Sprawdzenie przeszłości najemcy może być proste lub skomplikowane, w zależności od potrzeb i wcześniejszych doświadczeń właściciela. Większość właścicieli chce mieć pewność, że nowi najemcy będą przestrzegać wszelkich zasad dotyczących najmu, nie będą stwarzać ryzyka dla nieruchomości poprzez swoje zachowanie i będą mogli płacić czynsz w terminie. Czasami właściciele już wiedzą o najemcach i wynajmują im bez sprawdzania przeszłości najemcy.
Kiedy wynajmujący pracuje z kimś, kogo nie zna, może być łatwiej sprawdzić informacje o historii najemcy. Najczęściej sprawdzenie przeszłości najemcy może po prostu składać się z weryfikacji statusu zatrudnienia, sprawdzania poprzednich właścicieli i sprawdzania zdolności kredytowej. Właściciele zwykle muszą uzyskać pozwolenie na rozmowę z pracodawcami lub wcześniejszymi właścicielami, a także muszą mieć pisemną zgodę na dostęp do osobistego raportu kredytowego danej osoby. Często potencjalni najemcy płacą opłatę za sprawdzenie zdolności kredytowej, więc zdają sobie sprawę, że ocena kredytowa jest jedną z potencjalnych kwestii.
Czasami sprawdzenie przeszłości najemcy może być znacznie bardziej skomplikowane. Właściciele mogą szukać kryminalnej przeszłości, chociaż jest to trudne do zrobienia, chyba że wynajmujący zna wszystkie miejsca, w których dana osoba wcześniej mieszkała. W większości krajów możliwe jest przeszukiwanie publicznych akt sądowych w celu znalezienia dowodów popełnionych przestępstw, ale może to być proces czasochłonny. O ile wynajmowana nieruchomość nie ma wyjątkowo wysokiej wartości, sprawdzanie przeszłości najemcy, która obejmuje badanie historii kryminalnej, jest stosunkowo rzadkie.
Niektórzy właściciele delegują firmę zajmującą się nieruchomościami do sprawdzenia przeszłości. Chociaż nie są częścią prawdziwych właścicieli lub firm zajmujących się nieruchomościami, mogą dokonywać obserwacji i osądów na temat perspektywicznych najemców. Mogą zauważyć takie rzeczy, jak rodzaj prowadzonego pojazdu, zachowanie lub zachowanie wnioskodawców oraz wszelkie stwierdzenia, które wydają się niespójne. Nie wszystkie firmy zajmujące się nieruchomościami spędzają dużo czasu na rozmowach z perspektywicznymi najemcami, a niektóre po prostu proszą o wnioski o wynajem i pozwolenie na przeprowadzenie kontroli kredytowej.
Zgłoszenia dotyczące nieruchomości w dużym stopniu pomagają w sprawdzeniu przeszłości najemców. Przekazują one informacje o zachowaniu najemcy poprzednim właścicielom, mogą pomóc w ustaleniu, czy najemca pali, i zwykle wymieniają nazwiska i wiek wszystkich mieszkańców lokalu. Nazwiska pracodawców i poprzednich właścicieli są zwykle podawane przez przyszłego najemcę, co może pomóc w sprawdzeniu podstawowych faktów. Właściciele mogą wymagać nieco więcej informacji, takich jak wyciągi bankowe, jeśli dana osoba nie jest zatrudniona lub prowadzi działalność na własny rachunek.