Rolul unui recepționer poate juca un rol important în imaginea generală și atmosfera aproape oricărei afaceri. Ca prim punct de contact pentru clienți și clienți, recepționerul este adesea responsabil pentru prima impresie a oricărei persoane care intră pe ușă. Rolul unui recepționer poate include și diverse sarcini de secretariat care necesită bune abilități organizatorice, precum și cunoștințe de calculator și abilități puternice de comunicare.
În multe afaceri, biroul sau zona de recepție este amenajată astfel încât toți vizitatorii care sosesc să înceapă de la biroul recepționerului. Lucrul ca salut și contact inițial pentru clienți și clienți este o parte majoră a rolului recepționerului, deoarece el sau ea poate fi responsabil pentru crearea unei prime impresii pozitive. Abilitățile personale bune pot ajuta un recepționer să se prezinte ca fiind prietenos, primitor și competent. Întrucât unii vizitatori pot veni deja agitați sau supărați, formarea de gestionare a conflictelor poate fi, de asemenea, foarte utilă în rolul de recepționer.
Capacitatea de a stabili priorități și de a lucra într-un mod organizat este crucială pentru majoritatea joburilor de recepționer. Mulți recepționenți au sarcina de a păstra înregistrările companiei și sistemele de arhivare, de a menține programe zilnice pentru VIP-urile companiei și de a se asigura că lanțul de comandă adecvat este menținut. Un bun recepționer trebuie să fie capabil să evalueze rapid nevoile fiecărei persoane sau ale fiecărei probleme care vine la biroul său și să se asigure că problemele sunt gestionate în cel mai eficient mod. Un recepționer bine organizat ajută o afacere să circule fără probleme, asigurându-se că problemele potrivite sunt trimise departamentului potrivit.
Cunoștințele computerului joacă adesea un rol important în rolul unui recepționer. În multe locuri de muncă, un recepționer trebuie să fie capabil să ruleze programe informatice de ținere a evidenței, de facturare și de plată și de introducere a datelor specifice jobului. Mulți sunt, de asemenea, responsabili pentru citirea și sortarea e-mailurilor companiei, tastarea sau transcrierea scrisorilor și gestionarea sistemelor de înregistrare online. Un recepționer cu abilități puternice de calculator și o cunoaștere cuprinzătoare a tuturor programelor de calculator necesare poate ajuta la îmbunătățirea acurateței înregistrărilor companiei și a eficienței activităților de zi cu zi ale unei companii.
Deoarece recepționerul servește adesea ca un canal între toate ramurile unei afaceri, precum și publicul, rolul său necesită în mod natural abilități excelente de comunicare. Angajații companiei se pot trezi adesea la biroul recepționerului pentru informații despre o anumită problemă sau client, deoarece acesta are contact direct cu aproape toți clienții și personalul companiei. Deși este important ca un recepționer să servească drept o resursă exactă pentru informații, este de asemenea esențial pentru rolul unui recepționer ca el sau ea să înțeleagă politicile de confidențialitate și legile de divulgare. Recepționerii trebuie să fie capabili să fie discreți atunci când sunt întrebați despre probleme pe care nu le pot discuta, păstrând totuși un comportament prietenos.