Auditul într-o afacere sau organizație este o evaluare a conformității. Auditul intern al calității se concentrează de obicei pe aderarea la sistemul de management al calității existent al companiei, deși s-ar putea adresa și altor domenii, cum ar fi legile și reglementările guvernamentale. Auditurile interne de calitate sunt un mijloc proactiv pentru a determina gradul de pregătire pentru un audit extern și pentru a identifica zonele care necesită îmbunătățiri.
Există în esență trei tipuri sau niveluri de audit care apar în legătură cu o afacere sau organizație. Un audit extern al calității, numit și audit terță parte sau audit de nivel al treilea, este realizat de o formă de entitate independentă, cum ar fi o agenție de reglementare. Al doilea nivel se referă la reacțiile clienților sau utilizatorilor finali. Al treilea tip, auditul intern al calității este efectuat de o echipă de audit intern.
Un audit intern de calitate este un instrument valoros de management. Feedback-ul din alte surse, inclusiv satisfacția clienților și constatările auditului extern, detaliază rezultatele finale. Auditul intern al calității oferă managementului mijloacele de a examina procedurile companiei și eficacitatea produselor și serviciilor înainte de a ajunge la acel punct. Frecvența auditurilor variază, în funcție de dimensiunea și natura fiecărei afaceri, dar, în general, se recomandă ca un audit să fie efectuat o dată pe an.
În mod normal, o listă de verificare va ghida etapele și pașii individuali ai auditului. Listele de verificare pentru auditurile interne vor fi specifice fiecărei afaceri. Cele mai multe sunt rafinate și îmbunătățite pe măsură ce afacerea crește, iar multe devin lungi și detaliate. Completate corespunzător, aceste liste de verificare devin o resursă valoroasă pentru echipa de management.
Majoritatea auditurilor încep cu o întâlnire între auditori și echipa de management pentru a sublinia domeniul de aplicare al procesului și pentru a răspunde oricăror întrebări sau preocupări. Acest pas este apoi repetat la sfârșitul auditului pentru a discuta problemele de neconformitate și acțiunile corective recomandate. Auditurile interne de calitate nu ar trebui să se concentreze exclusiv pe deficiențe, ci și să identifice domeniile de performanță excepțională și să evidențieze practicile care funcționează bine. Acest lucru poate ridica moralul general și poate duce la o atmosferă mai cooperantă în timpul procesului de audit.
Unul dintre pașii cheie ai auditului intern al calității este recomandarea de acțiuni corective care ar trebui luate pentru a aborda zonele cu probleme. În general, aceste recomandări nu sunt opționale și sunt însoțite de o dată țintă pentru conformitate. Auditul nu este considerat finalizat până când aceste probleme nu au fost corectate și reexaminate de către echipa de audit.