Dezvoltarea unei înțelegeri a scopului unui raport de analiză a decalajelor este de obicei primul pas în scrierea unui document util. Un raport de analiză a decalajelor examinează decalajul dintre starea actuală a unei afaceri și obiectivele acesteia. Aceste informații pot ajuta o organizație să contureze un plan pentru atingerea obiectivelor. Raportul de analiză a decalajului analizează, de asemenea, istoricul entității pentru a determina modul în care a ajuns la starea actuală. Acest lucru poate ajuta planificatorii să determine care metode sunt cele mai de dorit pentru a face îmbunătățiri.
Scopul principal al redactării unui raport de analiză a decalajelor este de obicei acela de a demonstra o înțelegere a impactului fiecărui element din organizație. Aceasta este o modalitate eficientă de a găsi persoane, departamente și activități care împiedică realizarea obiectivelor organizaționale. Deși poate fi util să se observe cât de bine funcționează un element al organizației în sine, scopul general este de a determina modul în care fiecare dintre aceste piese afectează întreaga operațiune.
În cele mai multe cazuri, un raport de analiză a decalajelor este întocmit de o echipă. Acest lucru se datorează parțial volumului de muncă necesar pentru a face o analiză amănunțită. De asemenea, este o modalitate bună de a vă asigura că raportul nu reflectă punctul de vedere al unei persoane. Informațiile pentru rapoartele de analiză a decalajelor pot fi adunate prin interviuri, sondaje și prin examinarea înregistrărilor, cum ar fi cele din domeniile finanțelor și resurselor umane.
Unul dintre elementele cheie ale unui raport de analiză a decalajelor este enunțul problemei. Acesta este un rezumat al celor mai presante probleme care împiedică organizația să-și atingă obiectivele. Aceste aspecte vor fi încorporate în plan pentru a oferi un punct de plecare pentru realizarea de îmbunătățiri.
După ce informațiile au fost strânse, se poate face un plan pentru reducerea decalajului dintre starea actuală și cea dorită a organizației. Unele dintre lucrurile care ar putea fi luate în considerare la realizarea acestui plan includ resursele necesare, cum ar fi banii, timpul și oamenii. Planul ar putea descrie, de asemenea, ce instrumente sau alte materiale sunt necesare și, eventual, cum pot fi obținute.
Un raport de analiză a decalajelor va descrie, de obicei, ce proces ar trebui urmat pentru ca organizația să-și atingă obiectivele. Acestea pot include termene, termene limită și valori pentru măsurarea succesului. De asemenea, o analiză va include adesea repere pentru obiective specifice, astfel încât progresul să fie uniform și consecvent.
Unele organizații vor folosi un alt tip de analiză pentru a determina ce pași să ia pentru a reduce decalajul. Aceasta este o examinare a punctelor forte, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor (SWOT) care sunt legate de o anumită întreprindere și se numește analiză SWOT. Prin înțelegerea acestor atribute generale ale companiei și a motivelor decalajului, se poate face un plan cuprinzător de avansare.