Υπάρχουν διάφοροι τρόποι πρόσβασης στις αναφορές τροχαίων ατυχημάτων και η εφαρμοστέα μέθοδος θα διαφέρει ανά πολιτεία ή περιοχή. Σε πολλές περιοχές, ο αστυνομικός θα παράσχει μια αναφορά τροχαίου ατυχήματος στον τόπο του ατυχήματος, ενώ άλλες καταστάσεις θα έχουν ως αποτέλεσμα ο αστυνομικός να εκδώσει έναν αριθμό υπόθεσης στα εμπλεκόμενα μέρη όταν απαιτείται πρόσθετη έρευνα. Ένα αντίγραφο της αναφοράς περιστατικού είναι συνήθως διαθέσιμο στο αστυνομικό τμήμα εντός δύο ημερών από το ατύχημα και σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτείται υπογραφή για τη λήψη της αναφοράς. Οι περιπτώσεις που αφορούν τραυματισμό δυσκολεύουν μερικές φορές τη λήψη αναφορών τροχαίου ατυχήματος και σε αυτές τις περιπτώσεις, η ασφαλιστική εταιρεία, ένας δικηγόρος ή ακόμα και ένας συγγενής μπορεί να ανακτήσει την αναφορά αντί οποιουδήποτε από τα εμπλεκόμενα μέρη. Ορισμένα τμήματα διαθέτουν ακόμη και αναφορές τροχαίων ατυχημάτων στο διαδίκτυο με χρέωση.
Όταν επισκέπτεται το αστυνομικό τμήμα για να λάβει αναφορές τροχαίου ατυχήματος, ο υπάλληλος θα απαιτήσει αρκετές πληροφορίες. Ο αριθμός υπόθεσης είναι ο κύριος τρόπος πρόσβασης στην αναφορά, αλλά ο αξιωματικός μπορεί επίσης να ζητήσει την ημερομηνία και την ώρα του ατυχήματος, το όνομα των εμπλεκόμενων μερών και την κατά προσέγγιση τοποθεσία στην οποία συνέβη το ατύχημα. Οι περισσότεροι δήμοι επιτρέπουν στους αξιωματικούς τουλάχιστον 48 ώρες για να προετοιμάσουν την αναφορά περιστατικού, αλλά εάν υπάρχουν αμφισβητούμενες συνθήκες που σχετίζονται με το ατύχημα, μπορεί να χρειαστεί πολύ περισσότερος χρόνος για την επεξεργασία. Για παράδειγμα, εάν υπήρξαν πολλαπλοί τραυματισμοί ή αντικρουόμενες πληροφορίες σχετικά με το πώς συνέβη πραγματικά το ατύχημα, μπορεί να χρειαστούν αρκετές εβδομάδες οι ντετέκτιβ για να λάβουν μια τελική απόφαση ως προς το ποιος έφταιξε.
Πολλά τμήματα θα προτιμούσαν οι πολίτες να καλέσουν εκ των προτέρων για να επαληθεύσουν ότι η αναφορά τροχαίου ατυχήματος έχει ολοκληρωθεί και σε ορισμένες περιπτώσεις, η δήλωση μπορεί να είναι διαθέσιμη μόνο στα πραγματικά εμπλεκόμενα μέρη. Άλλες φορές, ορισμένες από τις πληροφορίες μπορεί να επισημανθούν εάν ο ντετέκτιβ πιστεύει ότι η τήρησή τους εμπιστευτική θα ήταν επωφελής για την υπόθεση, και η ίδια διαδικασία συμβαίνει όταν αμφισβητούνται το απόρρητο ή τα πολιτικά δικαιώματα. Εάν, για παράδειγμα, ένας ανήλικος εμπλέκεται σε ατύχημα, τα προσωπικά του στοιχεία αποκρύπτονται από το κοινό. Για να ληφθούν οι πλήρεις πληροφορίες σχετικά με μια αναφορά τροχαίου ατυχήματος σε αυτές τις περιπτώσεις, συχνά απαιτείται δικαστική απόφαση υπογεγραμμένη από δικαστή.
Εάν οι καταναλωτές δυσκολεύονται να λάβουν αναφορές τροχαίου ατυχήματος από τις νομικές αρχές, ενδέχεται να απαιτηθεί η παρέμβαση της ασφαλιστικής εταιρείας ή ενός νόμιμου εκπροσώπου. Ένας αξιωματικός μπορεί να μην έχει την ελευθερία να πει, για παράδειγμα, ότι ένα από τα μέρη που εμπλέκονται στο ατύχημα είναι ύποπτο για ποινική παράβαση κατά τη διάρκεια του ατυχήματος, αλλά ένας δικηγόρος θα έχει πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Εάν αγνοηθούν επαναλαμβανόμενα αιτήματα για αναφορές τροχαίου ατυχήματος, ο δικηγόρος θα επικοινωνήσει κανονικά με τη μονάδα εσωτερικών υποθέσεων αυτού του τμήματος για να ζητήσει έρευνα.