O afacere care se ocupă de vânzări către publicul larg, în special cele care sunt exclusiv online, poate beneficia de reconcilierea plăților. Pașii pentru reconcilierea plăților pot varia în funcție de tipul de afacere și de tipurile de plăți sau solduri datorate. O companie care caută plăți de la consumatori poate folosi tactici care sunt ușor diferite de plățile de la business la business. Astfel de pași pot include potrivirea datelor din factură cu veniturile pentru a găsi discrepanțe, contactarea celor care datorează plăți sau chiar reconcilierea erorilor cu instituțiile financiare.
Multe companii reconciliază manual toate plățile care provin de la clienți sau din alte surse. Acest lucru poate duce uneori la lipsa plăților sau a datelor, dar este totuși preferat de cei care nu doresc să investească în software de reconciliere. Pașii de reconciliere a plăților electronice sunt proiectați astfel încât sistemul să poată colecta și compara automat toate rapoartele relevante și să trimită rezultatele către unitatea de management adecvată.
Odată strânse datele, următorii pași de reconciliere a plăților implică sortarea și atribuirea tuturor datelor de către software-ul de calculator sau personalul. Acest lucru se poate face în funcție de produs sau linie de afaceri sau de orice alt criteriu determinat de proprietarii afacerii, astfel încât datele relevante să fie păstrate împreună. Apoi, fiecare bucată sau colecție de date poate fi atribuită angajatului relevant care se ocupă de acele date. Următorii pași includ, în general, transferul, fie cu ajutorul software-ului, fie manual, a tuturor acestor date pe o foaie de calcul sau alt astfel de sistem, astfel încât să fie ușor să revizuiți toate depozitele și rambursările.
Procesarea cardurilor de credit poate fi, de asemenea, un pas în procesul de reconciliere a plăților al unor companii. Aceasta include tranzacțiile și numele, numerele de telefon și adresele clienților. Este important pentru majoritatea companiilor să aibă un software sau o găzduire terță parte care să se ocupe de acest lucru pentru a procesa corect plățile și a capta informațiile despre cardul de credit. Sistemul poate decide apoi pentru companie dacă ar trebui să anuleze plățile neprimite sau să le reprezinte.
Ultimii pași vor necesita o interacțiune umană doar pentru a evalua informațiile pe care le-a produs programul de reconciliere a plăților. Cel mai adesea, personalul nu este obligat să cerceteze nimic și trebuie să acționeze doar pe baza informațiilor care au fost furnizate. Aceste acțiuni pot include contactarea beneficiarilor sau înregistrarea datelor pentru revizuiri trimestriale. Dacă plățile nu pot fi reconciliate, acestea sunt considerate restante și, în majoritatea companiilor, devin prioritare și pot afecta serios relațiile de afaceri și cu clienții. Este important ca companiile să reconcilieze toate plățile posibile, dar majoritatea au o marjă pentru datoriile neplătite încorporată în bugetele lor.