτάται γενικά από την ισχύ των επιχειρημάτων. Η εγκυρότητα μιας άποψης συχνά βασίζεται στο πόσο καλά αντιμετωπίζει τα γεγονότα και τις αποχρώσεις συγκεκριμένων ζητημάτων. Μερικοί συγγραφείς συμμετέχουν σε εκτενή έρευνα για να κατανοήσουν πολλαπλές προοπτικές και αντεπιχειρήματα. Οι στατιστικές και τα ποσοτικά δεδομένα χρησιμοποιούνται συχνά από τους συγγραφείς για να υποστηρίξουν επιχειρήματα και να μεταδώσουν την κατανόηση περίπλοκων ζητημάτων. Με ενδελεχή τεκμηρίωση και γεγονότα, η πιθανότητα είναι συνήθως μεγαλύτερη οι αναγνώστες να πειστούν να αναλάβουν δράση ή να αλλάξουν τις απόψεις τους.
Η αποτελεσματική ρητορική στη γραφή απαιτεί επίσης κατάλληλη δομή και οργάνωση. Η θέσπιση ενός επιχειρήματος στην αρχή της γραπτής εργασίας για την αποσαφήνιση του σκοπού του λόγου είναι μια κοινή προσέγγιση. Η ανάλυση ενός περίπλοκου θέματος γραπτώς, επισημαίνοντας τις πιο σημαντικές πτυχές του είναι απαραίτητη για να οδηγήσουν τους αναγνώστες μέσω ενός επιχειρήματος ή μιας σκέψης. Η παροχή έγκυρων υποστηρικτικών επιχειρημάτων για την κύρια έκκληση ή τη διατριβή είναι επίσης σημαντική για να πειστούν ή να εμπνεύσουν τους αναγνώστες.