Σε κάθε επιχείρηση υπάρχει ένας εξοπλισμός που είναι σε συνεχή καθημερινή χρήση: το φωτοτυπικό μηχάνημα. Το φωτοτυπικό είναι ένα από τα βοηθητικά εργαλεία γραφείου με τις μεγαλύτερες πωλήσεις και μέχρι τη μέρα που θα έχουμε το γραφείο χωρίς χαρτί, θα συνεχίσει να είναι έτσι. Ένα καλό φωτοτυπικό μηχάνημα μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας με πολλούς τρόπους. Υπάρχουν πολλά σημεία ελέγχου που πρέπει να προσέξετε όταν εξετάζετε ποιο φωτοτυπικό θα ανταποκρίνεται καλύτερα στις απαιτήσεις σας.
Το είδος του φωτοτυπικού που θα χρειαστείτε εξαρτάται από τον όγκο και τον τύπο της αντιγραφής που κάνετε κάθε μέρα. Ίσως χρειαστεί να αντιγράψετε μόνο έναν μικρό αριθμό εγγράφων, όπως να αποσταλούν λογαριασμοί ή λογαριασμοί ή μπορεί να χρειαστεί να αντιγράψετε μεγαλύτερους όγκους εκτύπωσης, όπως στιγμιότυπα αλληλογραφίας. Τα φωτοτυπικά διατίθενται σε διάφορα μεγέθη και οι ταχύτητες αντιγραφής ποικίλλουν, αλλά τα περισσότερα φωτοαντιγραφικά έχουν ορισμένες βασικές λειτουργίες που είναι καθολικές.
Τα φωτοτυπικά μηχανήματα χρησιμοποιούν ελαφρύ φακό για να αντιγράφουν έγγραφα. η αρχική τεχνολογία είναι αναλογική, αν και τα ψηφιακά φωτοαντιγραφικά γίνονται δημοφιλή. Τα ψηφιακά φωτοαντιγραφικά επιτρέπουν στο χρήστη να εκτυπώνει έγχρωμα αντίγραφα μετατρέποντας τα οπτικά δεδομένα στο πρωτότυπο έγγραφο σε κώδικα υπολογιστή. Ο κωδικός υπολογιστή στη συνέχεια προγραμματίζει τον εκτυπωτή λέιζερ που δημιουργεί το τελικό αντίγραφο.
Η ευκρίνεια του αντιγράφου εξαρτάται από την ανάλυση του φωτοτυπικού. Η ανάλυση του φωτοτυπικού μηχανήματος καθορίζει την ποιότητα και την ευκρίνεια μιας εικόνας. Αυτό μετριέται σε κουκκίδες ανά ίντσα (DPI). Τα φωτοτυπικά με 500 DPI έχουν 500 x 500 κουκκίδες ανά τετραγωνική ίντσα. Πολλά φωτοαντιγραφικά μπορούν να προσφέρουν εξαιρετικά υψηλή ανάλυση, αλλά αυτά είναι χρήσιμα μόνο για άτομα όπως σχεδιαστές, που χρειάζονται πολύ λεπτομερείς εκτυπώσεις.
Ο αριθμός των αντιγράφων που δημιουργείτε κάθε μέρα θα πρέπει να καθορίζει το μέγεθος του φωτοτυπικού που σκέφτεστε. Εάν το φωτοτυπικό σας είναι σε συνεχή χρήση κάθε μέρα, τότε θα πρέπει να σκεφτείτε ένα φωτοαντιγραφικό με δίσκο μεγάλης χωρητικότητας. Αυτοί οι μεγαλύτεροι δίσκοι μπορούν να χωρέσουν περισσότερα από 1,000 φύλλα και είναι χρήσιμοι για την αποφυγή συνεχούς επαναπλήρωσης του φωτοαντιγραφικού. Τα περισσότερα φωτοαντιγραφικά μηχανήματα χωρούν έως και 1,000 φύλλα, τα οποία είναι επαρκή για τον μέτριο χρήστη.
Εάν η επιχείρησή σας δημιουργεί έγγραφα που πρέπει να δεσμευτούν, θα πρέπει να προσέξετε τη δυνατότητα μετατόπισης εικόνας. Αυτό επιτρέπει στο χρήστη να προσαρμόσει την εικόνα για δέσιμο. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι ορισμένα μηχανήματα έχουν δυνατότητες συρραφής και ταξινόμησης που μπορείτε να προσαρμόσετε ώστε να λειτουργούν αυτόματα.
Ένα άλλο σημείο που πρέπει να προσέξετε είναι η λειτουργία σελίδων ανά λεπτό. Αυτό καθορίζει πόσες σελίδες εκτυπώνει το φωτοαντιγραφικό σας ανά λεπτό. Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των σελίδων, τόσο πιο γρήγορη θα είναι η ταχύτητα αντιγραφής σας. Εάν χρειάζεστε μεγέθυνση ή σμίκρυνση εγγράφων, προσέξτε τις λειτουργίες μεγέθυνσης/σμίκρυνσης και ζουμ.
Ο αριθμός των χαρακτηριστικών που μπορεί να έχει ένα φωτοτυπικό μηχάνημα ποικίλλει σημαντικά. Τα σύγχρονα πολυλειτουργικά φωτοτυπικά μηχανήματα μπορούν επίσης να λειτουργήσουν ως μηχανές φαξ, ψηφιακές συσκευές αποθήκευσης και σαρωτές υπολογιστών, με πληροφορίες αποθηκευμένες σε σκληρό δίσκο. Το φωτοτυπικό μηχάνημα μπορεί να συνδεθεί με το δίκτυο υπολογιστών του γραφείου σας, ώστε να μπορείτε να εκτυπώνετε απευθείας από τον υπολογιστή σας χωρίς να αφήνετε τη θέση σας. Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι το μέγεθος. Εάν έχετε ένα μικρό γραφείο, μην πάτε για ένα φωτοτυπικό μηχάνημα βιομηχανικού μεγέθους, εκτός αν θέλετε να λειτουργεί και ως γραφείο γραφείου σας.