Τα επαγγελματικά τηλεφωνικά συστήματα επιτρέπουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και στους υπαλλήλους τους να έχουν τη δυνατότητα να επικοινωνούν εντός του οργανισμού και να χειρίζονται κλήσεις που γίνονται προς την επιχείρηση. Διατίθενται πολλά διαφορετικά τηλεφωνικά συστήματα για επιχειρήσεις. Οι κύριοι τύποι είναι η ιδιωτική ανταλλαγή υποκαταστημάτων (PBX), η μονάδα κλειδιού συστήματος (KSU), η μονάδα συστήματος χωρίς κλειδί (KSU-less), το πρωτόκολλο φωνής μέσω Internet (VoIP) και τα κινητά τηλέφωνα.
Τα συστήματα PBX χρησιμοποιούνται συνήθως από μεγάλους οργανισμούς, συνήθως με 40 ή περισσότερους υπαλλήλους. Τα συστήματα είναι δημοφιλή σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις, επειδή τα συστήματα μπορούν να επεκταθούν για να επιτρέψουν τη μελλοντική ανάπτυξη των επιχειρήσεων και γενικά να προσφέρουν τις περισσότερες δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στα τηλεφωνικά συστήματα επιχειρήσεων. Μερικά από τα κοινά χαρακτηριστικά με τα περισσότερα συστήματα PBX είναι η ύπαρξη ενός αριθμού τηλεφώνου που καλούν οι εξωτερικοί χρήστες για να φτάσουν σε διάφορες επεκτάσεις σε όλη την εταιρεία, αυτόματη διανομή κλήσεων, αυτόματη απάντηση κλήσεων και προσαρμοσμένοι επαγγελματικοί χαιρετισμοί.
Ένα βασικό χαρακτηριστικό του τηλεφωνικού συστήματος KSU είναι ότι οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν και να κατευθύνουν χειροκίνητα τις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις. Τα συστήματα KSU είναι συνήθως λιγότερο ακριβά από τα συστήματα PBX και μπορούν να χειριστούν λιγότερες συνδέσεις, γεγονός που τα καθιστά πιο δημοφιλή επιλογή για μεσαίες επιχειρήσεις. Είναι σχεδιασμένα για εταιρείες με 10 έως 40 υπαλλήλους. Τα συστήματα KSU μπορούν να επιτρέψουν την κλήση μεταξύ γραφείων, να εμποδίσουν τους χρήστες να πάρουν γραμμές που χρησιμοποιούνται ήδη και να προσφέρουν άλλες τυπικές τηλεφωνικές λειτουργίες.
Τα συστήματα χωρίς KSU είναι συνήθως σχεδιασμένα για εταιρείες με δέκα ή λιγότερους υπαλλήλους. Κάθε μεμονωμένο τηλεφωνικό σετ φιλοξενεί τα χαρακτηριστικά ενός συστήματος χωρίς KSU, σε αντίθεση με την ύπαρξη μιας κεντρικής μονάδας που ελέγχει όλες τις λειτουργίες. Προσφέροντας μια μικρότερη αρχική επένδυση, αυτά τα τηλεφωνικά συστήματα προσφέρουν συνήθως βασικές δυνατότητες τηλεφώνου που θα χρειαζόταν μια μικρή επιχείρηση. Τα συστήματα γενικά δεν προσφέρουν πολλές προηγμένες δυνατότητες που βρίσκονται σε άλλα τηλεφωνικά συστήματα επιχειρήσεων.
Τα ίδια οφέλη ενός παραδοσιακού συστήματος PBX χωρίς το κόστος υλικού και λογισμικού που σχετίζονται με τα παραδοσιακά συστήματα PBX μπορούν να επιτευχθούν με τη χρήση ενός συστήματος VoIP. Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι τα συστήματα VoIP είναι ανώτερα από τα παραδοσιακά τηλεφωνικά συστήματα επιχειρήσεων σε ποιότητα. Τα συστήματα επιτρέπουν σε πολύ περισσότερους χρήστες να επωφεληθούν από τα χαρακτηριστικά ενός παραδοσιακού συστήματος PBX χωρίς κόστος.
Τα κινητά τηλέφωνα επιτρέπουν στους χρήστες να χρησιμοποιούν ασύρματη επικοινωνία ενώ βρίσκονται σε πολλές διαφορετικές τοποθεσίες. Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνολογία επειδή τους επιτρέπει να ασκούν επιχειρηματικές δραστηριότητες ενώ ταξιδεύουν, στο σπίτι ή εκτός γραφείου. Πολλά μοντέλα κινητών τηλεφώνων έχουν τη δυνατότητα σύνδεσης στο Διαδίκτυο. Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στο χρήστη να ελέγχει τα αποθέματα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τον καιρό, τα προγράμματα πτήσεων και πολλές άλλες λειτουργίες που μπορεί να βρει χρήσιμο ένας επιχειρηματίας.