Un cost de cheltuieli este suma de bani pe care o cheltuiește o persoană sau o entitate pentru un anumit proiect. Costul total constă atât din costul cheltuielilor, cât și din costul de oportunitate combinat. Prima descrie diferite tipuri de cheltuieli directe, în timp ce cea de-a doua constă în pierderi financiare indirecte pe care o persoană sau o entitate le poate suporta ca urmare a lansării într-un anumit proiect.
În multe cazuri, un cost de cheltuieli este o cheltuială inițială care este suportată la începutul unui proiect. Când cineva finanțează achiziționarea unei noi locuințe, creditorul va cere de obicei cumpărătorului casei să efectueze o plată principală cunoscută sub numele de depozit în momentul achiziției. Această plată este un exemplu de cost de plată în avans. Atunci când economiile de numerar sunt folosite pentru a face o achiziție, legile contabile din multe țări impun cumpărătorului să înregistreze tranzacția ca investiție de capital.
Pe lângă plățile în avans, costurile cheltuielilor pot fi înregistrate în registrele contabile, chiar dacă această cheltuială nu a avut loc încă. Atunci când o achiziție este finanțată, plățile curente ale principalului și ale dobânzilor pe care cumpărătorul le plătește creditorului sunt un exemplu de cost de cheltuieli. În funcție de legile contabile regionale, un împrumutat poate fi nevoit să enumere costurile de finanțare anticipate ca pasive într-un registru contabil general, chiar dacă aceste costuri urmează să fie împărțite pe un număr de ani.
Pe lângă plățile de achiziție, costurile de cheltuieli pot include și costurile de reparație și întreținere. Atunci când o întreprindere achiziționează o mașină de fotocopiere, cheltuielile în avans acoperă costul de cumpărare a mașinii, dar este posibil ca mașina să nu funcționeze corect decât dacă afacerea angajează un antreprenor pentru întreținerea mașinii. Taxa antreprenorului și piesele de schimb sunt costuri de cheltuieli care sunt suportate ca urmare a achiziționării mașinii de către firmă. În plus, un fotocopiator nu va funcționa fără cerneală și hârtie, ceea ce înseamnă că costul de cumpărare a acestor materiale este un alt exemplu de cheltuială.
Orice cheltuieli care nu pot fi clasificate drept costuri de cheltuieli sunt în mod normal înregistrate ca costuri de oportunitate. Când un proprietar de afaceri decide să cumpere un fotocopiator, astfel încât anunțurile companiei să poată fi tipărite și oferite angajaților, atunci, în afară de suportarea costurilor evidente, proprietarul afacerii ar fi suportat și un cost de oportunitate. Dacă proprietarul afacerii ar fi optat să cumpere un program software de e-mail, astfel încât notificările să poată fi trimise electronic, mai degrabă decât tipărite pe hârtie, atunci compania ar fi evitat costul pe termen lung al achiziționării de hârtie și cerneală. Prin urmare, costurile cheltuielilor sunt cheltuieli tangibile, în timp ce costurile operaționale implică de obicei oportunități pierdute de a genera venituri sau de a reduce costurile.