Οι διαφορετικοί τύποι λογισμικού τηλεφωνητή καθορίζονται κυρίως από τις δυνατότητες που προσφέρουν. Αυτά περιλαμβάνουν τη διάρκεια του μηνύματος που μπορεί να εγγράψει το λογισμικό και την ποιότητα ήχου που μερικές φορές είναι σημαντικά καλύτερη από ό,τι είναι δυνατό με έναν τυπικό αυτόματο τηλεφωνητή. Ορισμένο λογισμικό είναι επίσης σε θέση να ταξινομήσει τα εισερχόμενα μηνύματα σε διάφορους φακέλους για ιεράρχηση. Άλλο λογισμικό περιλαμβάνει δυνατότητα φαξ.
Η βασική προϋπόθεση της χρήσης λογισμικού αντί για φυσική μηχανή για την απάντηση τηλεφωνικών κλήσεων και την εγγραφή μηνυμάτων προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα. Το λογισμικό του τηλεφωνητή είναι σε θέση να χειριστεί τα εισερχόμενα δεδομένα με τρόπους που ένα αποκλειστικό μηχάνημα δεν μπορεί. Η διεπαφή της χρήσης πραγματικού λογισμικού αντί ενός μηχανήματος με λίγα μόνο κουμπιά δίνει επίσης το πλεονέκτημα της δυνατότητας αλληλεπίδρασης με πιο περίπλοκο τρόπο. Με την ανάπτυξη κλήσεων φωνής μέσω πρωτοκόλλου Διαδικτύου (VoIP), ένας τηλεφωνητής που βασίζεται σε λογισμικό γίνεται ακόμα πιο ελκυστική επιλογή.
Ένα από τα πιο αποτελεσματικά χαρακτηριστικά όλων των λογισμικών του τηλεφωνητή είναι η δυνατότητα εγγραφής τόσων δεδομένων ήχου όσα μπορεί να χωρέσει μια συσκευή αποθήκευσης. Η ποιότητα του ήχου μπορεί να είναι ακόμη καλύτερη, επειδή τα ψηφιακά δεδομένα δεν υποβαθμίζονται με την πάροδο του χρόνου, όπως θα μπορούσε μια κασέτα. Η ψηφιακή εγγραφή ενός μηνύματος σημαίνει επίσης ότι η αναπαραγωγή μπορεί να ελεγχθεί, επιτρέποντας στον ακροατή να παρακάμψει ένα μήνυμα ή να το αρχειοθετήσει για μελλοντική ακρόαση.
Ένα άλλο χαρακτηριστικό ορισμένων τύπων λογισμικού τηλεφωνητή είναι η δυνατότητα ταξινόμησης των εισερχόμενων μηνυμάτων σε ειδικούς φακέλους. Αυτό επιτρέπει την τοποθέτηση μηνυμάτων από άγνωστους καλούντες σε έναν φάκελο, ενώ οι κλήσεις από γνωστούς φίλους μπορούν να τοποθετηθούν σε έναν άλλο, επιτρέποντας στον χρήστη να δώσει προτεραιότητα σε αυτό που πρέπει πρώτα να ακούσει. Κάποιο λογισμικό επιτρέπει ακόμη και τη λήψη και ταξινόμηση μηνυμάτων κειμένου και εικονομηνυμάτων.
Ανάλογα με τον τύπο της σύνδεσης στο Διαδίκτυο, ορισμένοι τύποι λογισμικού τηλεφωνητή μπορούν να διαμορφωθούν ώστε να στέλνουν ειδοποιήσεις σε άλλες συσκευές ή λογαριασμούς email. Το λογισμικό μπορεί να λάβει ένα μήνυμα και στη συνέχεια να στείλει μια ειδοποίηση μέσω email σε μια διεύθυνση email εργασίας με τα στοιχεία του ποιος κάλεσε και τη διάρκεια του μηνύματος. Μπορεί ακόμη και να περιλαμβάνει τη δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων κειμένου μέσω μιας διεπαφής που βασίζεται στο web.
Υπάρχουν συγκεκριμένοι τύποι λογισμικού τηλεφωνητή που προσπαθούν να είναι κάτι περισσότερο από λογισμικό εγγραφής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα που διαθέτει επίσης φωνητική αναγνώριση, επιτρέποντας την πλοήγηση στα χειριστήρια αποκλειστικά μέσω φωνητικών εντολών. Ορισμένα προγράμματα ενσωματώνουν επίσης μια δυνατότητα κλήσης τηλεφώνου, έτσι ώστε, μόλις ακούγεται ένα μήνυμα, ο αριθμός τηλεφώνου να μπορεί να καλείται πίσω κατόπιν αιτήματος για να ξεκινήσει μια κλήση.
Υπάρχουν επίσης τύποι λογισμικού τηλεφωνητή που ενσωματώνουν άλλες επιλογές, όπως τη δυνατότητα λήψης μετάδοσης φαξ. Ο ίδιος τύπος λογισμικού μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη δυνατότητα αποστολής φαξ. Ενσωματώνοντας τις δυνατότητες ενός τηλεφωνητή, την πρόσβαση σε μια ζωντανή τηλεφωνική γραμμή και τη δύναμη του πλήρως προσαρμόσιμου λογισμικού υπολογιστή, υπάρχει ένας απεριόριστος συνδυασμός λειτουργιών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από το λογισμικό του τηλεφωνητή.