Managementul de proiect Lean urmărește să concentreze managementul de proiect către tăierea elementelor neesențiale. Obiectivul este reducerea costurilor, eliminarea blocajelor și îmbunătățirea productivității generale. Ca produs secundar, managementul în sine este adesea simplificat.
Proiectele de eficientizare au apărut în Japonia în anii 1980. John Krafcik a inventat termenul „lean manufacturing” în 1988 pentru a demonstra măsurile luate pentru a îmbunătăți productivitatea. În anii 1990, acest lucru a fost apoi aplicat industriei construcțiilor de către gânditori precum Lauri Koskela. De atunci, ideea a pătruns în toate tipurile de management de proiect.
Managementul tradițional de proiect este împărțit în mai multe faze, inclusiv inițierea, planificarea, cercetarea și dezvoltarea și producția. În plus, există un sistem de control pentru a monitoriza fiecare fază. Astfel de proiecte tind să mențină diferite departamente sau echipe separate unele de altele. Ele sunt, de asemenea, predispuse la abateri de la structura fazei și comunicare greșită.
Managementul Lean de proiect, pe de altă parte, urmărește să corecteze greșelile comune în managementul de proiect tradițional. O concepție greșită comună în rândul managerilor de proiect este că managementul lean duce la abandonarea acestor faze. Managementul Lean se lipește de fapt mai strâns de aceste faze. Acest lucru obligă echipa de proiect să creeze planuri mai puternice fără abateri.
Pentru a ține mai strict ciclul, și-au dat seama unele companii, trebuie să încurajeze colaborarea între echipe. Aceasta a devenit o componentă cheie a managementului lean de proiect. În primul rând, toate părțile interesate din proiect participă la faza de inițiere a proiectului. Aceasta înseamnă că toată lumea este pe aceeași pagină atunci când începe următoarea fază.
Apoi, designerii și producătorii lucrează împreună la cercetare și dezvoltare, precum și la producție. Prin participarea la producție, designerii au mai multe șanse să realizeze proiecte practice. Acest lucru reduce timpul necesar pentru reproiectări. De asemenea, reduce buclele de comunicare dintre management, designeri și echipa de producție, deoarece toți se află fizic în același spațiu.
O componentă cheie a tuturor raționalizării în afaceri este reducerea costurilor, iar managementul lean nu este diferit. Majoritatea managerilor de proiect caută să stabilească cât mai curând posibil materialele necesare unui proiect. Majoritatea proiectelor sunt însă predispuse la schimbări în design și materiale. Cumpărând din timp, echipa de proiect cheltuiește în exces pe materiale și creează o mulțime de deșeuri.
Prin comparație, managementul lean de proiect își propune să blocheze comenzile de materiale în ultimul moment rezonabil de timp. Aceasta înseamnă să acordați departamentului de cercetare și dezvoltare cât mai mult timp posibil pentru a finaliza proiectele, dar evită crearea unui decalaj masiv între dezvoltare și producție. Astfel, se achiziționează doar materialele necesare. De asemenea, este mai probabil să fie cumpărate în cantitățile corecte.
Elementul de control al managementului de proiect este, de asemenea, parte integrantă a managementului lean de proiect. Monitorizarea la fața locului reduce buclele de comunicare și crește productivitatea. Managerii de proiect ar putea instiga cicluri de planificare-do-verificare-ajustare (PDCA) pentru toate elementele proiectului pentru a învăța din greșeli. Acest lucru ajută, de asemenea, să mențină proiectul concentrat și ajută la evitarea abaterii de la obiectivul principal.