Puteți înființa un birou pentru afacerea dvs. prin securizarea facilităților, angajarea personalului și pregătirea sistemelor de interfață cu publicul. Alternativ, puteți angaja o companie care oferă o soluție de birou prestabilită sau să externalizați o parte din componenta de personal către companii din întreaga lume. Designul și managementul birourilor sunt cheia succesului oricărei companii. Implementarea unei interfețe publice reflectă filozofia serviciului pentru clienți și, în cele din urmă, va determina loialitatea clienților. Provocarea managementului este de a reduce costurile, menținând în același timp clienții fericiți și construind un avantaj competitiv.
Front office-ul unei companii este format din toate departamentele care intră în contact direct cu publicul. Aceste departamente includ recepție, service și vânzări. În mod obișnuit, o nouă companie va avea nevoi modeste și poate avea nevoie doar de un loc pentru a se întâlni cu clienții sau clienții și o dotează corespunzător. Apoi angajează personal care să răspundă la telefoane, să ofere servicii pentru clienți și să facă vânzări. În cele din urmă, stabilește sisteme pentru ca procesul să funcționeze fără probleme.
În fazele inițiale ale dezvoltării afacerii, biroul din față poate împărtăși în mare parte din același spațiu și resurse ca și biroul din spate, prin necesitate. Back office-ul reprezintă toate părțile afacerii pe care publicul nu le vede niciodată. Întreprinderile de producție care trebuie să înființeze facilități pentru a produce un produs tind să fie mai preocupate la început de back office, în timp ce consultanțele și afacerile orientate spre servicii cresc și cad pe relațiile lor publice. Pe măsură ce o companie crește și are resursele pentru a stabili facilități separate pentru fiecare departament, înființarea operațiunilor de birou este o chestiune de a echipa fiecare departament care intră în contract cu publicul cu o filozofie de servicii pentru clienți și cu personalul și echipamentele pentru a oferi o companie consistentă. față.
O alternativă la înființarea propriului birou, în special în faza de pornire, este să angajezi o firmă de consultanță care să se ocupe de asta. Există companii care oferă servicii de front office pentru alte companii. Acest tip de furnizor de servicii de afaceri va opera un birou central cu recepție, săli de ședințe, birouri, echipamente, ospitalitate și orice altceva ar avea nevoie o afacere pentru a întâlni un client. Pentru o taxă fixă, acesta atribuie unei companii-client un număr de telefon și o adresă poștală. Se ocupă de recepția telefonică și personală, procesează corespondența pentru companie și permite personalului companiei să folosească facilitățile pentru a se întâlni cu clienții după cum este necesar.
Afacerile mature au o altă opțiune pentru înființarea operațiunilor de front office. Externalizarea pieselor către țările de peste mări cu costuri mai mici cu forța de muncă, cum ar fi India, a devenit o modalitate populară de a limita cheltuielile. Serviciul pentru clienți prin telefon este un departament care este adesea externalizat. Multe companii au externalizat părți ale departamentelor lor de vânzări, în special apelurile la rece și contactele inițiale. În aceste cazuri, o companie menține în continuare o prezență la front office, dar serviciile cheie sunt contractate către terți.