Najlepszym sposobem na wybór darmowego oprogramowania do zarządzania zadaniami jest znalezienie strony internetowej, która recenzuje tego rodzaju oprogramowanie i sprawdzenie szczegółów dla każdej indywidualnej aplikacji. Istnieją bezpłatne aplikacje do zarządzania zadaniami przeznaczone do użytku w środowisku akademickim, które prawdopodobnie najlepiej sprawdzą się w przypadku studentów lub nauczycieli. Niektóre aplikacje są przeznaczone dla osób, które mają dużą liczbę małych zadań do wykonania lub załatwiania spraw w ciągu dnia. Jeszcze inne darmowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami zostało zaprojektowane specjalnie dla osób pracujących w roli zawodowej lub wykonawczej. Istnieje dobre darmowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które pasuje do każdego stylu życia lub harmonogramu. Ktoś z prostym harmonogramem będzie potrzebował tylko prostego programu, podczas gdy inni z bardziej złożonymi harmonogramami mogą chcieć programu z funkcjami mającymi zastosowanie do określonego zawodu lub harmonogramu.
Jedną z pierwszych rzeczy, które należy określić przy podejmowaniu decyzji o konkretnym darmowym oprogramowaniu do zarządzania zadaniami, jest ostateczne wykorzystanie i funkcja aplikacji. Lepsze aplikacje lub programy do zarządzania zadaniami można dostosować do wielu sytuacji, więc najlepszym rozwiązaniem może być pobranie kilku i wypróbowanie każdego z nich przez kilka dni, aby zobaczyć, jak pasuje do określonego rodzaju harmonogramu. Łatwość użytkowania będzie priorytetem dla większości ludzi, więc prostsze programy z mniejszą liczbą funkcji mogą być najlepszym miejscem do rozpoczęcia. Z reguły oprogramowanie do zarządzania zadaniami z wieloma funkcjami i funkcjami będzie wymagało więcej czasu na opanowanie.
Niektóre programy do zarządzania zadaniami będą miały więcej funkcji związanych z matematyką wraz z funkcjami, które pomagają rozwiązywać określone typy równań, tworzyć wykresy i tworzyć dogłębną analizę niektórych funkcji. W przypadku osób wykonujących zawody, w których liczy się czas, jak prawo, reklama lub każda praca, która wymaga trzymania się sztywnego harmonogramu, najlepiej sprawdzi się system zarządzania zadaniami, który koncentruje się na dotrzymywaniu rzeczywistych terminów lub utrzymywaniu harmonogramu. Niektóre zawody koncentrują się na zarządzaniu projektami i spełnianiu określonych krytycznych punktów odniesienia lub punktów odniesienia w ciągu tygodni, miesięcy, a nawet dłuższych okresów i wymagają systemu zarządzania zadaniami, który śledzi postępy, monitoruje przepływ pracy i informuje niezbędne zaangażowane strony. Ci, którzy pracują w zespole, będą chcieli rozważyć narzędzia do zarządzania zadaniami, które mogą obsługiwać udostępnianie plików i dużą liczbę użytkowników, a także kontrolować informacje i koordynować wiele różnych wspólnych zadań i harmonogramów.
Ostatnią rzeczą do rozważenia są zalety internetowego systemu zarządzania zadaniami. Chociaż obsługa zadań i zarządzanie harmonogramem ma swoje zalety w zamkniętej sieci lub nawet na pojedynczym komputerze, istnieje również wiele zalet korzystania z narzędzi do zarządzania zadaniami online i uzyskiwania do nich dostępu. Po pierwsze, jeśli program znajduje się tylko na komputerze jednego użytkownika i ten komputer zostanie uszkodzony, skradziony lub zgubiony, wszystkie dane przechowywane na tym komputerze znikną. Jeśli program lub oprogramowanie znajduje się na serwerze w zdalnej lokalizacji, dane dotyczące zarządzania zadaniami można uzyskać z dowolnego komputera z dowolnej lokalizacji bez obawy o utratę lub uszkodzenie danych. Darmowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami online umożliwia również wielu użytkownikom dostęp do tego samego programu do zarządzania zadaniami i swobodne udostępnianie zadań lub planowanie informacji, jednocześnie zachowując prywatne dane każdego użytkownika.