Orice chitanță pentru cheltuieli incidente pe care o folosește un angajat pentru a obține rambursare poate fi considerată o chitanță de numerar mic. Majoritatea birourilor și departamentelor au ceea ce este cunoscut ca un fond de numerar mic în bugetele lor. Circumstanțele în care angajații pot folosi banii într-un fond de numerar variază, dar de cele mai multe ori fondul acoperă cheltuieli minore în numerar, cum ar fi parcarea pentru o întâlnire în afara sediului, rechizite de birou sau poștă. Angajații care suportă aceste cheltuieli trebuie să-și păstreze chitanțele, să completeze un bon sau un bon de casă mică și să le transmită pe ambele împreună bugetarului pentru rambursare.
Fondurile de numerar sunt aproape omniprezente în afaceri. Deși un buget departamental va acoperi probabil majoritatea cheltuielilor majore, poate fi aproape imposibil să se prevadă toate cheltuielile minore care vor fi suportate în cursul normal al activității. Majoritatea angajaților vor plăti, la un moment dat sau altul, din buzunar pentru unele cheltuieli legate de muncă. Când se întâmplă acest lucru, o chitanță de numerar poate asigura rambursarea promptă.
Fiecare companie își structurează sistemul de numerar puțin diferit. Unele stabilesc liste cu cheltuieli de numerar aprobate, în timp ce altele lasă la discreție managerilor individuali. În aproape toate cazurile, totuși, un angajat trebuie să prezinte o chitanță pentru rambursare. Chitanța de numerar trebuie să arate, de obicei, atât o descriere detaliată a tuturor achizițiilor, cât și a sumei totale plătite, permițând funcționarilor bugetari să confirme că (a) cheltuiala este eligibilă și (b) suma rambursării este aceeași cu suma efectivă cheltuită. . O chitanță imprimabilă de numerar, așa cum ar putea fi emisă pentru o achiziție online, este de obicei acceptabilă, la fel ca și o fotocopie a unei chitanțe originale.
În companiile mari, angajații care doresc rambursare trebuie să depună, de obicei, nu doar o chitanță de numerar, ci și un bon de rambursare. Voucherul trebuie să conțină numele angajatului, departamentul acestuia, suma totală care trebuie distribuită și un cod de finanțare. Codurile se corelează de obicei cu tipul de cheltuială – parcare, de exemplu, sau mese. În unele setări, aceste tichete sunt considerate intern ca tipul lor de chitanțe de numerar mic. Acestea sunt de obicei disponibile online de pe site-ul web al biroului bugetar sau pot fi tipărite de pe intranetul unui departament.
De cele mai multe ori, ofițerul de buget sau trezorierul va înregistra toate tranzacțiile de casă mică în registrul de casă mică al unui birou. Această carte este în esență un registru pentru a ține evidența soldului fondului de numerar mic. Orice chitanță sau bon de numerar care este depus este de obicei stocat în registru în cazul auditului.