Schimbarea face parte din afaceri astăzi mai mult decât oricând și este constantă. Teoria managementului schimbării are ca scop să ajute angajații, managerii – și, prin extensie, afacerea în sine – să se adapteze cu ușurință la schimbările benefice. Aceasta poate fi o sarcină dificilă dacă membrii personalului nu simt personal că o schimbare merită. Teoria managementului schimbării încearcă să alinieze interesul unei organizații în schimbare cu interesele tuturor membrilor săi.
Într-o situație dată, schimbarea s-ar putea referi mai puternic la structura, tehnologia sau strategia unei organizații sau s-ar putea concentra pe atitudinile și comportamentele personalului. Este obișnuit ca o schimbare majoră într-unul dintre aceste domenii să necesite aplicarea unor modificări și în majoritatea celorlalte. Teoria managementului schimbării analizează modul de identificare și sincronizare a acestor schimbări necesare. De exemplu, dacă se creează un nou intranet pentru a îmbunătăți comunicațiile interne ale unei companii, angajații vor trebui să urmeze o instruire în utilizarea sistemului – schimbare structurală – și, de asemenea, vor trebui să se simtă confortabil cu noua tehnologie – atitudini și comportamente.
Deoarece este mai ușor să schimbați tehnologiile și, pe hârtie, rolurile postului și obiectivele companiei decât să schimbați părerea oamenilor, teoria managementului schimbării se ocupă frecvent de găsirea unor modalități de a contracara rezistența personalului la schimbare. Rezistența apare din mai multe motive. În unele cazuri, oamenii sunt pur și simplu intimidați de schimbări, temându-se că nu vor putea ține pasul și că un nou mod de a face ceva ar putea fi mai dificil. Uneori nu are nimic de-a face cu dificultatea; schimbările fac adesea munca mai ușoară, dar există totuși o reticență de a accepta schimbarea la nivel emoțional. Un angajat care de ani de zile a scris, semnat, ștampilat și livrat de mână noțiuni colegilor s-ar putea simți supărat văzând acest proces – și, prin extensie, un aspect al muncii sale – devenit depășit de un nou sistem de trimitere a notificărilor prin e-mail.
O ființă umană ar putea fi cea mai adaptabilă creatură de pe planetă, dar el sau ea poate fi totuși încăpățânat. Declarații precum „pur și simplu nu se simte bine” și „Pot să o fac de două ori mai repede decât în vechiul mod” sunt comune și indică angajamentul acestei creaturi de obicei de a păstra lucrurile familiare. Oamenii acceptă schimbarea atunci când înțeleg valoarea ei și nu simt că devalorizează ceva pe care ei consideră că este important. Ei pot simți că un mod mai vechi de a face lucrurile este important din mai multe motive, de la credința sinceră că vechea modalitate este mai bună până la un sentiment de loialitate față de predecesori și tradiție.
Teoria managementului schimbării promovează strategiile de comunicare, programele de formare și consultările ca mijloc de a depăși îndoielile și temerile personalului. Unul dintre principiile cheie ale managementului schimbării este ca toți membrii unui personal să fie ținuți informați și să se simtă parte din deciziile privind schimbarea. Managerii organizațiilor se pot simți uneori copleșiți de perspectiva implementării unor schimbări mari. Consultanți specializați în metodologii de management al schimbării sunt uneori aduși pentru a-i ghida prin proces.