Un formular de propunere de ofertă este un document utilizat de antreprenori și furnizori pentru a oferi prețuri pentru un proiect sau o lucrare. Aceste formulare sunt utilizate în afaceri pentru multe activități de achiziții și sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă în industria construcțiilor pentru a stabili prețul proiectelor de construcții. Șablonul inițial al propunerii de ofertă este creat de proprietar, dezvoltator sau cumpărător și este completat de antreprenor sau furnizor în conformitate cu cerințele proprietarului.
Propunerea de ofertă este adesea emisă ca răspuns la o cerere de propunere (RFP). Când un proprietar sau un dezvoltator trebuie să angajeze un antreprenor sau să cumpere materiale de la un furnizor, proprietarul va emite o cerere de propunere pentru potențialii ofertanți. RFP va conține adesea un formular de propunere de ofertă care trebuie completat și depus de fiecare ofertant. RFP va indica, de asemenea, ce tip de informații trebuie incluse cu fiecare ofertă.
Pentru a finaliza o propunere de ofertă, un antreprenor trebuie mai întâi să estimeze costul efectuării lucrării specificate sau al furnizării produsului specific. El sau ea trebuie apoi să completeze prețul său pe șablonul de ofertă conform instrucțiunilor proprietarului. Formularul de propunere poate include, de asemenea, secțiuni legate de supleanți, addendumuri, proiecte secundare sau cerințe speciale. Majoritatea acestor formulare vor include informații despre programul de livrare a proiectului, precum și condiții și informații despre proiect. De obicei, există și o zonă în care ofertanții pot enumera excluderi sau condiții specifice la prețul lor.
Aceste șabloane oferă o serie de avantaje atât ofertanților, cât și proprietarilor de proiecte. Avantajul principal pentru proprietar este că această tehnică oferă o comparație a prețurilor „mere cu mere”, ceea ce înseamnă că proprietarul poate compara rapid prețurile, deoarece domeniul de aplicare și condițiile proiectului sunt similare sau identice. Antreprenorul are avantajul de a ști exact ce se așteaptă proprietarul și cum ar trebui să fie prezentat prețul pentru claritate. Șabloanele de propuneri de licitație ajută, de asemenea, să împiedice proprietarii să se încurce din cauza excluderilor sau a discrepanțelor în domeniul de aplicare enumerate în ofertele individuale ale contractantului.
În timp ce formularul de propunere de ofertă este adesea creat de proprietari pentru un anumit proiect, mulți contractori au și propriile formulare interne. Atunci când se emite un RFP și nu include un formular de propunere de ofertă, antreprenorul sau furnizorul va folosi propriul formular pentru a trimite prețul pentru proiect. Aceste formulare conțin de obicei toți termenii și condițiile standard solicitate de antreprenor și includ spațiu pentru ofertanți pentru a adăuga informații despre prețuri, precum și condiții specifice de proiect și excluderi.