Wybór najlepszego systemu zarządzania zadaniami może być dość trudny, głównie dlatego, że każdy system jest dostosowany do różnych potrzeb. Aby wybrać najlepszy system, musisz najpierw określić, jakie potrzeby chcesz spełnić, i opracować budżet. Pamiętaj, że wiele osób wypróbowuje kilka różnych systemów, zanim znajdzie taki, który im się podoba. Jeśli z systemu zarządzania zadaniami będzie korzystać wiele osób, upewnij się, że ma on rozszerzone możliwości komunikacyjne. Najlepszy system może również pomóc w ustaleniu priorytetów zadań, a w razie potrzeby zintegruje planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zarządzanie relacjami z klientami (CRM) na jednej platformie.
Różne systemy zarządzania zadaniami spełnią różne potrzeby i są dostępne w różnych cenach. Niektóre mają możliwości obrazowania tekstu i plików, aplikacje internetowe i/lub możliwość nadawania priorytetów zadaniom. Inne mają funkcje bezpieczeństwa, które pozwalają tylko niektórym użytkownikom korzystać z określonych funkcji. Przy tak wielu różnych funkcjach ważne jest, aby określić, jakich funkcji będziesz potrzebować, aby wybrać najbardziej efektywny system. Przekonasz się również, że opracowanie budżetu może pomóc zawęzić listę dostępnych systemów do wyboru.
Niektóre z najlepszych dostępnych systemów zarządzania zadaniami mają doskonałe możliwości współpracy i komunikacji. Użytkownicy tego typu systemów mogą łatwiej komunikować się ze sobą, a jeśli menedżer zdecyduje się to zrobić, może śledzić wydajność użytkowników w czasie rzeczywistym. Rozsądnie jest również wybrać system, który pozwala na łatwą współpracę, aby zmniejszyć nieporozumienia między użytkownikami. Może to pomóc w zmniejszeniu błędów operacyjnych firmy, aw zamian zwiększyć poziomy zysków organizacji. Tego typu systemy pomagają również w doskonaleniu i utrzymaniu kontroli przepływu pracy w dużych organizacjach.
Jeśli potrzebujesz systemu, który może priorytetyzować działania, wybierz system zarządzania zadaniami, który ma rozszerzone możliwości podejmowania decyzji. Ten typ systemu poprosi Cię o podanie informacji o różnych aspektach każdego zadania, a następnie uszeregowanie listy aktywności na podstawie Twojego wkładu. Wielu użytkowników uważa, że używanie systemu do ustalania priorytetów zadań zapewnia natychmiastową poprawę skuteczności ich wykonywania; pomaga to nie tylko użytkownikowi, ale także jego pracodawcy, jeśli system jest wykorzystywany do wypełniania obowiązków służbowych.
System zarządzania zadaniami, który ma możliwość integracji technologii ERP i CRM, może być najlepszym wyborem, jeśli zarządzasz relacjami z klientami. Jednym z najbardziej przydatnych aspektów tego typu systemu jest możliwość szybkiej konsolidacji danych klienta, co pozwala na łatwy dostęp. Zazwyczaj będzie również w stanie przypisywać i monitorować działania za pośrednictwem funkcji wystawiania biletów na pracę; tego typu system zazwyczaj umożliwia przedstawicielom telefonicznym tworzenie biletów na każde zapytanie lub żądanie klienta i logowanie ich za pomocą interfejsów internetowych.
Ostateczny rodzaj systemu zarządzania zadaniami pozwoli Ci korzystać z szeregu narzędzi do zarządzania zadaniami. Chociaż może mieć wysoką cenę, umożliwia tworzenie harmonogramów, współpracę z innymi użytkownikami, generowanie i ustalanie priorytetów list rzeczy do zrobienia i nie tylko. Umożliwi również eksportowanie zadań do różnych typów plików, w tym plików tekstowych, dokumentów tekstowych i plików HTML.