Różne rodzaje narzędzi do zarządzania zadaniami wykorzystują różne podejścia do wydajnego i skutecznego zarządzania czasem i zadaniami w branżach takich jak inżynieria, technologia, księgowość i wiele innych. Najlepsze narzędzia wykorzystują kilka prostych, ale niezbędnych funkcji: podgląd projektu lub zadania w czasie rzeczywistym, łatwą współpracę między wszystkimi odpowiednimi podmiotami, łatwą aktualizację i śledzenie zarówno używanych, jak i dostępnych zasobów. Narzędzia do zarządzania zadaniami powinny również zapewniać łatwość dostępu, usprawnienie zadań i zarządzanie projektami w wielu lokalizacjach. Różne rodzaje narzędzi mogą być budowane wokół różnych potrzeb zarządzania zadaniami i czasem w określonej branży lub wokół samej metodologii zarządzania zadaniami.
Korporacje i małe firmy muszą być w stanie zarządzać zespołami, które mogą być rozproszone po całym świecie i pracować w różnych strefach czasowych. Zdolność narzędzi do zarządzania zadaniami do zapewniania w czasie rzeczywistym szczegółowego wglądu we wszystkie aspekty konkretnego projektu lub zestawu zadań ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. Na przykład producent wiązki laserowej może mieć główne biuro zlokalizowane w Teksasie, przedstawicieli handlowych zlokalizowanych w wielu różnych krajach oraz zakład produkcyjny w Tajpej. Jeśli prezes lub nawet najmłodszy pracownik potrzebuje dostępu do szczegółów konkretnego projektu, narzędzia do zarządzania zadaniami online mogą to zapewnić w czasie rzeczywistym.
Niektóre rodzaje narzędzi do zarządzania zadaniami są zaprojektowane tak, aby skupiały się na zaspokojeniu potrzeby współpracy. Te narzędzia do zarządzania zadaniami pozwalają użytkownikom skoncentrować się na własnych zadaniach i zarządzać nimi, a także zapisywać lub bezpiecznie przechowywać wszystkie powiązane dokumenty związane z zadaniami, notatki ze spotkań i dyskusje grupowe. Połączenie szeregu zadań w różne grupy wraz z powiązanymi informacjami i dokumentami pozwala na bardziej efektywną współpracę zespołu. W kontekście globalnego środowiska biznesowego współpraca zespołowa w czasie rzeczywistym między wszystkimi zaangażowanymi stronami, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji, ma kluczowe znaczenie i pozwala firmie lub organizacji szybciej realizować różne zadania projektowe i osiągać większe zyski.
Narzędzia do zarządzania zadaniami mogą być również zbudowane wokół tego, jak ważne jest dostarczanie statusu zadania i aktualizacji projektu. Te aplikacje są przeznaczone do obejścia postępu określonego projektu lub zestawu zadań. Niektórzy członkowie zaangażowani w konkretny projekt mogą nie być zaangażowani we wszystkie projekty, w których pracuje firma lub organizacja. Ten rodzaj narzędzia do zarządzania zadaniami oddziela, porządkuje i informuje zaangażowane strony. Kierownik projektu będzie musiał być poinformowany o wszystkich projektach pod jego bezpośrednim nadzorem, podczas gdy pracownik niższego szczebla może potrzebować tylko aktualizacji statusu projektu, w który jest zaangażowany. Tego typu narzędzia do zarządzania zadaniami mogą również automatycznie aktualizować odpowiednie strony za pośrednictwem poczty e-mail, tekstu lub innych środków komunikacji cyfrowej.