O chitanță de depunere este dovada oficială a datei și, eventual, a orei la care un document a fost prezentat pentru procesare la o instanță sau o agenție guvernamentală. Ori de câte ori un document trebuie depus la o entitate oficială până la un termen limită și lipsa acestui termen va duce la refuzul beneficiilor sau o penalizare, o chitanță de depunere asigură că persoana aflată în risc are o dovadă tangibilă a conformității. Acest tip de chitanță este utilizat în diverse circumstanțe atât pentru persoane fizice, cât și pentru entități comerciale.
De obicei, o chitanță de depunere este o hârtie care este fie ștampilată cu ora și data de către entitatea care acceptă documentul, fie completată manual și semnată de o persoană autorizată care a primit documentul. Acesta servește ca dovadă oficială a statutului depunerii și nu poate fi contestat de alte circumstanțe, cum ar fi o afirmație a unei agenții că depunerea nu a fost niciodată făcută sau că documentele nu pot fi găsite. Multe obligații care necesită depuneri sunt sensibile la termene limită, iar acea foaie de hârtie poate evita confuzia administrativă și consecințele dăunătoare.
În SUA, întreprinderile se înregistrează la biroul secretarului de stat depunând documente și plătind o taxă. Biroul emite o chitanță de depunere care stabilește data intrării în vigoare a depunerii. Aceasta este considerată data la care afacerea își începe oficial existența. Dacă proprietarul afacerii este dat în judecată, data la care afacerea și-a început viața oficială ca entitate independentă ar putea determina dacă proprietarul este personal răspunzător pentru daune.
Înregistrările de proprietate intelectuală din toate județele folosesc un fel de sistem de chitanță de depunere pentru a stabili cine este primul la timp pentru drepturile prevăzute de lege. Dacă o persoană creează o operă artistică sau o invenție, drepturile sale depind adesea de înregistrarea guvernamentală. O chitanță de depunere stabilește când articolul a fost înregistrat, astfel încât o dispută sau o problemă de încălcare a dreptului să poată fi soluționată dacă există o revendicare concurentă.
O chitanță pentru depunerea impozitelor este un alt exemplu care este relevant atât pentru persoane fizice, cât și pentru companii. Nerespectarea unui termen fiscal implică adesea sancțiuni și penalități semnificative. Birocrația din jurul administrației fiscale înseamnă că o declarație poate fi pierdută în sistem în orice moment. În SUA, de exemplu, renunțarea la o declarație fiscală la oficiul poștal este considerată livrare către guvern, iar orice dovadă de trimitere emisă de un funcționar poștal este considerată o chitanță oficială.
Grefierii instanței eliberează, de asemenea, chitanțe de depunere atunci când justițiabilii depun memorii la termen. Multe instanțe ștampilă pledoaria cu data și ora primite în loc să folosească o bucată de hârtie separată. Justițiabilul păstrează o copie a dosarului cu ștampila instanței ca dovadă a respectării termenelor limită.