Lăsarea unei mesagerie vocale poate fi de fapt oarecum stresantă pentru persoanele care se simt incomod să vorbească cu un aparat. În special în mediul de afaceri, cineva s-ar putea simți obligat să vorbească într-un anumit fel sau să se abțină de la a spune anumite cuvinte. Din fericire, eticheta mesageriei vocale este destul de asemănătoare cu cea a altor forme de comunicare în afaceri și, atâta timp cât persoana care părăsește mesageria vocală vorbește clar și lasă informații pertinente pe înregistrare, eticheta mesageriei vocale este, în cea mai mare parte, respectată în mod eficient. Trebuie să vă amintiți că trebuie să fiți concis, precis și bine vorbit atunci când lăsați un mesaj de afaceri, iar atunci când lăsați un mesaj obișnuit, trebuie să vă asigurați că respectați eticheta mesageriei vocale și să fiți concis și clar.
Când lăsați un mesaj, scopul principal este de a transmite o scurtă descriere a cine este apelantul și unde poate fi contactat în viitor. Persoana care primește mesajul vocal nu poate obține aceste informații dacă apelantul nu vorbește clar. Nu ar trebui să se grăbească prin mesaj; el sau ea ar trebui să vorbească clar și să ofere doar informațiile de bază de care persoana care primește apelul are nevoie pentru a reveni la apelant. Lăsați un număr de telefon pe înregistrare și asigurați-vă că enunțați clar, astfel încât persoana care primește apelul să îl poată înțelege.
La apelurile de afaceri, eticheta mesageriei vocale dictează ca apelantul să nu fie prea casual cu persoana care primește apelul. Apelantul ar trebui să se gândească la mesageria vocală ca la o interacțiune cu persoana reală; ar trebui să se gândească la modul în care ar interacționa cu persoana care primește apelul dacă ar fi o interacțiune față în față și să vorbească în consecință. Argoul, înjurăturile și familiaritatea excesivă ar trebui evitate, deși acest lucru nu înseamnă că apelantul trebuie să sune rece și detașat. Toți cei care primesc un mesaj vocal vor reacționa mai pozitiv la o voce strălucitoare decât la una rece sau furioasă, așa că fiți strălucitori, dar politicosi.
Pentru a respecta eticheta mesageriei vocale, ar trebui să evitați și mesajele vocale lungi cu detalii excesive și diatriburi divagatoare. Mesageria vocală nu este forumul potrivit pentru a extinde un subiect care necesită discuții; mai degrabă, este o modalitate de a comunica altei persoane că este necesară o conversație față în față sau telefonică. Concizia poate spori o relație de afaceri mai degrabă decât să o împiedice și nu ar trebui să ne așteptăm la un răspuns imediat din partea persoanei chemate. Ideea unui mesaj vocal este să lăsați un mesaj, nu să începeți sau să continuați o conversație completă.