Software-ul de distribuție este un pachet de aplicații integrat în sisteme informatice care ajută o organizație să își gestioneze procesul lanțului de aprovizionare. Unele organizații folosesc soluții de întreprindere care combină funcțiile a două sau mai multe departamente care afectează direct inventarul. Diferitele funcții dintr-o aplicație software de distribuție pot ajuta la gestionarea stocurilor, prognoza, comenzile de cumpărare, contabilitate și gestionarea relațiilor cu clienții.
Companiile care distribuie și întrețin inventarul pot descoperi că software-ul de distribuție este necesar pentru a ține evidența produselor lor. Deoarece conducta de distribuție necesită de obicei ca produsele să fie stocate în depozite și mutate dintr-o locație în alta, aplicația software este o modalitate automată de gestionare a nivelurilor de inventar prin SKU sau UPC. Unul dintre principalele motive pentru care se utilizează software-ul de distribuție este acela de a insufla un fel de sistem de gestionare a depozitelor și a stocurilor.
Managementul depozitelor ajută companiile să-și mențină depozitele organizate. Funcțiile software-ului identifică locațiile de depozitare pentru produse individuale după numărul UPC, îi ajută pe angajați să găsească spații adecvate pentru expedieri individuale și să tragă produsul după cum este necesar. De asemenea, poate ajuta personalul din depozit să reorganizeze spațiul pentru a face loc pentru adăugări de noi produse sau să îmbunătățească eficiența culegătorilor prin localizarea unor produse similare unul lângă celălalt.
Monitorizarea în timp real a nivelurilor de inventar ale fiecărui produs care este stocat în depozitele companiei este o altă funcție importantă a software-ului de distribuție. Gestionarea inventarului identifică produsele care se epuizează și trebuie să fie recomandate pentru a satisface cererea. Prognoza cererii de produse pe baza istoricului comenzilor clienților este o sarcină automată pe care software-ul o poate gestiona odată ce parametrii specifici sunt definiți. Software-ul este suficient de flexibil pentru ca angajații să ajusteze manual acești parametri după cum este necesar, în cazul în care cererea devine neconformă cu nivelurile de aprovizionare.
Deoarece managementul lanțului de aprovizionare este în mare măsură condus de vânzări, sistemele de întreprindere pot fi utilizate pentru a realiza un fel de automatizare între departamentele de vânzări și operațiuni. De exemplu, un producător care vinde direct către conturile de vânzare cu amănuntul ar putea achiziționa software de distribuție care transferă automat comenzile de vânzare către sistemul informatic al depozitului. Sistemul din depozit deduce apoi aceste niveluri de inventar din locația sa și generează comenzi de reînnoire de la furnizori sau centrele principale de distribuție. Un sistem informatic de depozit ar putea genera, de asemenea, comenzi pentru ca pickerii să le găsească, să execute și să împacheteze pentru ridicare.
Managementul relațiilor cu clienții (CRM) poate fi inclus în unele pachete software de distribuție. Această funcție gestionează prețurile, nivelurile de comandă din vânzări și procesul de comandă. Link-uri către servicii externe de asistență pot fi incluse în aplicațiile CRM. Acestea sunt de obicei servicii care depășesc domeniul de aplicare atât al depozitului, cât și al personalului de vânzări, cum ar fi facturarea sau suportul tehnic.
Software-ul de management al lanțului de aprovizionare poate include, de asemenea, funcții de vânzări și contabilitate. Nu toate organizațiile vor folosi acest lucru, dar poate include un registru general pentru a înregistra tranzacțiile contabile. Funcțiile de management financiar generează și țin evidența conturilor de plătit și a conturilor de încasat pe baza comenzilor primite din vânzări.