Fiecare companie care preia comenzi de la clienți trebuie să aibă un sistem de urmărire a comenzilor de lucru. Implementarea acestui tip de sistem ajută la asigurarea faptului că lucrarea este finalizată și că nimic nu cade prin fisuri. Cele mai bune sfaturi pentru urmărirea comenzilor de lucru este să mapați întregul proces al comenzii de lucru de la început până la sfârșit, să puneți sisteme pentru a gestiona fiecare dintre pașii procesului și să atribuiți persoanelor responsabilitatea pentru fiecare pas al procesului de urmărire a comenzii de lucru. si sistem. În cele din urmă, afacerea trebuie să aleagă dacă un sistem manual de urmărire a comenzilor de lucru sau un program software este o opțiune mai bună.
Pentru a utiliza un sistem de urmărire a comenzilor de lucru, proprietarul afacerii și angajații trebuie să petreacă timp planificând fiecare pas al procesului. De exemplu, dacă o firmă de instalații de ferestre primește un apel telefonic de la un client pentru a programa o programare estimativă și apoi recepționerul îl atribuie unuia dintre reprezentanții din sistemul calendaristic, atunci aceștia sunt primii doi pași în sistemul de urmărire a comenzilor. Fiecare pas, oricât de mic, ar trebui să fie schițat ca parte a sistemului de urmărire a comenzii de lucru.
Odată ce fiecare dintre pași este cunoscut, se poate decide cum trebuie tratat fiecare pas. Unele companii aleg un sistem software care se leagă de site-ul său web, astfel încât clienții să își poată programa propriile întâlniri. Sistemul atribuie automat comanda de lucru reprezentantului. Când reprezentantul iese pentru a finaliza lucrarea, el sau ea folosește un dispozitiv portabil pentru a se conecta la progresul lucrării, iar serverul companiei este actualizat că lucrarea este finalizată și factura este generată și trimisă prin poștă clientului.
Indiferent dacă sistemul este automat sau manual, trebuie desemnați persoane care să fie responsabile pentru fiecare pas al procesului comenzii de lucru. Chiar și un sistem care este complet automatizat are probleme și se fac greșeli. Cineva ar trebui să fie desemnat să verifice periodic progresul sistemului – fie zilnic, săptămânal, o dată pe lună sau trimestrial.
Sistemele de comenzi de lucru ar trebui, de asemenea, să fie evaluate în mod continuu pentru modalități de a le modifica pentru a le face mai rapidă și mai eficientă. După o evaluare, se poate determina că un pas poate fi eliminat sau că un pas trebuie adăugat la sistemul de urmărire a comenzii de lucru pentru a-l îmbunătăți și a face ca acesta să fie cât mai bun.