Un manager de beneficii pentru angajați este responsabil pentru gestionarea administrării generale a planului de beneficii pentru angajați al unei organizații. Managerii de beneficii pentru angajați își aprovizionează cele mai bune planuri de la furnizorii de asigurări la cele mai competitive tarife, comunică beneficiile și costurile respective angajaților și supraveghează transmiterea formularelor de reclamație a angajaților către furnizorul de asigurări. În organizațiile care nu au un manager de beneficii pentru angajați, aceste responsabilități sunt de obicei gestionate de resursele umane sau de administrația biroului.
Primul pas pe care îl fac managerii privind beneficiile angajaților în stabilirea planului de sănătate al companiei implică aprovizionarea unui plan care să se potrivească majorității angajaților la cele mai bune tarife. Aceasta presupune contactarea diferitelor companii de asigurări pentru a afla ce pachete oferă și la ce tarife. Pentru majoritatea organizațiilor, asigurătorul ideal oferă pachete flexibile care să se potrivească cu o gamă cât mai largă de angajați și la cel mai mic cost. Odată ce a fost ales un furnizor de asigurări, managerul de beneficii pentru angajați va stabili o relație cu o persoană de contact angajată de asigurător, cum ar fi un reprezentant al planului sau un agent de vânzări corporativ.
Un manager de beneficii pentru angajați este responsabil pentru comunicarea clară a detaliilor planului de beneficii pentru angajați tuturor angajaților eligibili. Aceste detalii includ: ceea ce acoperă planul, costul și opțiunile de plată. Cu multe planuri de beneficii pentru angajați, costul acoperirii este dedus direct din cecurile de plată ale angajaților. Managerul de beneficii pentru angajați face legătura, de asemenea, între angajați și asigurător pentru a răspunde la orice întrebări pe care le pot avea angajații, cum ar fi dacă pot renunța la plan dacă sunt deja acoperiți de planul unui soț.
Managerul de beneficii pentru angajați le oferă angajaților materiale precum un manual de beneficii care prezintă beneficiile acestora, precum și un card de beneficii pe care îl pot prezenta medicilor din domeniul sănătății la momentul achiziției, dacă planul lor se desfășoară prin coplăți și nu prin rambursare. Planurile de beneficii pentru angajați care funcționează prin rambursare înseamnă de obicei că managerul de beneficii pentru angajați trebuie să supravegheze o mare cantitate de documente înainte și înapoi de la angajat la asigurător. Managerul de beneficii ale angajaților examinează de obicei cererile înainte de a fi trimise pentru a se asigura că chitanțele originale sunt atașate și toate informațiile necesare sunt furnizate pe formulare, inclusiv numărul de identificare a planului de sănătate al angajatului, numărul de securitate socială și semnătura.