Η αρίθμηση Bates είναι μια πρακτική κατά την οποία τα έγγραφα σφραγίζονται με ταυτοποιητικές σειρές χαρακτήρων με διαδοχικό τρόπο για να βοηθήσουν στην παρακολούθηση τους. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο αριθμοί ή μπορεί να εφαρμοστεί αλφαριθμητικό σύστημα αρίθμησης Bates. Δεν υπάρχει καθορισμένη μέθοδος για τη χρήση αυτής της πρακτικής και οι άνθρωποι μπορούν να αναπτύξουν τους δικούς τους κωδικούς και συμβολοσειρές για εσωτερική χρήση. Η διαχείριση των συλλογών εγγράφων με αρίθμηση Bates είναι ευκολότερη, καθώς οι άνθρωποι μπορούν εύκολα να αναγνωρίσουν έγγραφα εκτός σειράς και άλλα ζητήματα.
Αυτός ο όρος προέρχεται από μια κατοχυρωμένη με δίπλωμα ευρεσιτεχνίας συσκευή, την αυτόματη μηχανή αρίθμησης Bates, που κάποτε χρησιμοποιήθηκε ευρέως για την ομώνυμη διαδικασία. Αυτό το μηχάνημα ήταν μια σφραγίδα με ένα σύνολο κυλίνδρων που προχωρούσαν αυτόματα μετά από κάθε αποτύπωση, επιτρέποντας στους ανθρώπους να σφραγίζουν έγγραφα κατά την επεξεργασία με διαδοχικούς αριθμητικούς κωδικούς. Οι άνθρωποι συνεχίζουν να χρησιμοποιούν σφραγίδες για την αρίθμηση των χεριών Bates και πολλά προγράμματα υπολογιστών προσφέρουν επίσης αυτή τη λειτουργία, δημιουργώντας μια μόνιμη εγγραφή κοντά στην κορυφή ή στο κάτω μέρος κάθε εγγράφου, είτε δημιουργείται στο πρόγραμμα είτε σαρώνεται από άλλη πηγή.
Οι γιατροί και οι επαγγελματίες νομικοί είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσουν αυτήν την τεχνική. Συχνά έχουν μεγάλες συλλογές εγγράφων που αφορούν μια μεμονωμένη υπόθεση και χρειάζονται έναν τρόπο να τις παρακολουθούν. Σε περίπτωση απώλειας ή απόκρυψης εγγράφων, θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο ιατρικές ή νομικές υποθέσεις. Με την αρίθμηση Bates, είναι εύκολο να καταλάβετε πότε υπάρχει πρόβλημα με μια συλλογή εγγράφων. Επιπλέον, οι αριθμοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία ευρετηρίου που θα διευκολύνει την αναζήτηση στα έγγραφα, καθώς μπορεί να δημιουργηθεί μια λίστα με αριθμητικές αναφορές.
Ορισμένα γραφεία έχουν εσωτερικούς κωδικούς που χρησιμοποιούν ως βάση για την αρίθμησή τους Bates για να διευκολύνουν την παρακολούθηση υποθέσεων. Ενδέχεται να χρησιμοποιούν ένα σύστημα με παύλα, όπου κάθε έγγραφο ξεκινά με μια σειρά αριθμών και γραμμάτων για την αναγνώριση της υπόθεσης, ακολουθούμενη από έναν μεμονωμένο αριθμό Bates. Μια δικηγορική εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν κωδικό όπως το 201112 για να υποδείξει ότι μια υπόθεση είναι η 12η αποδεκτή από την εταιρεία το 2011, ακολουθούμενο από έναν αριθμό Bates για τον προσδιορισμό ενός συγκεκριμένου εγγράφου, όπως το 201112-1234, ο οποίος θα ακολουθούσε διαδοχικά έως το 201112- 1235. Και οι δύο αυτοί αριθμοί θα μπορούσαν επίσης να παρατίθενται σε ένα ευρετήριο με πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενο των μεμονωμένων εγγράφων.
Άτομα εκτός από γιατρούς και δικηγόρους μπορούν να χρησιμοποιήσουν την αρίθμηση Bates και μπορεί να τη βρουν χρήσιμη για την οργάνωση συλλογών εγγράφων και αρχείων. Απαιτείται ένα συνεπές σύστημα κωδικοποίησης και οι άνθρωποι μπορούν να χρησιμοποιήσουν οτιδήποτε, από κατασκευαστές ετικετών μέχρι γραμματόσημα και έγγραφα αριθμών.